Reprezentacja firmy: Uważaj z kim podpisujesz umowę

Przypadki, w których dochodzi do podpisania umowy przez osobę nieupoważnioną do tego nie należą do rzadkości. Kierownik do spraw finansowych, główna księgowa czy przedstawiciel handlowy nie zawsze są upoważnieni do zawierania określonych umów w imieniu swojego pracodawcy. Również prezes spółki z o.o. nie będzie mógł jej samodzielnie reprezentować, jeśli zarząd jest wieloosobowy, a nie zmieniono ogólnej zasady dwuosobowej reprezentacji. Pokładanie wiary w to, że wszystko będzie dobrze, skoro do tej pory nie było żadnych zgrzytów, może być zgubne. Przy pierwszym poważniejszym sporze, np. o zapłatę zaległej faktury, kontrahent zapewne nie omieszka podnieść, iż tak naprawdę umowa jest nieważna, ponieważ osoba pod nią podpisana nie mogła go reprezentować. Nieważność umowy może nam również wytknąć organ podatkowy.

Zapytaj o pełnomocnictwo

Problemu właściwie nie ma, gdy zawieramy umowę bezpośrednio z osobą prowadzącą działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji. Nie ulega wątpliwości, że osoba ta może się sama reprezentować, chyba że akurat została całkowicie lub częściowo ubezwłasnowolniona.

Gorzej, gdy umowę podpisujemy z pełnomocnikiem przedsiębiorcy. Wówczas minimum ostrożności to żądanie okazania dokumentu pełnomocnictwa, a najlepiej jego odebranie od przedstawiciela. Trzeba wówczas ocenić, z jakim typem pełnomocnictwa mamy do czynienia: ogólnym, rodzajowym czy szczególnym.

1. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje tylko umocowanie do czynności zwykłego zarządu i musi być udzielone na piśmie (pod rygorem nieważności). Ustawodawca nie wyjaśnia jednak, co należy rozumieć pod pojęciem czynności zwykłego zarządu.
    
2. Pełnomocnictwo rodzajowe (gatunkowe) upoważnia już do dokonywania czynności określonego rodzaju, w tym przekraczających zakres zwykłego zarządu (np. nabywania gruntów rolnych). W odróżnieniu od pełnomocnictwa ogólnego powinno ono określać rodzaj czynności prawnej objętej umocowaniem oraz jej przedmiot.
    
3. Pełnomocnictwo szczególne dotyczy natomiast oznaczonej czynności prawnej (np. zawarcia umowy najmu lokalu X ze spółką Y). Ryzyko wadliwej reprezentacji jest w tym przypadku najmniejsze.

Co zrobić, gdy okaże się, że osoba zawierająca umowę jako pełnomocnik nie miała umocowania albo przekroczyła jego zakres? Wówczas można wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta odpowiedni termin do potwierdzenia umowy. W przypadku gdy takiego potwierdzenia nie otrzymamy, nie jesteśmy związani umową. Możemy natomiast żądać od fałszywego pełnomocnika zwrotu tego, co już od nas otrzymał w wykonaniu umowy, a także naprawienia poniesionej w związku z całym zajściem szkody. Zawierając umowę z pełnomocnikiem warto zatem zadbać o zebranie jego danych osobowych (m.in. imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL), a także o to, by jego podpis na umowie był wyraźny.

Jeżeli natomiast mocodawca potwierdzi umowę, będzie ona ważna. W praktyce jest to możliwość bardzo przydatna i pozwalająca zaoszczędzić wielu kłopotów. Wyobraźmy sobie, że w trakcie kontroli organ podatkowy stwierdza nieważność zawartej rok wcześniej umowy z uwagi na fakt, iż pełnomocnictwo zamiast wymaganej w danym przypadku formy aktu notarialnego, było sporządzone tylko na piśmie. Skoro tak, to nie czekając na decyzję z urzędu bądź zaraz po jej otrzymaniu mocodawca powinien potwierdzić ważność umowy, tym razem dochowując wymaganej prawem formy, a następnie powiadomić o tym organ podatkowy.

Zaglądaj do rejestru

W przypadku spółek handlowych sprawa jest znacznie bardziej skomplikowana. Inne zasady obowiązują w zakresie reprezentacji spółek kapitałowych, inne przy spółkach osobowych. Przy czym nie należy zapominać, iż w przypadku samych spółek osobowych mamy do czynienia z dość istotnymi odmiennościami. Nigdy za wiele ostrożności. Warto jak najczęściej korzystać z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Jeżeli bowiem ktoś kto podaje się np. za członka zarządu spółki z o.o., w rzeczywistości takim nie jest, to zawarta z nim jako reprezentantem spółki umowa nie tylko będzie nieważna, lecz jeszcze nie może uzyskać mocy prawnej na skutek jej potwierdzenia przez samą spółkę, jak to bywa w przypadku wadliwego pełnomocnictwa.

Tematyka związana z reprezentacją poszczególnych spółek handlowych gości często na stronie 13 Gazety Podatkowej, w związku z czym poprzestaniemy w tym miejscu tylko na ogólnych uwagach.

Prokurent prawie do wszystkiego

W imieniu spółki handlowej może występować prokurent. Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Jest to szczególny rodzaj pełnomocnictwa o najszerszym zakresie umocowania. Co więcej, zakres prokury ma charakter ustawowy (a nie określany przez mocodawcę, jak w przypadku pełnomocnictwa) i może być ograniczony tylko przepisem ustawy.

Wśród ustawowych ograniczeń prokury należy przede wszystkim pamiętać o treści art. 109³ K.c. Z przepisu tego wynika, że prokurent nie może zbyć przedsiębiorstwa, oddać go do czasowego korzystania, zbyć ani obciążyć nieruchomości, chyba że legitymuje się szczególnym pełnomocnictwem. Nadto możemy mieć do czynienia z tzw. prokurentem łącznym. W takim przypadku prokurent będzie mógł reprezentować spółkę np. wyłącznie z innym prokurentem. Jeżeli natomiast prokurent jest ograniczony do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa, jest to tzw. prokura oddziałowa.

Ostrożnie ze wspólnikami spółki cywilnej

Szczególną ostrożność należy zachować zawierając kontrakt ze wspólnikami spółki cywilnej (przedsiębiorcą nie jest spółka cywilna, lecz jej wspólnicy!). Kodeks cywilny stanowi, że w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw (art. 866 K.c.). Oznacza to, że każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników zawrzeć umowę, która nie przekracza zakresu zwykłych czynności spółki, natomiast w pozostałych przypadkach umowę powinni podpisać wszyscy wspólnicy.
Niemniej jednak każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników wykonać czynność nagłą, której zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty.

W praktyce dość niebezpieczne jest zawieranie poważniejszej umowy tylko z jednym czy wybranymi wspólnikami spółki cywilnej, choćby nawet pokazali nam umowę spółki. Po pierwsze, nie mamy żadnej gwarancji, że w międzyczasie nie doszło do jej zmiany. Po drugie, często nie sposób jednoznacznie stwierdzić, czy zawarcie danego kontraktu należy jeszcze do czynności zwykłego zarządu, czy może już wykracza poza ten zakres. Stąd też najlepiej dla nas, jako drugiej strony, jeżeli na dokumencie (umowie) znajdą się podpisy wszystkich wspólników spółki cywilnej.

Podstawa prawna: art. 95-109⁹ ustawy z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.).

Źródło: