Pracodawcy chcący sprawdzić, czy pracownik właściwie wykorzystuje zwolnienie lekarskie, nie muszą opierać się już tylko na intuicji. Skuteczność wykrywania nieprawidłowości dotyczących L4 znacznie rośnie m.in. dzięki typowaniu osób do kontroli na podstawie analizy danych. Obecnie już co trzecia kontrola zwolnienia lekarskiego ujawnia naruszenia prawa. A będą one coraz skuteczniejsze.
Przy okazji niedawnego wejścia w życie reformy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) coraz więcej mówi się o zwiększeniu skuteczności wykrywania naruszeń dzięki m.in. algorytmom, które na podstawie danych wiedzą, w których podmiotach jest największe prawdopodobieństwo nieprawidłowości. Eksperci zwracają uwagę, że podobny kierunek w ostatnich latach widoczny jest w kontrolach zwolnień lekarskich.
Intuicja i losowe działania to za mało
Absencji pracowniczych jest coraz więcej – w Polsce przekładają się one rocznie już na prawie 300 mln dni, które pracownicy przebywają na zwolnieniach chorobowych. W tej sytuacji pracodawcy, chcący sprawdzić prawidłowość wykorzystywania L4 przez pracowników, coraz częściej odchodzą od działań losowych i stawiają na kontrole oparte na analizie ryzyka. Ich wyniki wykorzystują do typowania przypadków wymagających weryfikacji. Efekt? Coraz wyższa skuteczność kontroli.
ReklamaZobacz także
Spójrzmy w dane ZUS. Według nich w ubiegłym roku w Polsce wystawionych zostało 27,5 mln zwolnień lekarskich, które przełożyły się na łącznie 290,5 mln dni absencji. To rekordowa skala nieobecności – ale również miliardowe koszty dla gospodarki i przedsiębiorstw związane z utratą produktywności, koniecznością organizowania zastępstw oraz zakłóceniami procesów operacyjnych.
– Skala absencji chorobowej w Polsce sprawia, że zarządzanie nią przestaje być wyłącznie zadaniem działów HR. Dziś to jedno z kluczowych wyzwań biznesowych. Przy niemal 300 mln dni absencji rocznie firmy nie mogą pozwolić sobie na podejmowanie decyzji wyłącznie na podstawie intuicji. Coraz częściej wykorzystują dane do identyfikowania obszarów największego ryzyka oraz planowania adekwatnych działań ograniczających skalę absencji, w tym działań kontrolnych tam, gdzie są one rzeczywiście uzasadnione – mówi Mikołaj Zając, ekspert rynku pracy i prezes firmy doradczej Conperio, która zajmuje się m.in. absencjami chorobowymi.
Jednodniowe zwolnienia? Głównie piątki i poniedziałki
Badania z ostatnich latach pokazują, że około jedna trzecia przeprowadzonych kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich ujawnia nieprawidłowości. Warto zauważyć, że – jak wynika z Barometru Absencji Chorobowej Conperio 2025 – aż 44 proc. jednodniowych zwolnień lekarskich przypada na piątki i poniedziałki. To potwierdza, że analiza danych pozwala identyfikować powtarzalne schematy wymagające pogłębionej weryfikacji.
– Jeszcze kilka lat temu o kontroli L4 często decydowało przeczucie przełożonego. Dziś coraz częściej decydują dane. To największa zmiana, jaką obserwujemy na rynku pracy. Dzięki temu uczciwi pracownicy są rzadziej niepotrzebnie weryfikowani, a kontrole trafiają tam, gdzie ryzyko nieprawidłowości rzeczywiście jest najwyższe – podkreśla Mikołaj Zając.
Kontroli będzie więcej. I będą coraz bardziej precyzyjne
Zdaniem ekspertów Conperio w kolejnych latach zarówno administracja publiczna, jak i przedsiębiorcy będą coraz szerzej wykorzystywać narzędzia analityczne do planowania działań kontrolnych. W Polsce są już dostępne pierwsze specjalistyczne aplikacje do zarządzania i kontrolowania nadmiernych L4 wśród pracowników. Pomagają one pracodawcom m.in. w analizie absencji chorobowej, identyfikowaniu powtarzalnych schematów oraz podejmowaniu decyzji dotyczących zasadności kontroli zwolnienia lekarskiego.
Tę tendencję wzmacniają obowiązujące od kwietnia zmiany przepisów dotyczące zwolnień lekarskich. Nowe przepisy doprecyzowały zasady dające możliwość prowadzenia kontroli zarówno przez pracowników ZUS, jak i pracodawców.
