REKLAMA

Przechowywanie dokumentów w aktach osobowych pracowników

2016-07-11 08:13
publikacja
2016-07-11 08:13
Przechowywanie dokumentów w aktach osobowych pracowników
Przechowywanie dokumentów w aktach osobowych pracowników
fot. moodboard / / YAY Foto

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Przy czym, pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy jest każda jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników.

Część A akt osobowych

Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników oraz rodzaje dokumentów w nich przechowywanych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji (...). Akta osobowe pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każdą część powinien poprzedzać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Akta osobowe składają się z trzech części: A, B i C. Część A jest przeznaczona do przechowywania dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie i przechowuje się w niej m.in. wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie; świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (inne dokumenty gromadzone w części A - patrz tabela).

Ponadto w części tej można dodatkowo gromadzić dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe kandydata do pracy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Dopuszczalne jest także gromadzenie w niej świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, z innych lat niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie.

Dokumenty z okresu zatrudnienia

Przepisy powołanego wcześniej rozporządzenia przewidują, że w części B akt osobowych gromadzi się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.:

  • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca w tej formie określił zadania pracownika,
  • pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rozporządzenia oraz zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp,
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 K.p.,
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi (inne dokumenty gromadzone w części B - patrz tabela).

Zawartość części B nie przedstawia całego katalogu dokumentów, które mogą być przechowywane w tej części akt osobowych. Mogą tam znajdować się jeszcze inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, których gromadzenie jest zgodne z przepisami.


W aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów, a oryginały służą do wglądu lub sporządzenia odpisów.

Ustanie stosunku pracy - część C

W części C akt osobowych dotyczącej ustania zatrudnienia przechowuje się oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 K.p.), a także kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy. Umieszcza się tam również dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (inne dokumenty gromadzone w części C - patrz tabela).

Część A
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy
- świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego
- orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
- inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów
Część B
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
- dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej
- dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 K.p.
- dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego
- umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy
- wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu weekendowego czy skróconego tygodnia pracy
- informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony
Część C
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 K.p.c.)
- umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę
- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.)


autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 55 (1305) z dnia 2016-07-11

Nieściągalne wierzytelności w kosztach firmowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Źródło:
Tematy
Zyskaj 360 zł i oszczędzaj na 6% w Banku Millennium

Zyskaj 360 zł i oszczędzaj na 6% w Banku Millennium

Komentarze (0)

dodaj komentarz

Powiązane

Polecane

Najnowsze

Popularne

Ważne linki