Pytanie: Czy księgowa świadcząca usługi firmie w ramach swojego biura może podpisywać dokumenty finansowo-księgowe wynikające z obsługi księgowej tej firmy na podstawie upoważnienia jej właściciela? Chodzi o spór z kadrami o podpisywanie zaświadczenia ZUS Rp-7 wystawianego przez kadry. Czy takie upoważnienie powinno być poświadczone notarialnie, czy dopisane do umowy w formie aneksu?
Odpowiedź: Umowę o świadczeniu usług księgowo-kadrowych należy uzupełnić o stosowne zapisy oraz dodatkowo sporządzić szczegółowe pełnomocnictwo w formie pisemnej jako załącznik do tej umowy. Nie jest natomiast konieczne pełnomocnictwo poświadczone notarialnie.
Pani biuro księgowe wystawiając zaświadczenie ZUS Rp-7 w imieniu swojego klienta, powinno załączyć do niego dokument pełnomocnictwa, aby nie było wątpliwości, w czyim imieniu i na jakiej podstawie dokonuje przedmiotowej czynności.
Wyjaśnienie: Obowiązek wystawienia zaświadczeń o zatrudnieniu i wysokości zarobków, w tym również dla byłych pracowników, wynika z § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 17 sierpnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad współpracy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z ubezpieczonymi i płatnikami składek w zakresie ustalania kapitału początkowego.
Sporządzane są one na dostępnych w każdej jednostce Zakładu Ubezpieczeń Społecznych drukach zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, zwanych w skrócie ZUS Rp-7. Obowiązek wystawienia zaświadczenia ciąży na pracodawcy, który powinien oprzeć się na posiadanej dokumentacji pracowniczej. Posiłkowo dopuszczalne jest wydanie przedmiotowego zaświadczenia na podstawie zapisów dokonywanych w legitymacji ubezpieczeniowej pracownika.
Uwaga!
Powołane wyżej rozporządzenie nie określa, czy zaświadczenie powinno być podpisane osobiście przez pracodawcę, czy też w jego imieniu może tego dokonać pełnomocnik.
Z ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny wynika, że z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela.
Czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.
| Zaświadczenie Rp-7 może być więc podpisane przez działającego w imieniu pracodawcy pełnomocnika, pod warunkiem złożenia pełnomocnictwa, z którego treści wynikać będzie w sposób niebudzący wątpliwości umocowanie pełnomocnika do wystawiania takich zaświadczeń. |
Pamiętaj!
Wystawienie zaświadczenia Rp-7 stanowi złożenie oświadczenia wiedzy, w odróżnieniu od oświadczenia woli, które zmierza do wywołania określonych skutków prawnych. Wobec tego osoba je wystawiająca musi posiadać wiedzę w zakresie danych objętych zaświadczeniem. Jeśli przedsiębiorca zleca zewnętrznej firmie prowadzenie własnych ksiąg rachunkowych oraz obsługę kadrową, niewątpliwie firma taka będzie dysponowała dokumentami, wystarczającymi do prawidłowego wystawienia zaświadczenia Rp-7.
Podstawa prawna
- § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 17 sierpnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad współpracy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z ubezpieczonymi i płatnikami składek w zakresie ustalania kapitału początkowego (Dz.U. nr 72, poz. 846).
- Art. 98-109 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).
- Marcin Sikora, doradca podatkowy, wspólnik w Kancelarii Sikora i Wspólnicy
Źródło:
