Kiedy wyżywienie staje się „reprezentacją”?
Od 1 stycznia 2007 r. obowiązują przepisy zabraniające zaliczenia do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej tzw. wydatków reprezentacyjnych. Do tej kategorii zalicza się wydatki związane z zakupem usług gastronomicznych, żywności, napojów, w tym alkoholowych, przeznaczonych dla gości firmy, jej kontrahentów, klientów, czyli generalnie osób z otoczenia. Nie ma znaczenia czy wspomniane produkty zakupiono, by podać je w biurze czy zostały spożyte w restauracji (np. lunch, kolacja).
Rodzi się jednak pytanie o granicę między reprezentacją a zwykłym poczęstunkiem. Trudno bowiem wyobrazić sobie spotkanie biznesowe, prezentację lub naradę bez podania czegoś do picia czy drobnych przekąsek.
Urzędnicy, interpretując przywołany przepis dotyczący „reprezentacji”, biorą zwykle pod uwagę słownikową definicję, która mówi, że reprezentacja wiąże się z okazałością, przepychem i wystawnością. Wydatków o takich znamionach nie można więc włączyć do kosztów prowadzenia działalności, ale można zaliczyć do nich wydatki na normalny, grzecznościowy poczęstunek. Przedsiębiorca musi jednak być w stanie udowodnić, że zakupione napoje i przekąski zostały podane na spotkaniu, które miało bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, czyli jego celem było uzyskanie lub utrzymanie źródła przychodu. Jako dowód mogą posłużyć np. terminarze, e-maile, czy zaprezentowanie tematyki spotkania.
 | Ranking: konta firmowe na start Bankier.pl - marzec 2012 |
Urzędnicy zwykle uznają, że o ile poczęstunek w siedzibie firmy można zaliczyć w koszty prowadzonej działalności to samo zaproszenie kontrahenta do restauracji i ugoszczenie go ma na celu głównie budowę prestiżu firmy, czyli tzw. wystawność. A zatem charakter takiego lunchu to bardziej reprezentacja, niż reklama. Niestety fakt, że przepisy nie określają ściśle czym różni się reklama od reprezentacji sprawia, że wydatki te każdorazowo mogą wzbudzać wątpliwości urzędników, zwłaszcza jeśli chodzi o wysokie kwoty.
Żywność dla pracowników może stanowić koszt firmowy
Jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników, wówczas włączenie do kosztów firmy wydatków na catering jest jak najbardziej możliwe. Podobnie jest z wydatkami na zakup posiłków podczas spotkania integracyjnego pracowników (np. Wigilii firmowej).
Dopuszczalne jest też zaliczenie w koszty prowadzonej działalności wydatków na artykuły spożywcze dla pracowników, takie jak kawa, herbata i śmietanka do kawy, czy też kanapki dla osób pracujących w godzinach nadliczbowych. Działania tego typu wpływają bowiem na atmosferę w firmie i wydajność pracy przyczyniając się tym samym do wzrostu przychodów firmy. Trzeba jednak pamiętać, aby zachować umiar w zakupach. Podobnie jak w przypadku poczęstunku, jeśli wydatki będą miały znamiona okazałości i przepychu mogą wzbudzić wątpliwości urzędu skarbowego.
Oczywiście, kwestia ta nie dotyczy osób, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. W tym wypadku możliwość odliczenia wyżywienia pojawia się tylko wtedy, jeśli przedsiębiorca jest w stanie udowodnić urzędnikom, że dany wydatek został poniesiony podczas spotkania z klientem.
Catering i usługi gastronomiczne a VAT
Nabycie usług noclegowych lub gastronomicznych nie uprawnia do odliczenia podatku VAT. Nie ma znaczenia czy wspomniane usługi zostały nabyte w związku ze szkoleniem załogi, spotkaniem z kontrahentami, czy wyjazdem na delegację. Wyjątkiem od powyższej reguły jest zakup gotowych posiłków dla pasażerów przez firmę zajmującą się przewozem osób.
Warto jednak zwrócić uwagę, na możliwość odliczenia VAT-u od usług cateringowych, które traktowane są inaczej niż gastronomiczne. Na czym polega różnica? Usługi cateringowe obejmują przygotowanie posiłku i podanie go w miejscu wskazanym przez zamawiającego (np. w siedzibie firmy, w miejscu szkolenia itp.). Natomiast usługi gastronomiczne polegają na podaniu posiłku w miejscu jego wytworzenia, np. w restauracji, czy kawiarni. Urzędnicy nie kwestionują tej różnicy.
 | Interwencja Bankier.pl: dofinansowane wyjazdy firmowe tylko dla dyrekcji |
Zobacz także
Z punktu widzenia ewentualnych odliczeń ważne jest więc, aby miejsce podania posiłku było inne, niż miejsce jego wytworzenia. Ten sam posiłek zakupiony dla pracowników i podany im w restauracji jest „usługą gastronomiczną” (bez prawa do odliczenia VAT-u), ale już dostarczony do siedziby firmy i podany w niej staje się według przepisów „usługą cateringową” (z możliwością odliczenia VAT-u). Warto jednak pamiętać, że samo określenie na fakturze usługi jako „cateringowa” może urzędnikom nie wystarczyć. Urząd skarbowy może chcieć dociec jaka była faktycznie istota danej usługi, na czym polegała oraz czy posiłki faktycznie były dostarczone poza miejsce ich wytworzenia i tam podane.
Urząd skarbowy zwykle zezwala również na odliczenie VAT-u od artykułów spożywczych, takich jak kawa, herbata, przekąski itp. Oczywiście, muszą one być zakupione w celu poczęstunku gości firmy, pracowników, czy kontrahentów podczas spotkań, narad, czy konferencji. Tutaj również ważne jest, aby przedsiębiorca był w stanie udowodnić związek takich spotkań z prowadzoną działalnością.
/ infakt.pl
