Gdy firma chce się rozwijać, musi w pewnym momencie zainwestować w fachowy system informatyczny. Dzięki temu jest w stanie precyzyjnie zarządzać zamówieniami i klientami, a przez to również przychodami i zyskami. Wielu właścicieli i menedżerów firm obawia się jednak tego kroku.
Nie znają się oni bowiem na informatyce na tyle, by zrozumieć przebieg procesu wyboru, zakupu, wdrożenia i użytkowania oraz uniknąć podstawowych błędów w realizacji tego procesu. Ponadto boją się wpływu zmiany systemu na bieżącą działalność firmy.
Studia przypadku, czy to zamieszczane w mediach, czy to dostępne w fachowych książkach, pokazują jak różne firmy stawały przed tymi wyzwaniami i jak sobie z nimi radziły. Uczenie się na błędach i sukcesach innych jest nauką bardzo skuteczną, a jednocześnie tanią.
Poniższe studium pochodzi z wdrożenia systemu w firmie RAW-POL export-import Spółka Jawna. Jest to ogólnopolski dystrybutor środków ochrony osobistej (odzież robocza). W 2004 roku kierownictwo firmy podjęło decyzję o wymianie dotychczasowego oprogramowania. Było to oprogramowanie „półkowe”, ale mimo wielu przeróbek i „nakładek” utrudniało bieżącą pracę i blokowało rozwój firmy. Celem właściciela był zakup rozwiązania ściśle dopasowanego do specyfiki i potrzeb firmy - była to aplikacja SENTE eSystem. To nowoczesny system klasy ERP/MRPII, który wspomaga zarządzanie logistyką, finansami i księgowością, personelem, relacjami z klientem (CRM), produkcją, magazynem wysokiego składu (WMS), controllingiem i business intelligence, obiegiem dokumentów i workflow oraz e-commerce.
Trudności w trakcie wdrożenia
Zasadniczą trudnością w trakcie wdrożenia oprogramowaniu SENTE eSystem była jego skala i jego innowacyjność. Większość rozwiązań i funkcji oprogramowania była projektowana na specjalne zamówienie klienta. Co więcej, były to wymagania organizacji nie tu i teraz, ale przyszłościowej, która widzi potrzebę zmiany i chce się stale dynamicznie rozwijać. Stąd powstał projekt zmian organizacji pracy w firmie.
Dlatego też istniało podwójne ryzyko: błędnego zdefiniowania oraz rozpoznania przyszłych potrzeb. Dlatego w projekt wdrożenia zaangażowane były osoby o bardzo bogatym doświadczeniu, zarówno w dziedzinie organizacji, jak i projektowania aplikacji. Wszystko po to, by uniknąć błędów zasadniczych, które potencjalnie mogłyby uniemożliwić eksploatację oprogramowania już po jego uruchomieniu.
Ryzyka w rozwoju projektu wdrożeniowego i sposoby ich eliminowania
Podczas realizacji tak rozległego projektu wdrożeniowego, rozciągniętego w czasie (wdrożenie w różnych obszarach trwa od 2004 roku niemal bez przerwy), zasadniczym ryzykiem są kolejne, nowe wymagania klienta w trakcie realizacji prac wdrożeniowych. Dlatego wraz z pojawianiem się nowych koncepcji na rozbudowę systemu, konsultanci ze strony dostawcy dzielą je na etapy i grupy funkcjonalne tak by czas przygotowania i uruchomienia danego rozwiązania nie był zbyt długi. Tym samym unikają niebezpieczeństwa dostarczenia rozwiązania informatycznego, nieodpowiadającego rzeczywistym potrzebom biznesowym firmy.
Równie ważną kwestią jest taki przydział zadań poszczególnym członkom zespołu wdrożeniowego, aby możliwa była realizacja najpierw tych pilniejszych, bez równoczesnego wpływu na terminową realizację zadań rozciągniętych w czasie.
Czynniki decydujące o powodzeniu wdrożenia
W całym procesie wdrożenia najważniejszym czynnikiem, który przesądził o jego powodzeniu byli ludzie - członkowie obu zespołów wdrożeniowych. Obie strony zarówno po stronie dostawcy systemu, jaki inwestora, musiały się wykazać cierpliwością i umiejętnością zrozumienia potrzeb drugiej strony, oraz celu biznesowego, jaki miał być osiągnięty za pośrednictwem projektu.
