Standardowo do ujęcia wydatku w kosztach służy faktura, ale są sytuacje, w których ten dokument nie jest konieczny. Przedsiębiorcy mogą dokumentować określone koszty za pomocą paragonów. O jakie wydatki chodzi?
Image licensed by Ingram Image
Koszt uzyskania przychodu - definicja i kryteria
Rozliczanie podatku dochodowego na zasadach ogólnych lub liniowo daje przedsiębiorcy prawo do obniżania podatku do zapłaty dzięki generowaniu kosztów uzyskania przychodu, które obniżają podstawę opodatkowania. Przedsiębiorcom zależy więc, aby te koszty były możliwie wysokie. Dlatego warto znać zasady określające które wydatki mogą stanowić koszty oraz jakich dokumentów wymagają.
ReklamaZobacz także
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych precyzuje, że kosztem uzyskania przychodu może być wydatek służący uzyskaniu przychodu lub zachowaniu (zabezpieczeniu) jego źródła. Kosztami mogą być tylko wydatki faktycznie poniesione, co oznacza, że przedsiębiorca musi być w stanie to udowodnić. Ta ustawa jednak nie określa na podstawie jakich dokumentów koszty można zapisywać w księgach podatkowych (np. KPiR). O tym decydują odrębne przepisy, m.in. rozporządzenia określające szczegółowe zasady wystawiania faktur oraz sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Dokument księgowy pozwala na rozliczenie kosztu
 | » Umowa zlecenie czy umowa o dzieło - jak zatrudnić pierwszego współpracownika? |
W określonych przypadkach paragon wystarcza do zaksięgowania wydatku
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje kilka przypadków, w których paragon jest uznawany za dowód księgowy, a w konsekwencji pozwala na zaksięgowanie wydatku. Chodzi o paragony dokumentujące zakupy:
środków czystości,
materiałów biurowych,
materiałów bhp.
 | » Doba pracownicza i rozkład decydują o nadgodzinach |
Oprócz powyższych przypadków, za dowód księgowy uznaje się też dowody zapłaty za przejazd autostradą, bilety z parkometrów oraz bilety jednorazowe na przejazd komunikacją publiczną. Wszystkie powyższe potwierdzenia wydatków mogą mieć formę paragonów i z powodzeniem służyć w takiej formie do zaksięgowania. Przy czym w przypadku biletów jednorazowych, dokument musi spełniać określone kryteria, w tym zawierać szereg danych. Aby bilet pozwalał na rozliczenie kosztu, musi dotyczyć trasy dłuższej niż 50 km, a także zawierać takie dane, jak: oznaczenie wystawcy, datę, rodzaj usługi oraz stawkę i kwotę podatku VAT, który jest zawarty w cenie usługi.
Wydatki na paliwo poza granicami kraju
Przedsiębiorcy udający się w podróż służbową do innego kraju często napotykają na trudności z uzyskaniem faktury. Przywołane rozporządzenie dotyczące prowadzenia księgi podatkowej zezwala na dokumentowanie paragonem nabycia paliw i olejów silnikowych zakupionych w innym państwie. Taki paragon musi zawierać oznaczenie sprzedawcy, datę, wartość i ilość towaru. Podobnie jak w przypadku zakupów materiałów bhp, czy środków czystości, przedsiębiorca na odwrocie paragonu powinien zamieścić nazwę swojej firmy, adres i nazwę zakupionego towaru - w tym wypadku zakupionego paliwa lub oleju silnikowego.
Paragon może być równoznaczny z fakturą uproszczoną
 | » Jak dostać tańszy kredyt na firmę |
Fakturę uproszczoną można wystawić tylko w związku z transakcją o wartości nie wyższej niż 450 złotych lub 100 euro. Wówczas dokument może zawierać znacznie mniej danych niż standardowa faktura, a przede wszystkim nie muszą na niej figurować pełne dane kupującego - wystarczy na niej zamieścić NIP nabywcy. W konsekwencji, jeżeli kasa fiskalna sprzedawcy pozwala na zamieszczenie NIP-u nabywcy na paragonie, to taki paragon może być równoznaczny z fakturą uproszczoną, a co za tym idzie - pozwala na rozliczenie kosztu (a także odliczenie VAT).
W tym kontekście warto także przywołać zapis z rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących z 14 marca 2013 r. Zgodnie z nim, paragon na żądanie nabywcy powinien zawierać NIP nabywcy (par. 8, ust. 1) i dzięki temu może spełniać kryteria faktury uproszczonej.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy Infakt
