Dostarczanie paragonów w związku ze sprzedażą online może być utrudnione, a niekiedy wręcz niemożliwe. Warto jednak mieć świadomość, że działalność w Internecie czasami również obliguje do stosowania kasy fiskalnej. Niezastosowanie się do tego obowiązku oznacza określone konsekwencje.
foto: Thinkstock
Kto musi zainstalować kasę fiskalną?
Zanim opiszemy szczegółowe zasady stosowania kas fiskalnych przy sprzedaży przez Internet, warto przedstawić ogólne reguły, gdyż są one w dużej mierze uniwersalne.
Generalna zasada mówi, że przedsiębiorca prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych musi prowadzić jej ewidencję na kasie fiskalnej. Jednak ustawodawca przewidział szereg zwolnień od tej zasady, które są opisane w Rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zwolnieni z obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasach fiskalnych są przedsiębiorcy, którzy:
nie przekroczyli limitu sprzedaży dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych (20 000 zł rocznie, wyliczane proporcjonalnie do czasu istnienia firmy),
wykonują czynności wyszczególnione w załączniku do rozporządzenia jako zwolnione,
prowadzą sprzedaż w której towary lub usługi zwolnione z ewidencji na kasie fiskalnej przekraczają 80% całkowitego obrotu przedsiębiorcy (dotyczy towarów i usług z części I załącznika do rozporządzenia - poz. 1-32).
Zobacz także
 | » Nowe wymogi stosowania kas fiskalnych wśród sklepikarzy |
Jednocześnie rozporządzenie wyszczególnia także sprzedaż, która z założenia nakazuje instalację kasy fiskalnej, niezależnie od wysokości sprzedaży. Chodzi o firmy, które sprzedają:
gaz płynny, paliwa, dodatki do paliw,
części i akcesoria do silników, pojazdów mechanicznych, przyczep, naczep, (z wyłączeniem części do motocykli),
silniki spalinowe, nadwozia do samochodów, przyczepy, naczepy i kontenery;
sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny, sprzęt fotograficzny (z wyłączeniem części i akcesoriów),
wyroby z metali szlachetnych oraz zawierające te metale,
płyt CD, DVD, kart pamięci i inne nośniki z zapisanymi danymi lub zawierające oprogramowanie komputerowe,
wyroby tytoniowe i alkoholowe.
Zmiany w przepisach o kasach fiskalnych od początku 2013 r.
Z początkiem 2013 r. weszło w życie nowe rozporządzenie dotyczące stosowania kas fiskalnych. Najważniejszą zmianą jest obniżenie limitu sprzedaży pozwalającego na działalność bez kasy fiskalnej. Zmienił się także sposób obliczania tego limitu dla firm rozpoczynających działalność w trakcie roku podatkowego.
Według starych przepisów limit sprzedaży wynosi 40 000 zł dla osób kontynuujących działalność, oraz 20 000 zł dla nowych przedsiębiorców. Ta druga wartość nie miała związku z czasem prowadzenia działalności - dla wszystkich firm wynosiła tyle samo.
| Zobacz także: | |
 Polscy przedsiębiorcy oszukują, dlatego założą kasy fiskalne | |
Nowe przepisy są bardziej restrykcyjne pod względem kas fiskalnych. Od początku 2013 r. limit wynosi 20 000 zł rocznie i obowiązuje wszystkie firmy - zarówno nowe, jak i kontynuujące działalność. Dla nowych firm ten limit wylicza się proporcjonalnie do czasu trwania działalności. W praktyce oznacza to, że firmy rozpoczynające działalność pod koniec roku powinny szczególnie uważać, gdyż wówczas limit obligujący do założenia kasy jest niewielki.
Kasy fiskalne w działalności internetowej
Przedsiębiorcy prowadzący działalność przez Internet stosują te same przepisy dotyczące kas fiskalnych, co wszyscy przedsiębiorcy. Jeżeli sprzedają przez Internet towary wymienione powyżej (np. płyty CD, DVD, karty pamięci i inne nośniki z zapisanymi danymi lub zawierające oprogramowanie komputerowe, itd.), to muszą stosować kasy fiskalne. Jeżeli jednak nie kwalifikują się do tej grupy, powinni zwrócić uwagę na dwa istotne zwolnienia, o których mówi rozporządzenie, a które są charakterystyczne dla działalności online.
