Zwykle w momencie zakończenia zlecenia lub wykonania dzieła, zleceniodawca prosi wykonawcę-osobę nieprowadzącą działalności gospodarczej - o wystawienie rachunku. Czy taki rachunek od osoby prywatnej jest niezbędny do rozliczenia umowy cywilnoprawnej? Czy musi spełniać jakiekolwiek kryteria?
Rachunek – co to jest?
Do końca 2013 r. słowo „rachunek” kojarzyło się przede wszystkim z działalnością przedsiębiorców niezarejestrowanych do VAT. Wystawiali oni rachunki zamiast faktur. Od początku 2014 r. jednak wszyscy przedsiębiorcy (oprócz rolników ryczałtowych) wystawiają faktury, a co za tym idzie rachunki już ich nie dotyczą. Nie oznacza to jednak, że rachunki zniknęły z obiegu. Nadal mogą posługiwać się nimi np. osoby prywatne, które wykonują zlecenia, czy dzieła. Rachunek służy wówczas jako potwierdzenie wykonania usługi, a także podsumowanie uzyskanego wynagrodzenia.
Czy wykonawca zlecenia lub dzieła musi wystawić rachunek?
 | » Umowa zlecenie czy umowa o dzieło - jak zatrudnić pierwszego współpracownika? |
Zobacz także
Otóż ordynacja podatkowa wspomina, że rachunki potwierdzające dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi na żądanie nabywcy wystawiają „podatnicy prowadzący działalność gospodarczą” (o ile inne przepisy nie nakazują im wystawiania faktur). Warto jednak wiedzieć, że w ordynacji podatkowej działalność gospodarcza jest traktowana bardzo szeroko – w taki sposób, że może również dotyczyć wykonawców dzieł lub zleceń, którzy nie są przedsiębiorcami na mocy innych przepisów.
Rachunek może być przydatny do rozliczeń w firmie
Rachunek do umowy o dzieło lub zlecenia może być przydatny dla zleceniodawcy. Służy bowiem jako:
• potwierdzenie szczegółów zlecenia, w tym informacje o tym kto i kiedy je wykonał,
• informacja o wynagrodzeniu, które zostało w związku z tym wypłacone,
• podstawa do wypłaty wynagrodzenia dla wykonawcy i rozliczenia wydatku w kosztach (po wypłacie).
Innymi słowy, rachunek warto posiadać w dokumentacji firmowej jako potwierdzenie kosztu poniesionego w związku ze zleceniem lub dziełem. Jest on wówczas dodatkowym dowodem, obok dowodu zapłaty i umowy. Właśnie dlatego przedsiębiorcy wymagają od wykonawców rachunków. Skoro jednak przepisy nie nakazują wprost wystawiania rachunków, to czy można wymusić to na wykonawcy?
Tak. Informację o konieczności wystawienia rachunku najlepiej jest zawrzeć w umowie z wykonawcą. Zapis może uzależniać wypłatę od wystawienia rachunku, a także podawać termin czy zestaw elementów niezbędnych na dokumencie. Trzeba jednak mieć na uwadze, że wykonawca zlecenia może nie wiedzieć w jaki sposób rachunek wystawić. W tym można mu pomóc.
Jak i kiedy wystawiany jest rachunek?
Wobec rachunków wystawianych przez osoby prywatne zazwyczaj stosuje się zasady zawarte w ordynacji podatkowej. Zgodnie z nią, za sprzedaną usługę lub towar należy wystawić rachunek na żądanie nabywcy w terminie 7 dni od wykonania usługi lub wydania towaru. Jeśli nabywca (w tym przypadku zleceniodawca) zażąda rachunku później, to nie ma obowiązku go wystawiać jeśli minęło ponad 3 miesiące od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Aby uniknąć nieporozumień z wykonawcą dzieła lub zlecenia, terminy wystawiania rachunków warto zawrzeć w zawartej z nim umowie.
Jeśli chodzi o zestaw elementów na rachunku również można posłużyć się zasadami zawartymi w odrębnym rozporządzeniu. Zgodnie z nimi, rachunek powinien zawierać co najmniej:
1. Dane obu stron transakcji.
2. Datę wystawienia i numer kolejny.
3. Informacje o towarach lub usługach oraz ich ceny jednostkowe.
4. Ogólną sumę należności.
 | » Obalamy mity związane z pracą tymczasową |
Czy rachunek musi mieć formę papierową oraz zawierać podpisy?
Nie. Podobnie jak w przypadku faktur wystawianych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, rachunek sporządzony przez osobę prywatną nie musi mieć formy papierowej. Nie jest także na nim konieczny podpis którejkolwiek ze stron transakcji. Oczywiście, dokument można przesyłać e-mailem.
W praktyce prowadzenia działalności często jednak stosowane są podpisy na takich rachunkach. Dzieje się tak dlatego, że po uzyskaniu podpisu rachunek może stanowić dowód w sądzie w razie ewentualnego sporu.
Zleceniodawca może poinstruować wykonawcę jak wystawić rachunek
Wykonawca zlecenia lub dzieła z natury rzeczy może nie wiedzieć w jaki sposób wystawić rachunek, a także co taki dokument powinien zawierać. Dotyczy to zwłaszcza kwot podatków oraz składek ZUS, które zleceniodawca odprowadza w jego imieniu. Nic więc nie stoi na przeszkodzie, żeby przekazać odpowiedni wzór rachunku pracownikowi. Dzięki temu można mieć pewność, że dokument będzie zawierał to, czego dana firma potrzebuje do rozliczenia.
/ Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe InFakt