Ze strony wykonawcy projekt został zrealizowany, dzięki uniwersalnym kompetencjom konsultantów, którzy zanalizowali problemy pod kątem merytorycznym, projektowym i technicznym, by w efekcie zaprogramować i wdrożyć odpowiednie dla tej firmy rozwiązanie informatyczne.
Korzyści z wdrożenia i ich znaczenie dla rozwoju przedsiębiorstwa
Główną korzyścią z wdrożenia systemu zintegrowanego jest zautomatyzowanie większości procedur operacyjnych zachodzących w przedsiębiorstwie w taki sposób, że zwiększenie obrotów ponad trzykrotne nie spowodowało konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników. A ponadto, zwrot kosztów z każdego kolejnego projektu liczony jest w miesiącach, a nie latach.
Dzięki przyjętym rozwiązaniom kierownictwo firmy może koncentrować się na ciągłym doskonaleniu prowadzonej działalności, a nie na działaniach operacyjnych. Wszelkie zmiany w organizacji, nowe pomysły na pracę firmy najpierw znajdują swoje odzwierciedlenie w systemie informatycznym, który następnie odpowiednio wspomaga i steruje pracą operatorów. To w znacznym stopniu zwiększa odporność organizacji na czynnik ludzki, który może być zawodny. Mowa tu np. o sytuacji, kiedy zmiana kierownika magazynu może powodować wstrzymanie jego pracy. W opisanej wyżej sytuacji, kiedy magazynem zarządza oprogramowanie, takie niebezpieczeństw wyeliminowane jest praktycznie do zera.
Korzyści ekonomiczne
Główne korzyści ekonomiczne dla przedsiębiorstwa, wynikające z implementacji systemu klasy ERP, to oszczędność czasu i środków związanych z bieżącym działaniem wspomnianego przedsiębiorstwa. Mimo że jego obroty w ciągu ostatnich czterech lat wzrosły trzykrotnie, w tym liczba realizowanych transakcji handlowych, to liczba pracowników nie zmieniała się. Czas realizacji zamówień klientów skrócił się do niespełna dwudziestu czterech godzin, a liczba pomyłek przy dystrybucji towarów spadła do wielkości promilowych.
Mimo kilkukrotnego rozszerzenia przez firmę asortymentu, wszystkie realizowane przez nią działania wykorzystują tę samą powierzchnią magazynową - nie ma konieczności inwestowania kolejnych środków w budowę lub wynajem nowych powierzchni magazynowych.
W wartościach ekonomicznych, koszt utrzymania i rozwoju oprogramowania w stosunku do zysku firmy spadł kilkukrotnie, mimo zwiększenia tych nakładów w wartościach bezwzględnych. Średni czas zwrotu z nowych rozwiązań w implementowanym oprogramowaniu wynosi od jednego do kilku miesięcy. Dzięki zwiększaniu wartości obrotów, każda kolejna inwestycja ma krótszy czas zwrotu z inwestycji, a niektóre rozwiązania zwracają się nawet w przeciągu kilkunastu transakcji.
Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku
Dzięki przyjętej strategii rozwoju i wzrostu konkurencyjności poprzez automatyzowanie procesów, przy silnym wsparciu i sterowaniu przez system informatyczny, firma poprawiła znacznie większość parametrów, w kontekście których jest postrzegana przez rynek. Dla przykładu, czas realizacji zamówienia klienta spadł z siedmiu dni do dwudziestu czterech godzin. Zamówienia są realizowane niemalże w stu procentach, a liczba reklamacji ilościowych (błędy w wysyłce) osiągnęła poziomy incydentalne. To wszystko sprawia, że firma jest aktualnie postrzegana jako lider w swojej branży zarówno pod względem cenowym, jak i jakości obsługi klienta.
Więcej opisów wdrożeń różnego typu systemów ERP w różnych firmach, wskazówek i dobrych praktyk znajdziesz w książce „Zintegrowane systemy informatyczne” Jerzego Kisielnickiego, Małgorzaty Pańkowskiej, Henryka Sroki (redaktorzy naukowi) (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2012). Wykorzystanie za wiedzą Wydawcy. Książka jest dostępna w e-księgarni www.ksiegarnia.pwn.pl.
Tekst dla Wydawnictwa Naukowego PWN przygotował Mariusz Ludwiński.