Zwolniona z rejestrowania na kasie fiskalnej jest sprzedaż:
towarów wysyłanych pocztą, kurierem, w tym sprzedaż dla polskich i zagranicznych odbiorców (osoby fizyczne), czy sprzedaż na aukcjach (oprócz sprzedaży towarów, których dostawa musi być ewidencjonowana na kasie w każdym przypadku),
usług świadczonych drogą elektroniczną, np. płatny dostęp do treści serwisu, konta premium lub wirtualne pieniądze w grach internetowych, a także sprzedaż oprogramowania, gier, filmów, muzyki czy e-booków w formie plików pobieranych online (sprzedawane bez fizycznego nośnika).
| »Ulga na kasę fiskalną |
Zwolnienie to ma jednak istotny warunek - można je zastosować tylko wówczas, gdy płatność następuje na rachunek bankowy, a sprzedawca prowadzi ewidencję pozwalającą na jednoznaczną identyfikację i połączenie: płatności, sprzedanego towaru lub usługi i nabywcy.
Co za tym idzie, w sytuacji, gdy następuje zapłata gotówką, prowadzenie ewidencji nie jest możliwe lub dopuszcza się odbiór osobisty towaru, sprzedawca traci możliwość skorzystania z opisanego powyżej zwolnienia. Co w takim wypadku? Wówczas przedsiębiorca działający w Sieci może korzystać ze wspomnianego limitu 20 000 zł rocznie obowiązującego wszystkich przedsiębiorców, który daje prawo do prowadzenia sprzedaży bez rejestrowania jej na kasie fiskalnej.
W jaki sposób przekazać klientowi paragon prowadząc sprzedaż online?
Z natury rzeczy sprzedaż online odbywa się w sposób zdalny, więc osobiste przekazanie klientowi paragonu może nie być możliwe. Według ogólnej zasady, paragon powinien zostać wydany w momencie otrzymania zapłaty za towar lub usługę. Problemu nie sprawia sytuacja, w której transakcja jest rozliczana za pomocą przedpłaty lub gotówkowo. Wtedy paragon przekazany zostaje bezpośrednio nabywcy (odbiór osobisty) lub wysłany razem z towarem (sprzedaż wysyłkowa).
Problem rodzi jednak wysyłka z płatnością przy odbiorze. W takiej sytuacji nabicie paragonu w momencie wysyłki nie jest w praktyce poprawne, ponieważ w przypadku sprzedaży wysyłkowej z płatnością przy odbiorze obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zapłaty (Ustawa o VAT, Art.19, ust. 13, pkt. 6). Wyjściem z tej sytuacji jest wprowadzenie transakcji do ewidencji ("zeszytu") korekt kasy fiskalnej po otrzymaniu płatności, tak, aby rozliczenie podatku nastąpiło w odpowiednim okresie.
Co grozi za niestosowanie kasy fiskalnej
Przedsiębiorca, który pomimo obowiązku nie prowadzi ewidencji sprzedaży na rzecz nabywców prywatnych ponosi w związku z tym konsekwencje wynikające z kodeksu karnego skarbowego. Kodeks ten precyzuje trzy możliwe kary związane z kasą fiskalną:
Za nieprowadzenie ksiąg (przepisy uznają zapisy kasowe za jeden z elementów prowadzenia ksiąg).
Za niewystawienie lub wystawienie wadliwego dokumentu dokumentującego sprzedaż.
Za nieewidencjonowanie sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej.
Przedsiębiorcy mogą zostać ukarani mandatem, a w przypadku wykroczeń o większej wadze, przedsiębiorca może odpowiadać za przestępstwo skarbowe - sprawa jest kierowana do sądu. Należy pamiętać, że większość kontroli dotyczących ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej jest niezapowiedzianych.
Równie istotną konsekwencją działalności bez kasy fiskalnej mimo obowiązku jej instalacji, jest utrata prawa do zwrotu części wydatków na zakup kasy fiskalnej. Jest to 90% wartości zakupu kasy fiskalnej, jednak nie więcej niż 700 złotych. Zainstalowanie kasy fiskalnej po ustawowym terminie pozbawia prawa do uzyskania zwrotu.\
Sebastian Bobrowski
Dyrektor Finansowy inFakt
