Nowa dyrektywa Unii Europejskiej, która ma zapewnić ochronę osobom zgłaszającym nieprawidłowości w firmach, ma wejść w życie za trzy miesiące. Na ten moment tylko 9 proc. firm zgłasza gotowość na realizację przepisów – wynika z badań Ernst & Young Polska.
Dyrektywa UE o ochronie sygnalistów ma wejść w życie we wszystkich krajach członkowskich do 17 grudnia 2021 r. Każde państwo zostało zobowiązane do jej uchwalenia we własnym zakresie. W Polsce trwają prace nad projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa, a zgodnie z jego nowe przepisy wejdą w życie w IV kwartale 2021 r.
Nowe prawo ma ujednolicić zapisy, usprawnić proces zgłoszeń oraz zapewnić większą ochronę sygnalistom, czyli osobom, które ujawniają wszelkie wątpliwości lub nieprawidłowości w funkcjonowaniu firm. Dyrektywa UE zakłada, że każde przedsiębiorstwo zatrudniające co najmniej 50 pracowników zobowiązane jest do przestrzegania w tym zakresie zasad standardu minimum, a to oznacza:
- zapewnienie poufnych kanałów przyjmowania zgłoszeń,
- bezstronną jednostkę zajmującą się przeprowadzaniem procesu,
- zachowanie należytej staranności przy podejmowaniu działań,
- jasnych i łatwo dostępnych informacji na temat warunków i procedur dokonywania zgłoszenia,
- odpowiedni czas na reakcję – 7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz maksymalnie 3 miesiące na jego rozpatrzenie i poinformowanie o podjętych działaniach.
Entuzjazm jest, ale czy coś więcej?
Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez Ernst & Young Polska 89 proc. firm uważa, że nowe przepisy będą sprzyjać ich biznesom. Blisko co drugi badany (42 proc.) zauważa, że sprawny proces przyjęcia zgłoszenia, jego weryfikacji i ewentualnej naprawy może zminimalizować ryzyko straty reputacji. Dodatkowo 37 proc. zauważyło, że dostosowanie się do dyrektywy może nie dopuścić do potencjalnych strat finansowych, a 36 proc. również wskazało zmniejszenie ryzyka sporu prawnego.
Poza opinią na temat nowego prawa ważna też jest reakcja, a tutaj wśród firm panuje inna tendencja od opisanej powyżej, ponieważ tylko 9 proc. badanych zadeklarowało gotowość na wejście w życie nowych przepisów, choć na ten moment żaden podmiot nie spełnia standardu minimum. Jednocześnie to 34 proc. ankietowanych firm zaznaczyło odpowiedź, że nie będą gotowi na 17 grudnia 2021 r.
Nowe zasady, nowe wyzwania
Przy pytaniach z zagadnieniami, których obawiają się firmy, blisko co druga odpowiedź (45 proc.) dotyczyła trudności z dotrzymaniem terminu do 3 miesięcy na rozpatrzenie i zakończenie zgłoszenia. Co trzecia natomiast (36 proc.) dotyczyła wykazania należytej staranności w prowadzeniu wewnętrznych postępowań wyjaśniających.
Jak wskazuje EY w raporcie, takie postępowania wyjaśniające są złożonym procesem, wymagają interdyscyplinarnych kompetencji oraz specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. Błędy w przeprowadzeniu takich postępowań mogą prowadzić do m.in.: ujawnienia tożsamości sygnalisty, utraty dowodów, a nawet w skrajnych sytuacjach do paraliżu organizacyjnego firmy.
Wśród pytań o typy zgłoszeń, których spodziewają się firmy, najczęstszą odpowiedzą (49 proc.) były te dotyczące nieprawidłowości wewnętrznych, np. popełnianych przez pracowników, następnie 27 proc. odpowiedzi otrzymał typ zgłoszeń, które dotyczyć miałoby naruszeń prawa lub standardów branżowych (BHP lub wymogów środowiskowych). Natomiast 12 proc. ankietowanych wskazało zgłoszenia wynikające ze współpracy ze stronami trzecimi, a pozostałe 12 proc. innych, niewymienionych w ankiecie powodów.
Komu powierzane jest to zadanie?
Co druga firma przekazuje to zadanie do więcej niż jednego działu. Najczęściej angażującymi się działami mają być działy HR (50 proc.), Compilance (28 proc.) oraz zarząd spółki (19 proc.). Z badań wynika, że to te trzy organy mają stanowić pion decyzyjny w sprawach przekazywanych przez sygnalistów.
Dział prawny wskazywany był przez co piątego ankietowanego (22 proc.). Jak zauważają autorzy raportu, prowadzenie takich dochodzeń rodzi ryzyka i konsekwencje prawne, więc można spodziewać się większego zaangażowania działów prawnych w prowadzenie procesu.
Najczęściej wybieranymi kanałami przez polskie firmy pozostają adres mailowy do przedstawiciela organizacji oraz wewnętrzna linia telefoniczna. Ze statystyk innych krajów wynika, że większe znaczenie od tych metod zdobywają zgłoszenia przez platformy oraz aplikacje internetowe.
