Jak korzystać z aplikacji do fakturowania on-line?

Każdy przedsiębiorca wie, że utrzymanie ładu w fakturach nie jest rzeczą łatwą. Rozwiązaniem może być zatrudnienie fachowej pomocy, która zdejmie z firmy ciężar sprawowania nadzoru nad dokumentacją. Jednak wiąże się to z dużymi kosztami, którym nie każde przedsiębiorstwo jest w stanie podołać. Dlatego warto zwrócić uwagę na aplikację umożliwiające samodzielne fakturowanie.

Fakturowanie on-line jest nowoczesnym rozwiązaniem, które przynosi przedsiębiorstwu korzyści w postaci oszczędności finansowych, wygody i bezpieczeństwa. Dzięki niemu firma ma stały dostęp do historii wystawianych dokumentów, może także w każdej chwili przygotować nową fakturę. Przechowywane dane zapisywane są na serwerze chronionym przez regularne kopie bezpieczeństwa, dzięki czemu nie istnieje ryzyko ich utraty.

Przykładem oprogramowania, które oferuje takie rozwiązania jest Active.invoice dostępny dla Klientów serwisu nazwa.pl.

Krok pierwszy - aktywacja usługi


Rozpoczecie korzystania z możliwości fakturowania on-line, jakie daje Actve.invoice, jest bardzo proste - wystarczy aktywować usługę w Panelu Klienta. Każdy, kto korzysta z serwerów Active, może w ramach bezpłatnej usługi dodatkowej uruchomić aplikację na używanym hostingu. Wystarczy, po zalogowaniu się do Panelu Klienta, wybrać identyfikator serwera, a następnie w szczegółach serwera kliknąć przycisk „Zamów usługę dodatkową”. Po wybraniu Active.invoice z listy i zaakceptowaniu regulaminu korzystania z usługi, na adres kontaktowy Klienta wysłana zostanie wiadomość e-mail z danymi, umożliwiającymi pierwsze logowanie do programu.

Panel logowania do aplikacji dostępny jest pod adresem http://faktury.nazwa.pl. Użytkownik musi podać login, czyli pierwszy człon identyfikatora serwera (np. mojserwer dla serwera mojserwer.nazwa.pl) oraz hasło, które otrzymał za pośrednictwem poczty e-mail. Po wprowadzeniu poprawnych danych użytkownik zostanie poproszony o zmianę wygenerowanego hasła, na wybrane przez siebie. Następnie należy wprowadzić dane firmy, które będą zamieszczane na wystawianych fakturach. Po ich zatwierdzeniu można rozpocząć pełne korzystanie z Active.invoice.

Szukasz informacji o podatku VAT?

www.VAT.pl

Zebrane w jednym miejscu wskaźniki, deklaracje, akty prawne i narzędzia podatkowe. Baza wiedzy podatkowej skierowana do podmiotów gospodarczych.



 
Krok drugi - konfiguracja


Za pomocą zakładki „Konfiguracja” użytkownik może wprowadzać konieczne zmiany oraz dostosowywać aplikację do swoich potrzeb i preferencji.

Podstawą jest możliwość zmiany danych przedsiębiorstwa, czyli podmiotu wystawiającego fakturę. Gdy pojawi się konieczność zaktualizowania informacji o firmie, wystarczy wybrać zakładkę „Dane Firmy” w menu „Konfiguracja”, zmienić dane i zatwierdzić klikając przycisk „Zapisz”.

Przedsiębiorstwo może również dostosować faktury do swojej identyfikacji wizualnej, nadając im indywidualny charakter. Pozwala na to m.in. funkcja zamieszczania firmowego logo na wystawianych dokumentach. W tym celu należy z menu „Konfiguracja” wybrać opcję „Logo Firmy”, a następnie wskazać lokalizację grafiki na dysku komputera. Po dokonaniu wyboru wystarczy kliknąć button „Zapisz”. Firma może również dopasować sposób numeracji wystawianych faktur do swoich preferencji. W sekcji „Numeracja faktur” można dla każdego rodzaju faktury wybrać sposób, w jaki ma być tworzona sygnatura. Może się ona składać z: numeru faktury, oznaczenia określonego przez użytkownika oraz miesiąca lub roku.

W zakładce „Konfiguracja” twórcy Active.invoice umieścili jeszcze dwie funkcje przydatne zwłaszcza przy katalogowaniu produktów i usług. Pierwsza, to „Stawki VAT”, jakimi opodatkowane są produkty i usługi przedsiębiorstwa. Użytkownik może tu zdefiniować nowe wartości lub edytować już istniejące. Można również wprowadzić wartości niestandardowe (np. stawkę ZW). Druga ważna sekcja to „Jednostki”, w której można wprowadzać np. jednostki metryczne (m.in. kg, g, cm, m) określające ilość produktu. Zarówno stawki VAT, jak i jednostki można przyporządkować do produktów i usług przedsiębiorstwa w momencie dodawania ich do listy.

Krok trzeci - tworzenie list


W celu przyspieszenia i usprawnienia procesu wystawiania faktur użytkownik może tworzyć bazy kontrahentów oraz oferowanych produktów i usług. Dzięki nim za pomocą kilku kliknięć można dodawać pozycje do tworzonego dokumentu. Listy mogą również pełnić dla przedsiębiorstwa funkcję łatwo dostępnego katalogu z podstawowymi informacjami o produktach i usługach, albo książki teleadresowej z danymi kontrahentów.

