Z formalnego punktu widzenia, zarejestrowanie działalności gospodarczej to kwestia poświęcenia kilkunastu minut i złożenia jednego wniosku. Zanim jednak przyszły przedsiębiorca zarejestruje firmę, powinien odpowiedzieć sobie na kilka istotnych pytań.
Kiedy jest najlepszy moment na założenie firmy?
Pierwszą rzeczą do rozważenia przez przyszłego przedsiębiorcę jest moment rejestracji firmy. Rejestracja firmy oznacza pojawienie się comiesięcznych kosztów związanych z opłacaniem składek ZUS, a w przypadku większości firm także konieczność prowadzenia księgowości.
foto: thetaXstock
Tymczasem jeszcze przed zarejestrowaniem firmy można np. zamówić stronę internetową, zakupić towar, a nawet wyposażenie. Wszystkie te koszty przedsiębiorca ma prawo rozliczyć jako koszty firmy po jej zarejestrowaniu. Koszty muszą jedynie spełniać kryterium poniesienia ich w celu osiągnięcia przychodu oraz być udokumentowane.
ReklamaZobacz także
Moment zarejestrowania działalności najlepiej zatem odwlec jak najpóźniej i zrobić to na chwilę przed uzyskaniem pierwszych przychodów.
Jaką formę opodatkowania wybrać?
Decyzja dotycząca formy opodatkowania jest o tyle istotna, że w większości przypadków można ją zmienić tylko raz do roku, do 20 stycznia. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest przejście z ryczałtu na zasady ogólne, którego można dokonać w dowolnym momencie.
Istnieją cztery formy opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej:
- skala podatkowa (dwa progi podatkowe: 18% i 32%, możliwość rozliczania kosztów, dostępne ulgi podatkowe i kwota wolna od podatku);
- podatek liniowy (jedna stawka: 19%, możliwość odliczania kosztów, brak kwoty wolnej od podatku i ulg);
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (niskie stawki podatkowe, ale bez możliwości odliczenia kosztów);
- karta podatkowa (podatek wyrażony w stałej kwocie, tylko dla wąskiego grona przedsiębiorców).
Każda z form opodatkowania ma swoje zalety i wady. W przypadku skali podatkowej i podatku liniowego, podatek płaci się od przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania. W podatku liniowym nie mają zastosowania kwota wolna od podatku i ulgi podatkowe. Dla przedsiębiorców, którzy będą ponosić duże koszty na zakup towarów i usług, korzystne może być opodatkowanie skalą podatkową. Podatek liniowy i zasady ogólne wiążą się z koniecznością prowadzenia księgowości (zwykle za pomocą KPiR).
Przedsiębiorcy mają również możliwość opodatkowania swoich przychodów za pomocą ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub kartą podatkową. Ryczałtowa forma opodatkowania jest korzystna głównie dla przedsiębiorców, którzy nie ponoszą wielu kosztów, gdyż „na ryczałcie” nie można ich odliczać. Z tej formy opodatkowania nie mogą korzystać niektórzy przedsiębiorcy (np. apteki, lombardy, firmy handlujące częściami samochodowymi).
W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych istnieje limit przychodów w wysokości 150 000 euro rocznie, po przekroczeniu którego przedsiębiorca traci możliwość rozliczania się ryczałtem. Stawki podatku są zróżnicowane i wynoszą np. 3% dla przychodów z handlu, 8,5% dla niektórych przychodów z działalności usługowej, 20% dla wolnych zawodów.
Karta podatkowa jest zarezerwowana dla wąskiego grona przedsiębiorców, którzy prowadzą m.in. drobną działalność usługową, gastronomiczną lub transportową oraz spełniają szereg dodatkowych kryteriów (dotyczących m.in. zakresu działalności, zatrudnianych pracowników). Przedsiębiorca opłaca stałą kwotę podatku i nie musi prowadzić księgowości ani składać deklaracji podatkowych.
Przed wybraniem formy opodatkowania warto przeprowadzić symulację przychodów i kosztów dla swojej działalności. Dzięki temu można sprawdzić, która z form opodatkowania będzie korzystniejsza. Należy też upewnić się czy rodzaj wykonywanej działalności nie wyklucza określonej formy opodatkowania.
Kiedy i czy zarejestrować się jako VAT-owiec?
Przyszły przedsiębiorca musi także przemyśleć czy chce zarejestrować się jako czynny podatnik VAT (zostać tzw. VAT-owcem). Bycie podatnikiem VAT jest korzystne, jeśli przedsiębiorca zamierza przeprowadzać transakcje głównie z innymi firmami. Jeżeli natomiast planuje oferować towary lub usługi osobom prywatnym, rozwiązanie to może okazać się mniej korzystne.
