Po pół roku działania KSeF idzie do poprawki. Z czym firmy wciąż mają problemy?

Już za kilka dni minie półrocze działania w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur. Pierwsza grupa firm rozpoczęła obowiązkowe fakturowanie w nowym mechanizmie 1 lutego 2026 r. Mimo że od startu KSeF minęło tyle miesięcy, przedsiębiorcy wciąż muszą mierzyć się z wieloma trudnościami, m.in. natury technologicznej. Co wciąż najbardziej im doskwiera?

1 sierpnia będziemy obchodzili półrocze uruchomienia w Polsce obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Start był trudny – już pierwszego dnia przedsiębiorcy mieli olbrzymie kłopoty, aby się do niego zalogować. Przyczyną były wielogodzinne awarie Profilu Zaufanego, który służył jako wejście do KSeF. Problem został rozwiązany dopiero po otworzeniu kolejnych opcji logowania do nowego systemu i wzmocnieniu infrastruktury.

KSeF, czyli problem na problemie

W pierwszych dwóch miesiącach przedsiębiorcy często narzekali na chaos w KSeF. Niektóre przesłane do systemu faktury ostatecznie do niego nie trafiały. Często zdarzały się również dokumenty-widmo, które mimo przesłania do KSeF nie były w nim widoczne.

Trzeba też wspomnieć o limitach w KSeF, których nie było widać. Dotyczyły one głównie spraw technicznych i limitów, których nie można przekroczyć. Okazuje się, że dla podatników wyzwaniem była nie tylko treść faktury, ale również jej rozmiar, a także częstotliwość komunikacji firmy z nowym systemem.

Pierwsze miesiące działania KSeF obnażyły wąskie gardła infrastruktury IT, które bezpośrednio uderzają w obieg dokumentów organizacji, co z kolei było zagrożeniem dla płynności finansowej.

Z czym obecnie firmy mają kłopot?

Wiele problemów zostało już zażegnanych, jednak przedsiębiorcy nadal często zgłaszają trudności w użytkowaniu systemu. Co obecnie spędza im sen z powiek? Odpowiedzi można znaleźć w analizach danych z programu SmartKSeF Exorigo-Upos. Wynika z nich, że aż 18 proc. wszystkich faktur korygujących pobieranych z rządowego systemu zawiera błędy.

Najczęściej wystawcy wystawiają faktury korygujące w trybie przed korektą i po korekcie, łącząc pozycje faktury po numerze wiersza – tak jest w 58,6 proc. przypadków. Drugą najpopularniejszą opcją jest generowanie korekty przez różnicę / saldem (23 proc. transakcji). Warto nadmienić, że systemowe wiązanie dokumentów na podstawie unikalnego identyfikatora UUID to wciąż rzadkość, bo występuje tylko w 0,5 proc. przypadków.

– Sukcesu KSeF nie mierzy się tym, czy system przyjmuje dokumenty. Istotne jest, jak radzi sobie z obsługą procesów masowych i błędami podatników. Dziś widzimy wyraźnie, że biznes potrzebuje „dotrzeć się” do sztywnych reguł narzuconych przez Ministerstwo. Nowa struktura logiczna, która ma rozwiązać zgłaszane problemy, to perspektywa najwcześniej 2027 roku. Dlatego ważne są doraźne ruchy, niewymagające długiej ścieżki legislacyjnej, które można wdrożyć bez wpływu na istniejący system. Konieczne jest zwiększenie przepustowości API, zwiększenie limitów oraz dopuszczalnej wielkości przesyłanych plików. Pozwoli to dostosować rządowy system do realiów biznesowych – mówi Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.

Chaos w systemie e-faktur

Prawdziwym sprawdzianem dla narzędzi IT jest jednak grupa trochę ponad 7 proc. faktur korygujących, które mimo kompletu wymaganych danych zostały wysłane bez systemowego powiązania ze sobą wierszy. W takich sytuacjach pozycje przed i po korekcie „gubią się” w systemie. Aż dwie trzecie z tych błędów udaje się jednak automatycznie naprawić dzięki inteligentnemu algorytmowi łączącemu sąsiadujące ze sobą wiersze.

To jednak nie wszystko. Problemem dla płynności operacyjnej przedsiębiorstw pozostaje także duża liczba niekompletnych plików XML, która dotyczy około 10 proc. wszystkich faktur. W tych przypadkach wystawcy przesyłają dokumenty bez kluczowych informacji, co zmusza system do samodzielnego wyliczania brakujących danych. Przykładowo, brak ceny jednostkowej odnotowano w 3,5 proc. przypadków, a w 2,5 proc. plików brakowało całkowitej wartości pozycji.

