Wydatki na materiały budowlane, ekipę remontową, a w określonych przypadkach także wyposażenie i sprzęt AGD mogą obniżyć podatek firmy. Sam fakt prowadzenia działalności w mieszkaniu jednak nie wystarczy. Znaczenie mają sposób wykorzystania lokalu, charakter wykonanych prac, moment ich przeprowadzenia oraz wybrana forma opodatkowania.
Przedsiębiorcy pracujący we własnym mieszkaniu lub kupujący lokale w celach biznesowych mogą część wydatków remontowych zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Podstawowym warunkiem jest wykazanie związku między poniesionym wydatkiem a prowadzoną działalnością. Remont powinien więc służyć osiąganiu przychodów albo zachowaniu lub zabezpieczeniu ich źródła, a nie wyłącznie zaspokajaniu prywatnych potrzeb właściciela.
Nie ma jednak jednej odpowiedzi dla wszystkich podatników. Inaczej rozliczany będzie remont pokoju wykorzystywanego jako domowe biuro, inaczej przystosowanie kupionego mieszkania do rozpoczęcia działalności, a jeszcze inaczej prace w lokalu, który firma nabyła wyłącznie po to, aby odsprzedać go z zyskiem.
ReklamaZobacz także
Domowe biuro może dać prawo do kosztów
Najprostsza sytuacja występuje wtedy, gdy przedsiębiorca wydziela w mieszkaniu pomieszczenie służące wyłącznie działalności gospodarczej. Wydatki na jego odnowienie, takie jak zakup farb, paneli, płyt gipsowo-kartonowych czy opłacenie prac remontowych, mogą zostać powiązane z przychodami firmy.
Większe ryzyko pojawia się, gdy pomieszczenie ma podwójne zastosowanie, np. w ciągu dnia pełni funkcję gabinetu, a wieczorem sypialni lub salonu. Wówczas przedsiębiorca nie powinien rozliczać całego remontu jako kosztu firmowego. Musi wyodrębnić część wydatków faktycznie przypadającą na działalność i zastosować racjonalny sposób podziału. Może nim być przykładowo udział powierzchni używanej do celów biznesowych, o ile odpowiada rzeczywistemu wykorzystaniu lokalu.
Samo wskazanie mieszkania jako adresu firmy nie wystarczy. Podatnik powinien być w stanie wykazać, że wyremontowana przestrzeń jest rzeczywiście potrzebna do wykonywania usług, obsługi klientów, przechowywania dokumentów lub prowadzenia innych czynności firmowych.
Nie każdy „remont” można od razu rozliczyć
Kluczowe znaczenie ma rozróżnienie remontu od przystosowania lub ulepszenia nieruchomości. Remont co do zasady służy odtworzeniu dotychczasowego stanu technicznego, np. wymianie zużytej podłogi, drzwi albo okien. Takie wydatki poniesione już podczas korzystania z lokalu w działalności mogą zostać bezpośrednio ujęte w kosztach, pod warunkiem że dotyczą firmowej części nieruchomości.
Inaczej fiskus traktuje wydatki poniesione przed rozpoczęciem używania mieszkania w firmie. Jeżeli lokal w chwili zakupu nie nadaje się jeszcze do prowadzenia działalności, a prace mają dopiero uczynić go kompletnym i zdatnym do użytkowania, wydatki nie są uznawane za zwykły remont. Zwiększają wartość początkową nieruchomości.
To istotna pułapka, ponieważ lokale i budynki mieszkalne służące działalności gospodarczej nie podlegają obecnie podatkowej amortyzacji. Jeżeli więc wykończenie lub adaptacja zwiększy wartość początkową mieszkania, przedsiębiorca nie rozliczy tych nakładów ani jednorazowo, ani poprzez odpisy amortyzacyjne.
Przykładowo wymiana zużytych paneli w gabinecie używanym od kilku lat może być remontem. Wykończenie lokalu kupionego w stanie deweloperskim, bez którego nie można rozpocząć w nim działalności, fiskus może natomiast uznać za przystosowanie nieruchomości do używania.
