Koszty samochodu w firmie najkorzystniej rozliczać, gdy samochód jest częścią majątku firmowego, tzn. stanowi środek trwały. Taki pojazd musi być własnością przedsiębiorcy, ale warto wiedzieć, że nie musi on być jego jedynym właścicielem. Pojazd będący współwłasnością również może stanowić składnik majątku firmy pod pewnymi warunkami.
foto: Thinkstock
Użytkowanie samochodu w przedsiębiorstwie
Co prawda w firmie można korzystać z samochodu prywatnego lub użyczonego, ale wówczas rozliczanie kosztów jest ograniczone przez tzw. kilometrówkę, która uzależnia kwotę rozliczonych kosztów od przejechanych kilometrów. Aby to ograniczenie nie było konieczne, samochód musi być wprowadzony do firmy jako środek trwały (może być także wzięty w leasing). Dzięki temu koszty samochodu można rozliczać bez prowadzenia kilometrówki. Ponadto, do kosztów zalicza się także zużycie samochodu rozliczane stopniowo na zasadach amortyzacji.
 | » Gdy przedsiębiorca sprzedaje prywatny samochód |
Jak wprowadzić do firmy samochód, który ma współwłaściciela?
Samochód, którego przedsiębiorca jest współwłaścicielem można wprowadzić do majątku firmowego. Dokonuje się tego na podstawie takich dokumentów:
umowa kupna sprzedaży lub umowa darowizny,
oświadczenie,
faktura VAT.
Umowa kupna sprzedaży lub umowa darowizny, które wskazują na to, że zachodzi współwłasność w zupełności wystarczą, aby wprowadzić samochód do środków trwałych. W takiej sytuacji przedsiębiorca spisuje odpowiednie oświadczenie o korzystaniu z samochodu w firmie. Dodatkowo warto posiadać pisemną zgodę współwłaściciela na użytkowanie samochodu w działalności gospodarczej.
Samochód, który jest współwłasnością małżonków mających wspólność majątkową można wprowadzić do działalności gospodarczej jednego z małżonków nawet wtedy gdy na dokumencie zakupu widnieje tylko drugi z małżonków. Wystarczy do takiego dokumentu sporządzić oświadczenie o tym, że samochód zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych w działalności drugiego z małżonków, a pierwszy małżonek nie będzie z niego korzystać.
 | » Nie tylko samochód w firmie. Jakie inne koszty transportu można rozliczyć? |
Rozliczanie amortyzacji samochodu będącego współwłasnością
Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych amortyzacji podlegają składniki majątku przedsiębiorcy, które są jego własnością lub współwłasnością. Tak więc samochód, którego współwłaścicielem jest przedsiębiorca można wprowadzić do majątku firmy i go amortyzować. Ale nie całą kwotę nabycia samochodu.
Przed wprowadzeniem samochodu do działalności gospodarczej należy ustalić jego wartość początkową, od której liczone są odpisy amortyzacyjne. Wartość samochodu, który stanowi współwłasność ustala się w takiej proporcji, w jakiej przedsiębiorca posiada udział w tym samochodzie. Przy czym należy pamiętać, że jeżeli w umowie nabycia samochodu nie zawarto konkretnych wartości, domyślnie współwłasność jest równa. Czyli przedsiębiorca jako wartość początkową przyjmuje 50% ceny zakupu samochodu powiększoną o koszty rejestracji i ewentualnych innych kosztów poniesionych w celu przekazania samochodu do użytkowania.
Jeżeli współwłaścicielem samochodu jest małżonek przedsiębiorcy, który nie wykorzystuje samochodu w swojej działalności gospodarczej, a pomiędzy nimi nie ma rozdzielności majątkowej, to przedsiębiorca ma prawo do amortyzowania całej wartości samochodu. Natomiast jeżeli małżonek również wykorzystuje samochód w swojej działalności, to należy ustalić odpowiednią proporcję, w jakiej jest wykorzystywany w każdej z działalności i według niej podzielić kwotę do zamortyzowania.
 | » Wprowadź własne auto do firmy i oszczędzaj |
W trakcie prowadzenia działalności przedsiębiorca może stać się 100-proc. właścicielem całości samochodu przez wykupienie udziałów drugiego współwłaściciela, otrzymanie darowizny lub spłatę kredytu, który powodował wpisanie banku jako współwłaściciela. Po takim zdarzeniu wzrasta wartość samochodu i w związku z tym podstawa naliczania amortyzacji. Przedsiębiorca musi w dniu zajścia takiego zdarzenia zwiększyć wartość podstawy naliczania amortyzacji, a od kolejnego miesiąca naliczać amortyzację od zwiększonej podstawy.
Współwłasność, a rozliczanie kosztów samochodu
Samochód będący współwłasnością daje możliwość rozliczania kosztów bez stosowania kilometrówki. Jednak istnieją takie wydatki, które należy rozpatrywać ze względu na posiadany udział. Wydatek na ubezpieczenie samochodu można wpisać w koszty tylko proporcjonalnie do posiadanego udziału w samochodzie. Natomiast koszty eksploatacyjne (benzyna, części zamienne) w takiej wysokości, w jakiej są poniesione w związku z prowadzoną działalnością. Sytuacja ta nie dotyczy małżonków, którzy mają wspólny samochód. Jeżeli nie ma rozdzielności majątkowej to koszty samochodu może rozliczać małżonek prowadzący działalność gospodarczą w pełnej wysokości. Natomiast jeżeli oboje prowadzą działalność to koszty powinny zostać podzielone ze względu na stopień wykorzystania samochodu w każdej z działalności.
| »Ograniczenia kosztów związanych z firmowym samochodem |
Przedsiębiorcy, którzy są współwłaścicielami samochodu z osobą inną, niż małżonek mogą zawrzeć w oświadczeniu drugiego współwłaściciela o zgodzie na wykorzystanie w działalności gospodarczej zapis, który mówi, że poniosą wszelkie koszty związane z eksploatacją samochodu. Takie oświadczenie pozwoli na rozliczenie całości kosztów w działalności gospodarczej.
Sprzedaż samochodu firmowego będącego współwłasnością
Sprzedaż samochodu, który jest współwłasnością, stanowiącego środek trwały w działalności gospodarczej jest przychodem uzyskanym z tej działalności. Przedsiębiorca dokumentuje fakturą sprzedaż tylko tej części pojazdu, która do niego należy (chyba że współwłaścicielem jest współmałżonek i nie istnieje rozdzielność majątkowa). Trzeba jednocześnie pamiętać, aby odpowiednio udokumentować sprzedaż pozostałych udziałów we własności samochodu każdego ze współwłaścicieli. A zatem nie wystarczy sama faktura przedsiębiorcy, który korzysta z samochodu w firmie - niezbędna jest dodatkowo umowa sprzedaży pomiędzy nabywcą, a pozostałymi właścicielami samochodu.
Nawet po wycofaniu samochodu do majątku prywatnego lub zamknięciu działalności gospodarczej, może pojawić się konieczność rozliczenia sprzedaży samochodu jako przychodu z działalności gospodarczej. Dzieje się tak, jeżeli sprzedaż następuje przed upływem 6 lat od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu zamknięcia działalności lub wycofania samochodu do majątku prywatnego.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy Infakt