Największe niebezpieczeństwo podatkowe niosą jednak sytuacje, w których na fakturach korygujących brakuje całych struktur opisujących transakcję. W takich przypadkach oprogramowanie musi od zera zrekonstruować logikę całego zdarzenia gospodarczego, aby przywrócić spójność rozliczenia.

Przy tylu obowiązkach błędy są nieuniknione

– Duża liczba codziennych obowiązków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz presja czasu przy wystawianiu dokumentów sprawiają, że błędy na fakturach są nieuniknione – mówi Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w iFirma.

Dodaje, że do najczęściej występujących pomyłek należą m.in. wystawienie dwóch faktur dla tego samego kontrahenta lub na niewłaściwego nabywcę.

– Są to zazwyczaj błędy wynikające z chwilowego braku koncentracji podczas wystawiania dokumentu. Przed wdrożeniem KSeF tego rodzaju pomyłki były często wychwytywane niemal natychmiast i korygowane jeszcze przed przekazaniem faktury kontrahentowi. Obecnie błędnie przesłana faktura pozostaje w systemie i wymaga podjęcia dodatkowych działań, w szczególności wystawienia faktury korygującej, a następnie – w razie potrzeby – nowej faktury – stwierdza Joanna Łuksza.

Problem staje się jeszcze bardziej dotkliwy, gdy kontrahent zauważy błąd dopiero po pewnym czasie.

– W takiej sytuacji cały proces rozliczenia ulega wydłużeniu, co nierzadko przekłada się również na opóźnienie płatności za dostarczony towar lub wykonaną usługę – mówi Joanna Łuksza.

Będą poprawki i nowości w KSeF

Przedsiębiorcy zgłaszają problemy, więc rząd zapowiada głębszą reformę systemu. Ma ona zmienić KSeF z narzędzia czysto fiskalnego w platformę wymiany danych komercyjnych. Mowa o uniwersalnym mechanizmie tzw. zdarzeń biznesowych (eventów). Pozwoli on firmom na rejestrowanie w KSeF dodatkowych operacji wokół faktury, np. uwag dla biur rachunkowych czy zgłoszeń o błędach bez jakiejkolwiek modyfikacji samej treści dokumentu.

– Architektura zdarzeń to milowy krok, który idealnie wpisuje się w to, jak projektowaliśmy nasz system SmartKSeF. Dzięki temu operacje realizowane dotychczas lokalnie, takie jak automatyczny monit do dostawcy o błędzie w pobranej fakturze, będą mogły być przekazywane do kontrahenta bezpośrednio z państwowego ekosystemu w ujednolicony, systemowy sposób. Podczas czerwcowych rozmów w Ministerstwie Finansów i Gospodarki zgłosiliśmy też kluczowy postulat naszych klientów: wprowadzenie tzw. „czwartej strony”. Chodzi o możliwość bezpiecznego nadawania dostępu do transakcji podmiotom, które nie widnieją bezpośrednio na fakturze, ale realizują wokół niej procesy biznesowe – wyjaśnia Michał Sosnowski.

Tokeny ulepszone i na dłużej 

Ministerstwo Finansów proponuje utrzymanie tokenów jako jednej z metod logowania do KSeF. Z uwagi na zainteresowanie tym narzędziem, bezpieczeństwo jego użytkowania i wygodę w codziennej pracy, Ministerstwo Finansów zaproponowało, aby tokeny były dostępne również po 31 grudnia 2026 r.

W planach resortu są też takie ulepszenia jak określenie terminu ważności tokenów od 1 do 365 dni oraz wprowadzenie nowego uprawnienia, które może, po uprzedniej zgodzie właściciela, automatycznie odnowić token w systemie. Dla podatników oznacza to możliwość wyboru sposobu autoryzacji, który im najbardziej odpowiada.

– Okres taryfy ulgowej się kończy. KSeF staje się krwiobiegiem polskiego biznesu, a każda zmiana w autoryzacji czy logice działania wymusza stosowną reakcję. Naszą rolą jako partnera technologicznego jest zdejmowanie z firm ryzyka zarówno regulacyjnego, jak i technologicznego. Niezależnie od zmian w KSeF, systemy takie jak SmartKSeF muszą zapewniać ciągłość operacji w tle, niezauważalnie dla personelu. Wygrywają te organizacje, w których hardware i systemy IT idealnie współgrają z codziennym know-how operacyjnym – podsumowuje Michał Sosnowski.

Źródło: