Zawierając umowę ze spółką trzeba sprawdzić, czy osoba, która ma się pod nią podpisać jest w ogóle uprawniona do reprezentowania spółki. W przeciwnym razie umowa może być nieważna. Kto ma prawo zawierać umowy w imieniu spółki z o.o., akcyjnej, jawnej i cywilnej? Jak to sprawdzić?
Spółka jawna
W spółce jawnej zasadą jest, że reprezentacja należy do wspólników. Każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę samodzielnie. Umowa spółki może jednak przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony prawa reprezentowania spółki albo że jest uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem.
Skąd kontrahent spółki ma wiedzieć, czy wspólnicy nie zapisali w umowie spółki takich postanowień? Nie musi studiować treści umowy spółki. Zasady reprezentacji będą odzwierciedlone w odpisie z rejestru przedsiębiorców KRS. Jeśli w umowie spółki postanowiono np., że obowiązuje w niej model reprezentacji łącznej przez wszystkich wspólników, to wszyscy będą musieli podpisać umowę. Jeśli w umowie takich zapisów nie ma, to umowa podpisana przez jednego wspólnika jest ważna.
Co jeśli w imieniu spółki jawnej kontrakt podpisze tylko jeden wspólnik, a później okaże się, że umowa spółki wymagała współdziałania dwóch wspólników i wymóg taki był uwidoczniony w rejestrze przedsiębiorców KRS? W nauce prawa przeważa pogląd, że w takiej sytuacji drugi wspólnik może potwierdzić taką umowę. Kontrahent może wyznaczyć spółce jawnej odpowiedni termin do potwierdzenia umowy. Jeśli to nie nastąpi, umowa jest nieważna.
Spółka z o.o. i akcyjna
Zasadą jest, że spółkę z o.o. i akcyjną reprezentuje jej organ - zarząd. Może on być jednoosobowy lub wieloosobowy. Szczególną uwagę trzeba zwrócić, gdy w spółce, z którą chcemy zawrzeć umowę, zarząd jest wieloosobowy. Dlaczego?
Zawierając umowę spółki wspólnicy mogli wprowadzić do niej postanowienia dotyczące sposobu reprezentacji obowiązujące, gdy zarząd składa się z więcej niż jednej osoby. Mogli np. przewidzieć, że w takim przypadku każdy członek zarządu może samodzielnie reprezentować spółkę. Mogli też zapisać, że wymagane jest współdziałanie wszystkich albo niektórych członków zarządu. Dopuszczalnych wariantów jest więcej. Z praktycznego punku widzenia ważne jest to, że sposób reprezentacji przewidziany w umowie spółki jest wpisywany do rejestru przedsiębiorców KRS. Dysponując odpisem z takiego rejestru można łatwo sprawdzić, kto może w imieniu spółki zawierać umowy oraz czy może to robić samodzielnie.
Pułapka z zarządem wieloosobowym pojawia się wtedy, gdy w umowie spółki w ogóle nie zapisano żadnych postanowień odnoszących się do sposobu reprezentacji. Wówczas obowiązuje zasada z art. 205 § 1 K.s.h. Zgodnie z nią jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. O prokurentach piszemy w dalszej części.
Przykład
W spółce z o.o. Beta zarząd jest trzyosobowy. W umowie spółki nie uregulowano sposobu jej reprezentacji. Prezes zarządu podpisał w imieniu spółki umowę o roboty budowlane. Umowa jest jednak nieważna, bo w imieniu spółki z o.o. Beta podpisał ją tylko jeden członek zarządu (prezes zarządu). Tymczasem K.s.h. wymaga współdziałania dwóch członków zarządu, ewentualnie członka zarządu i prokurenta.
Co gorsza, "brakującego podpisu" drugiego członka zarządu nie można później po prostu "uzupełnić". Sądy uznają, że jest to niedopuszczalne. Nie można tu - jak w przypadku spółki jawnej - wyznaczać dodatkowego terminu na potwierdzenie umowy.
Spółka cywilna
Więcej trudności przysparza ustalenie zasad reprezentacji w spółce cywilnej. Zakres prawa do reprezentacji (czyli występowania w stosunkach zewnętrznych) jest tu bowiem ściśle powiązany z zakresem prawa do prowadzenia spraw spółki (występowania w stosunkach wewnętrznych).
W spółce cywilnej każdy wspólnik jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki. Może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki. Co z reprezentacją spółki, zawieraniem umów? Otóż w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik spółki cywilnej jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw. W zwykłych sprawach spółki może więc reprezentować ją samodzielnie, w sprawach przekraczających ten zakres powinni działać wszyscy wspólnicy. W przepisach nie sprecyzowano jednak, co się kryje pod pojęciem "spraw, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki". Przy rozstrzyganiu, czy dana czynność prawna należy, czy też nie należy do zwykłych czynności spółki cywilnej, trzeba mieć na względzie okoliczności konkretnego przypadku, a w szczególności cel i determinowany nim rodzaj działalności spółki, przynależność ocenianej czynności do tego rodzaju działalności oraz jej doniosłość z punktu widzenia rozmiaru tej działalności - uznał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia czerwca 1997 r., sygn. akt I CKN 70/97. W przypadku dużego kontraktu bezpieczniej jest zażądać, by podpisali się pod nim wszyscy wspólnicy spółki cywilnej.
Pełnomocnicy, prokurenci
Wspólnicy spółek jawnych i cywilnych czy członkowie zarządu w spółkach z o.o. i akcyjnych nie są jedynymi osobami, które potencjalnie mogą reprezentować spółkę i w jej imieniu zawierać umowy. Każdą z tych spółek mogą też reprezentować pełnomocnicy. Przed podpisaniem umowy należy sprawdzić, czy osoba podająca się za pełnomocnika rzeczywiście jest umocowana do zawarcia umowy. Można zażądać od niej okazania dokumentu pełnomocnictwa. Powinno być ono wystawione przez osoby mające prawo reprezentować spółkę.
Niekiedy umowy podpisują osoby zatrudnione w spółkach na kierowniczych stanowiskach, np. dyrektor ds. handlowych. Jeśli taka osoba nie jest równocześnie wspólnikiem spółki cywilnej albo jawnej czy członkiem zarządu spółki z o.o. lub akcyjnej, to zajmowane stanowisko nie upoważnia jej automatycznie do zawierania umów w imieniu spółki. W tym celu powinna ona dysponować pełnomocnictwem.
Szczególnym rodzajem pełnomocnictwa o najszerszym zakresie umocowania jest prokura. Mogą jej udzielać przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców, np. spółki z o.o., akcyjne, jawne. Ponieważ wspólnicy spółek cywilnych nie rejestrują się w KRS, lecz w ewidencji działalności gospodarczej, nie mogą oni udzielać prokury. Najczęściej spółki decydują się na powołanie jednego prokurenta. Prokura może być także udzielona kilku osobom łącznie (wówczas wymagane jest ich współdziałanie) lub oddzielnie. To, czy dana osoba ma prawo reprezentować spółkę jako prokurent będzie wynikało z odpisu z rejestru przedsiębiorców KRS. Dlatego przed zawarciem umowy warto jest zainwestować 30 zł w uzyskanie w Krajowym Rejestrze Sądowym aktualnego odpisu z rejestru przedsiębiorców.
Gazeta Podatkowa Nr 197 z dnia 2005-11-28
