Przepisy mówią o tym, że w sytuacji, gdy za daną osobę składki emerytalno-rentowe opłacane są przez więcej niż jednego płatnika, ubezpieczony jest zobowiązany zawiadomić wszystkich płatników o przekroczeniu rocznej kwoty granicznej. Żaden jednak z przepisów nie mówi o tym, że zawiadomienie to musi mieć formę pisemną, jak również nie zobowiązuje ubezpieczonego do przedstawienia zaświadczeń potwierdzających jego dochody osiągnięte u innego płatnika składek.
Oświadczenie pracownika
Podstawą do zaniechania naliczania składek emerytalno-rentowych może więc być także ustna informacja uzyskana od pracownika. Nie mniej jednak, ze względu na skutki uzyskania takiej informacji, wskazane jest, aby pracownik złożył stosowne oświadczenie na piśmie lub aby pracownik przyjmujący ustne zawiadomienie o przekroczeniu kwoty granicznej sporządził pisemną notatkę służbową.
Uwaga!
Mimo że przepisy stanowią, że za skutki błędnego zawiadomienia odpowiedzialność ponosi ubezpieczony, to w razie sporu na płatniku spoczywać będzie obowiązek udowodnienia, że pracownik przekazał nieprawdziwe informacje.
W zawiadomieniu, zarówno ustnym, jak i pisemnym, pracownik powinien podać informacje, które umożliwią płatnikowi prawidłowe ustalenie podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych w miesiącu przekroczenia rocznej kwoty granicznej, czyli informacja o:
- łącznym dochodzie przychodzie osiągniętym od początku danego roku kalendarzowego do miesiąca poprzedzającego miesiąc przekroczenia oraz
- przychodzie (u drugiego z płatników, który zostanie osiągnięty w miesiącu przekroczenia.
Przykład
Pracownik poinformował nas, że ze względu na to, że zatrudniony jest jeszcze w innej firmie, jego łączne dochody przekroczą we wrześniu roczną kwotę graniczną. Czy taka ustna informacja jest wystarczająca, aby móc zaniechać naliczania składek emerytalno-rentowych? Czy powinniśmy może zażądać przedstawienia zaświadczenia wystawionego przez drugiego z pracodawców o dochodach tej osoby osiągniętych od początku roku?
Ustna informacja jest wystarczająca. Warto jednak, aby w dokumentacji pracownika znalazła się na ten temat choćby notatka służbowa.
Bogdan Majkowski, specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych
Zastanawiasz się, jak prawidłowo przygotować dokumentację ubezpieczeniową?
Skorzystaj z praktycznych wskazówek dot. rozliczeń z ZUS, zawartych w „Ubezpieczeniach społecznych w praktyce” i prowadź dokumentację ZUS w 100% poprawnie!
www.UbezpieczeniaSpoleczne.pl