Zestawienia dostępne są po kliknięciu na odpowiednią zakładkę w górnym menu („Kontrahenci” lub „Produkty”). Po ich rozwinięciu dostępne są dwie akcje. Pierwszą jest przeglądanie listy (button „Lista”), a drugą dodawanie nowej pozycji („Dodaj”). Informacje o nowym kontrahencie lub produkcie wprowadzane są za pomocą formularza, w którym należy wypełnić wymagane pola. Dla kontrahenta są to: jego nazwa oraz adres, dodatkowo można wprowadzić dane identyfikacyjne (NIP i REGON) oraz dane kontaktowe (numer telefonu i faksu, e-mail, adres WWW). W przypadku produktu lub usługi oprócz nazwy należy wprowadzić cenę, można również określić numer PKWiU oraz przypisać jednostkę oraz stawkę VAT. Po wyborze przycisku „Zapisz” użytkownikowi wyświetli się zaktualizowane zestawienie. Klikając na nazwy wybranych kolumn tworzących tabelę, można sortować pozycję wg wskazanego kryterium (np. numeru PKWiU lub ceny usług). Przeglądając listę można w każdej chwili edytować znajdujące się w niej pozycje, wystarczy jedynie wybrać ich nazwy, a wyświetlony zostanie panel, w którym można dokonać zmian.

Znalezienie na liście poszukiwanej pozycji ułatwia wyszukiwarka, która znajduje się powyżej zestawień. Umożliwiają one wyszukanie kontrahenta na podstawie: nazwy, adresu lub numerów NIP i REGON, a produktu ze względu na: nazwę, numer PKWiU lub cenę.

Krok czwarty - fakturowanie


Podstawową funkcją aplikacji Active.invoice jest możliwość wystawiania faktur. Nowy dokument tworzy się za pomocą opcji „Wystaw” w menu „Faktury”. W otwartym oknie należy określić rodzaj faktury, a automatycznie zostanie jej przypisany numer, zgodnie z ustalonym formatem. Przedsiębiorstwo może również określić szczegóły dokumentu, czyli: datę wystawienia, datę sprzedaży, rodzaj i termin płatności, jej status (opłacona /nieopłacona) oraz informację czy została ona wysłana, czy też nie.

Jeżeli dane nabywcy znajdują się już na liście kontrahentów można je wkleić po kliknięciu przycisku „Wybierz z listy”. Natomiast, gdy odbiorca faktury jest nowym kontrahentem istnieje możliwość automatycznego dodania go do listy, wystarczy tylko zaznaczyć opcję „Utwórz nowego kontrahenta”

Kolejnym etapem jest określenie produktów i usług, za które wystawiana jest faktura. Również je można dodać z istniejącej listy. W tym celu należy wybrać przycisk „Dodaj pozycję”, a następnie klikając symbol „+” wskazać produkt z listy. Obok każdej pozycji można zmienić m.in.: jej ilość, cenę oraz wartość podatku VAT. Poniżej znajduje się podsumowanie. Gdy faktura została wypełniona można kliknąć przycisk „Wystaw”.

Sporządzone dokumenty dodawane są do listy faktur, aby uzyskać do niej dostęp wystarczy w menu „Faktury” wybrać przycisk „Lista”. Umożliwia ona śledzenie na bieżąco informacji o każdej fakturze. Klikając na znaczniki znajdujące się w kolumnach „Opłacona” i „Wysłana” można zmienić jej aktualny status. Z tego poziomu można również drukować faktury w postaci oryginałów, kopii i duplikatów - buttony, które to umożliwiają znajdują się w ostatniej kolumnie tabeli. Po kliknięciu w numer faktury użytkownik ma również możliwość edycji dokumentu.


W przypadku, gdy zaistnieje konieczność skorygowania dokumentu, można to zrobić bez żadnych trudności. W oknie wystawiania faktury należy wybrać pozycję „Korygująca”. Ponad panelem edycji pojawi się przycisk „Wybierz fakturę do korekty”, po kliknięciu którego należy wskazać poprawiany dokument. Wystawiając fakturę korygującą, można zawrzeć w dokumencie informację o rodzaju korekty (zmniejszająca lub zwiększająca) oraz dodać opis dokonanych zmian.

Krok piąty - raportowanie


Użytkownik może na bieżąco śledzić raporty dotyczące wystawianych faktur. Po otwarciu zakładki „Raporty” otrzymuje on dostęp do miesięcznych zestawień. Aby przejść do określonego okresu wystarczy z rozwijanej listy wybrać interesujący miesiąc oraz rok i zatwierdzić je przyciskiem „Pokaż”. Wyświetlona zostanie lista wszystkich faktur, wystawionych w danym czasie. Zawarte w niej informacje obejmują: numer faktury, nazwę nabywcy, kwotę netto, wartość podatku VAT, kwotę brutto oraz datę wystawienia.

Poniżej listy dostępnej jest podsumowanie, z którego można dowiedzieć się, jaka jest suma kwot netto i brutto oraz VAT widniejących na fakturach w danym miesiącu. W ramach podsumowania wyświetlana jest również orientacyjna wartość podatku dochodowego. Jest on wyliczany na podstawie domyślnej stopy procentowej.

Active.invoice wyposażony jest w liczne funkcje, które wspomagają zarządzanie firmą. Jego przemyślany interfejs i zastosowane rozwiązania, mają ułatwić posługiwanie się aplikacją wszystkim użytkownikom. Jego zastosowanie można polecić tym przedsiębiorcom, którzy szukają narzędzia profesjonalnego, a jednocześnie przyjaznego w użyciu i z którego można korzystać, w każdej chwili bez potrzeby zgłębiania obszernych instrukcji.


Natalia Niebielska
Kierownik Sekcji Public Relations w NetArt

Źródło: Informacja prasowa

Newsletter Bankier.pl

Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Jeszcze nikt nie skomentował tego artykułu - Twój komentarz może być pierwszy.

Nowy komentarz

Anuluj
Polecane
Najnowsze
Popularne