Podatki stanowią przede wszystkim obciążenie finansowe, ale warto wiedzieć, że czasami można je zmniejszyć. Dzieje się tak wówczas, gdy opłaty na rzecz państwa mogą jednocześnie obniżać podatek dochodowy przedsiębiorcy stanowiąc koszty uzyskania przychodu. W jakich przypadkach jest to możliwe?
foto: Thinkstock
Z definicji kosztu uzyskania przychodów wynika, że jest to wydatek, który został poniesiony w celu uzyskania przychodu firmy lub utrzymania (zabezpieczenia) jego źródła. Przykładowo, dla producenta mebli kosztem może być zakup drewna, lakierów i innych surowców, używanych do wytworzenia finalnego produktu. Koszty są o tyle istotne, że zmniejszają podatek dochodowy. Dzieje się tak dlatego, że podatek w rozliczeniu na zasadach ogólnych oblicza się jako procent od podstawy opodatkowania, którą stanowią przychody pomniejszone o koszty.W skrócie, wyższe koszty oznaczają niższy podatek.
 | » Kontrole skarbowe prowadzą firmy do bankructwa |
Aby dany zakup mógł zostać potraktowany jako koszt uzyskania przychodu, musi być związany z prowadzoną działalnością i właściwie udokumentowany. To jednak nie koniec wymogów. Przepisy określają katalog wydatków, które nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Znajdziemy je w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, głównie w Art. 23.
Jak łatwo się domyślić, na tej liście są także opłaty na rzecz państwa, w tym podatki. Mimo tego, nie oznacza to, że zawsze są one wyłączone z kosztów - przepisy przewidują szereg wyjątków pozwalających na ujmowanie podatków w kosztach. Te wyjątki dotyczą zwłaszcza VAT-u.
ReklamaZobacz także
Czy podatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Ustawa o podatku dochodowym mówi, że do kosztów uzyskania przychodu nie można zaliczyć wydatków z tytułu zapłaty:
podatku dochodowego - dotyczy również zryczałtowanego podatku płaconego od przychodów,
podatku od spadków i darowizn,
VAT-u (oprócz sytuacji opisanych poniżej),
podatku akcyzowego od nadmiernych ubytków i niedoborów (w pozostałych przypadkach akcyza stanowi koszt uzyskania przychodu).
Oprócz tego, w przepisach można znaleźć podatki, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w pewnych sytuacjach. Za każdym razem należy ocenić czy wydatek związany z zapłaceniem podatku został poniesiony np. w celu uzyskania przychodu i jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wśród podatków, które mogą stanowić koszt uzyskania przychodu znajdują się m.in.:
podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC),
podatek od środków transportowych zaliczanych do środków trwałych,
podatek od nieruchomości użytkowanych na potrzeby działalności firmy,
podatek akcyzowy (z wyłączeniem sytuacji opisanej powyżej).
 | » Co zrobić, gdy zapłaci się niewłaściwą kwotę podatku lub składek ZUS? |
Odrębną kwestią, wartą szerszego omówienia, jest VAT. Jak wspomniano powyżej, według ogólnej zasady VAT nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu. Wynika to z natury tej daniny - podatek obciąża jedynie nabywców towarów lub usług i pozostaje neutralny dla przedsiębiorcy. Istnieją jednak wyjątki, kiedy VAT może stanowić koszt uzyskania przychodu.
VAT jako koszt przedsiębiorców zwolnionych z VAT
Ogólnie, rozróżniamy VAT naliczony (czyli wynikający z faktur zakupowych) oraz VAT należny (czyli wynikający z faktur sprzedażowych). Ten drugi podatek trzeba zapłacić urzędowi skarbowemu, ale wcześniej można go zmniejszyć odejmując od niego ten pierwszy, czyli VAT od zakupów. To podstawowa zaleta wynikająca z rejestracji VAT, z której firmy zwolnione nie mogą korzystać. Pewnym ułatwieniem jest dla nich wobec tego ujmowanie VAT-u od zakupów wśród kosztów. Kiedy to jest możliwe?
Istnieją dwie drogi do zwolnienia z VAT. Prawo to mają przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż odgórnie określoną w ustawie o VAT jako zwolniona, w tym usługi pośrednictwa finansowego, związane z ochroną zdrowia, itd. Druga opcja zwolnienia opiera się na limicie sprzedaży w wysokości 150 000 zł w ciągu roku podatkowego. Po jego przekroczeniu rejestracja VAT jest obligatoryjna.
Podatnicy zwolnieni z VAT nie mogą odliczać kwoty podatku ani otrzymać zwrotu. W praktyce może to oznaczać, że ponoszą większe wydatki, kupując towary, usługi lub surowce konieczne do prowadzenia działalności. Obciążenia mogą jednak zmniejszać przez ujmowanie w kosztach wydatków w kwotach brutto - czyli wraz z VAT. Można więc powiedzieć, że VAT stanowi dla nich koszt uzyskania przychodu w przypadku każdego zakupu opodatkowanego.
 | » Kiedy paragon wystarcza do ujęcia wydatku w kosztach? |
Oprócz tego, firmy zwolnione mogą ujmować VAT w kosztach również wówczas, gdy rozliczają wydatki związane z importem. Dla tego typu transakcji VAT dolicza nabywca, ale może go jednocześnie ująć w rejestrze VAT zakupów i sprzedaży, dzięki czemu, dla VAT-owców import jest neutralny podatkowo. Jednak firmy zwolnione z VAT nie mogą rozliczać VAT-u (nie prowadzą rejestrów zakupów i sprzedaży, a także nie składają deklaracji VAT). W związku z tym, gdy dokonują importu doliczony VAT muszą zapłacić z własnych środków - ten mechanizm nie jest dla nich neutralny podatkowo. Tak doliczony VAT może jednak stanowić dla nich koszt uzyskania przychodu.