Inne zasady dla mieszkań kupionych na sprzedaż
Korzystniejsze zasady mogą obowiązywać firmy zajmujące się obrotem nieruchomościami. W takim przypadku mieszkanie kupione z zamiarem przeprowadzenia remontu i późniejszej odsprzedaży jest towarem handlowym, a nie środkiem trwałym wykorzystywanym przez przedsiębiorstwo.
Potwierdził to dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 25 czerwca 2026 r. Sprawa dotyczyła spółki kupującej mieszkania na rynku wtórnym, remontującej je i sprzedającej z zyskiem. Firma ponosiła wydatki na materiały budowlane i wykończeniowe, usługi ekip remontowych, elementy wyposażenia oraz sprzęt AGD instalowany w lokalach.
Fiskus uznał, że takie wydatki są związane z działalnością firmy, ponieważ podnoszą standard i użyteczność mieszkań, ułatwiają ich sprzedaż oraz mogą zwiększać zainteresowanie kupujących. Nie są to nakłady na ulepszenie firmowego środka trwałego, skoro lokale od początku są przeznaczone do odsprzedaży. Mogą więc stanowić koszty uzyskania przychodów.
Faktury wystarczą, zdjęcia nie są obowiązkowe
Przedsiębiorca musi odpowiednio udokumentować poniesione wydatki. Podstawą będą przede wszystkim faktury i rachunki, ale pomocne mogą być także umowy z wykonawcami, potwierdzenia przelewów, kosztorysy oraz protokoły odbioru prac. Dokumenty powinny pozwalać na ustalenie, czego dotyczył wydatek i jaki miał związek z działalnością.
W interpretacji dotyczącej spółki obracającej mieszkaniami fiskus potwierdził, że przepisy nie wymagają wykonywania zdjęć lokalu przed remontem i po jego zakończeniu. Dokumentacja fotograficzna może jednak stanowić dodatkowy dowód, szczególnie gdy zakres prac jest szeroki albo powstaje wątpliwość, czy rzeczywiście był to remont.
Rozliczenie VAT na odrębnych zasadach
Ujęcie wydatku w kosztach podatku dochodowego i odliczenie VAT to dwa odrębne zagadnienia. Pełne odliczenie VAT jest możliwe zasadniczo wtedy, gdy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, a wyremontowane pomieszczenie służy wyłącznie czynnościom opodatkowanym.
Jeżeli mieszkanie jest wykorzystywane jednocześnie prywatnie i firmowo, odliczenie może przysługiwać tylko w części odpowiadającej działalności gospodarczej. Dyrektor KIS potwierdził takie podejście m.in. w interpretacji z września 2025 r. dotyczącej lokalu wykorzystywanego zarówno na potrzeby firmy, jak i pobytu przedsiębiorcy.
Ryczałtowiec nie odliczy remontu
Z możliwości rozliczenia remontu nie skorzystają przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W tej formie podatek obliczany jest od przychodu, bez pomniejszania go o wydatki firmowe. Faktury za materiały i robociznę nie obniżą więc ryczałtu, nawet gdy remont ma bezpośredni związek z działalnością. W takim przypadku przedsiębiorca może odliczyć VAT.
Wydatki mogą uwzględnić przede wszystkim przedsiębiorcy rozliczający dochód według skali podatkowej, podatkiem liniowym albo CIT. Każdorazowo trzeba jednak ustalić, czy prace dotyczą firmowej części lokalu, czy mają charakter remontowy oraz, czy nie zostały poniesione jeszcze przed oddaniem mieszkania do używania.
Interpretacje indywidualne chronią wyłącznie podatników, którzy je otrzymali, i tylko przy zgodności rzeczywistej sytuacji z opisem przedstawionym fiskusowi. Przy kosztownym remoncie lub niejednoznacznym sposobie wykorzystywania mieszkania bezpiecznym rozwiązaniem może być wystąpienie o własną interpretację.
Oprac. DF