Rejestracja jako czynny podatnik VAT wiąże się z koniecznością doliczania do każdej sprzedaży podatku VAT. Zaletą jest to, że przedsiębiorca wpłaca do urzędu skarbowego podatek VAT stanowiący różnicę pomiędzy kwotą podatku VAT ze sprzedaży, a kwotą podatku VAT z zakupów.
Obowiązkowo jako VAT-owcy muszą zarejestrować się m.in. przedsiębiorcy, którzy sprzedają określone rodzaje towarów (np. towary z akcyzą, wyroby z metali szlachetnych), a także wszyscy przedsiębiorcy oferujący usługi związane z doradztwem (prawnym, finansowym, księgowym, informatycznym). Przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z VAT bądź dostarczają usługi lub towary zwolnione z VAT, mogą zarejestrować się jako VAT-owcy, ale nie muszą.
Istnieje też konieczność zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT w dniu przekroczeniu sprzedaży w wysokości 150 000 zł i doliczania podatku VAT do każdej sprzedaży powyżej tej kwoty.
Wadą bycia VAT-owcem są skomplikowane przepisy oraz dodatkowe obowiązki księgowe związane z obliczaniem i odprowadzaniem podatku VAT. Przed rejestracją jako VAT-owiec, należy sprawdzić wszystkie przedmiotowe i podmiotowe zwolnienia, a także katalog usług i towarów zwolnionych z podatku VAT.
Prowadzić księgowość samodzielnie czy zatrudnić biuro rachunkowe?
Przedsiębiorca powinien też zastanowić się czy zamierza prowadzić księgowość samodzielnie, czy też zatrudnić do tego biuro rachunkowe. W przypadku przedsiębiorców, którzy nie przewidują licznych przychodów i kosztów związanych z działalnością gospodarczą, dobrym rozwiązaniem może być prowadzenie księgowości na własna rękę za pomocą programu księgowego instalowanego na komputerze lub dostępnego przez Internet. Wielu producentów aplikacji internetowych, w cenie abonamentu oferuje bezpłatne doradztwo księgowe. Zatrudnienie biura rachunkowego jest co prawda droższe, ale pozwala zaoszczędzić czas m.in. dlatego, że biuro zwalnia przedsiębiorcę z konieczności samodzielnego wyliczania kwot podatków, składania deklaracji podatkowych i śledzenia zmian w przepisach.
Korzystać z rachunku prywatnego czy założyć rachunek firmowy?
Przedsiębiorca może do prowadzenia działalności gospodarczej posługiwać się zarówno firmowym, jak i prywatnym rachunkiem bankowym. Przed zarejestrowaniem firmy, przyszły przedsiębiorca powinien zdecydować się na jedną z tych opcji.
Posługiwanie się prywatnym kontem nie wiąże się z dodatkowymi kosztami, lecz może być kłopotliwe m.in. dlatego, że prywatne operacje finansowe nie są oddzielone od firmowych. Wygodniejszym rozwiązaniem może być zatem założenie osobnego, firmowego konta. Obecnie na rynku dostępne są bezpłatne konta firmowe, dlatego warto rozważyć założenie takiego rachunku.
Gdzie zarejestrować siedzibę firmy?
Kolejną kwestią do przemyślenia przed założeniem firmy jest miejsce siedziby. Przedsiębiorca może rozważyć rejestrację swojej firmy pod adresem:
- własnego domu lub mieszkania,
- wynajmowanego lokalu,
- wirtualnego biura.
Rejestracja firmy w domu lub mieszkaniu sprawia, że nie można zaliczyć do kosztów firmowych całości opłat związanych z czynszem i mediami. W tym celu przedsiębiorca musi określić procent metrażu mieszkania przeznaczony do celów działalności gospodarczej i rozliczać opłaty mieszkaniowe proporcjonalnie do zadeklarowanej powierzchni. Przedsiębiorca, który chce rozliczać opłaty mieszkaniowe, musi także liczyć się z podniesieniem stawki podatku od nieruchomości, który dla działalności gospodarczej jest wyższy niż w przypadku mieszkań (kwota zależy od uchwały konkretnej gminy). Ponadto, rejestracja firmy we własnym mieszkaniu wymaga upublicznienia swojego adresu zamieszkania, który po założeniu firmy będzie dostępny w rejestrze GUS.
Jeśli przedsiębiorca nie chce ujawniać swojego miejsca zamieszkania, może się zdecydować na skorzystanie z usługi wirtualnego biura. Usługa polega na tym, że za niewielką, miesięczną opłatę przedsiębiorca otrzymuje od usługodawcy adres do rejestracji firmy i dodatkowe usługi np. odbieranie korespondencji i jej skanowanie.
Przedsiębiorca może też zarejestrować firmę w wynajmowanym lokalu, o ile pozwala na to zawarta umowa. Takie rozwiązanie jest o tyle korzystne, że do kosztów firmowych można zaliczać całość opłat związanych z wynajmem, w tym czynsz, prąd czy internet.
/Sebastian Bobrowski (inFakt)