VAT w kosztach w związku ze sprzedażą mieszaną
Analogiczne rozwiązanie ujmowania VAT-u w kosztach mogą zastosować przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż mieszaną, czyli jednocześnie zwolnioną i opodatkowaną (np. pośrednik finansowy, który zarazem czerpie zyski z publikacji artykułów o finansach).
Tacy przedsiębiorcy dzielą wydatki na te, które dotyczą działalności zwolnionej, te, które dotyczą sprzedaży opodatkowanej oraz te, które dotyczą obu rodzajów sprzedaży. W pełni mogą rozliczać VAT tylko dotyczący sprzedaży opodatkowanej, zaś VAT związany ze sprzedażą zwolnioną może stanowić koszt uzyskania przychodu.
W przypadku takich wydatków, które służą obu rodzajom działalności, kosztem może być ten VAT, którego nie można odliczyć. Jego wysokość ustala się na zasadach proporcji - w zależności od procentowego udziału sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej w całości sprzedaży danej firmy.
VAT jako koszt w firmach, które są czynnymi VAT-owcami
Co ciekawe, VAT może pojawić się wśród kosztów nie tylko firm zwolnionych, ale także czynnych podatników VAT. Dzieje się tak, gdy VAT-u od zakupów nie można odliczyć lub można, ale tylko częściowo. Do takich sytuacji zaliczają się:
 | » VAT w wysokości 23 procent zostaje do 2016 roku |
zakup paliwa do samochodów osobowych i pojazdów o ładowności do 3,5 tony,
zakup usług hotelowych lub gastronomicznych - pod warunkiem, że nie kwalifikują się do kosztów reprezentacji, których w ogóle nie można rozliczać w kosztach,
rozliczanie kosztu zakupu lub leasingu samochodu firmowego.
W dwóch pierwszych sytuacjach, VAT-owiec w kosztach ujmuje po prostu kwoty brutto - tak, jak firma zwolniona z VAT. Natomiast w przypadku kupna samochodu sytuacja jest bardziej skomplikowana.
Kupno samochodu "na firmę" daje prawo do odliczenia 60% VAT-u, maksymalnie 6 000 zł. Kwota VAT powyżej tego limitu zwiększa wartość początkową auta i przez amortyzację jest zaliczana do kosztów uzyskania przychodu. Sytuacja wygląda podobnie, gdy przedsiębiorca korzysta z leasingu. Wówczas z rat leasingowych można łącznie odliczyć maksymalnie 60% VAT-u zawartego w cenie samochodu (nie więcej niż 6000 zł). Pozostałe 40% jest doliczane do kwoty netto i stanowi koszt uzyskania przychodu. Po przekroczeniu tego limitu, raty leasingowe ujmuje się w kosztach w kwotach brutto.
VAT jako koszt w przypadku nieodpłatnego przekazania towarów
Oprócz wymienionych sytuacji, w których VAT jest kosztem, ustawa o VAT wymienia jeszcze inną, nieco mniej znaną. Prezenty przekazywane do celów reklamowych i promocyjnych należy opodatkować VAT-em, gdy:
łączna wartość prezentów przekazanych jednej osobie przekracza 100 zł w ciągu roku (o ile jest prowadzona ewidencja osób obdarowanych),
jednorazowy prezent jest warty więcej niż 10 zł.
Ten niekorzystny dla przedsiębiorców przepis można jednak nieco złagodzić. Otóż VAT doliczony do wartości przekazanych prezentów można ujmować w kosztach.
 | » Podatkowe rozliczenie kosztów kształcenia pracowników |
Analogicznie dzieje się w przypadku stosowania "sprzedaży premiowej". Chodzi o sytuację, w której firma wręcza klientom towary lub usługi za darmo (w formie nagród) w określonym czasie, pod warunkiem, że spełnią oni określone warunki, w tym dokonają zakupu określonej ilości towarów lub usług. Np. sprzedawca laptopów, który każdemu klientowi do zakupionego laptopa wręcza etui. W takiej sytuacji VAT związany z przekazanym za darmo etui także może być kosztem uzyskania przychodu.
Jakie inne opłaty można zaliczyć do kosztów firmowych?
Oczywiście, VAT to niejedyna opłata na rzecz państwa, którą można ujmować w kosztach. Pozostałe podatki i opłaty, z jakimi spotyka się przedsiębiorca również mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, o ile nie dotyczą ich wspomniane ograniczenia ustawowe oraz pozostają w związku z prowadzoną działalnością. Do takich wydatków można zaliczyć opłaty na rzecz urzędów, gmin i innych organów państwowych przy wydawaniu zezwoleń i zaświadczeń. Kosztem uzyskania przychodu mogą być również m.in.:
opłacone składki społeczne ZUS i opłaty na Fundusz Pracy,
abonament radiowo-telewizyjny,
opłaty na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi (np. ZAIKS, ZPAV),
podatek od posiadania psów (trzymanych w związku z prowadzeniem działalności),
opłaty za korzystanie ze środowiska (składowanie odpadów, wprowadzanie gazów i pyłów do powietrza i in.).
Wszystkie wymienione koszty należy udokumentować - do tego celu wystarczą tylko dowody zapłaty. Oczywiście, mogą to być potwierdzenia wykonania przelewu pobrane z bankowości internetowej, a także potwierdzenia wniesienia opłaty na poczcie, czy też w kasie urzędu. Takie koszty rozlicza się w okresie przypadającym na termin zapłaty.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy Infakt
