Sprawdzenie projektu pod względem prawidłowości jego realizacji dokonywane jest przez zespół kontrolujący wydelegowany przez odpowiedni RIF (Regionalną Instytucję Finansującą). Najpóźniej na 5 dni przed planowaną wizytą beneficjent powinien otrzymać pismo informujące o przedmiotowej kontroli ze wskazaniem jej terminu oraz osób, które będą jej dokonywały. Firma ma prawo odmówić uczestnictwa w kontroli w wyznaczonym przez RIF terminie i poprosić o jej przełożenie. Prośba musi być przy tym odpowiednio uzasadniona, np.: z uwagi na okres urlopowy i absencję osób kompetentnych do udzielania odpowiedzi. Kontrola rozpoczyna się wręczeniem upoważnienia do jej przeprowadzania, które beneficjent musi podpisać. Przygotuj oryginały dokumentów
Jednym z głównych celów kontroli jest sprawdzenie czy w siedzibie beneficjenta znajdują się oryginały dokumentów przedkładanych jako załączniki do wniosków o płatność (w wersji kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem). Wymogi RIF nakładają bowiem na beneficjenta obowiązek załączania do wniosku o płatność kopii: faktur, umów z kontrahentami, wykonawcami usług, protokołów zdawczo-odbiorczych, dokumentów OT, powstałych raportów, analiz eksperckich (w wersji elektronicznej) i innych. Zespół kontrolujący zweryfikuje również czy na rewersie faktur znajdują się wymagane opisy, czy też może przedłożone wcześniej kopie faktur zostały w odpowiedni sposób przygotowane wyłącznie na potrzeby złożenia wniosku o płatność. Podobnie sprawdzone zostaną umowy z kontrahentami i wykonawcami usług. Osoby dokonujące kontroli upewnią się czy kopie złożone do RIF jako załączniki do wniosku o płatność to faktycznie kopie oryginału znajdującego się w siedzibie beneficjenta.
Udowodnij brak powiązań
Wizyta kontrolna obejmuje także sprawdzenie przeprowadzonej przez beneficjenta procedury wyboru ofert. Z reguły dofinansowywane przedsiębiorstwa nie są zobligowane do załączania do wniosku o płatność dokumentów potwierdzających przeprowadzenie procedury wyboru oferty. Zdarza się jednak, że niektóre RIF-y nakładają na beneficjenta obowiązek stałego informowania o tym, w jaki sposób dokonał wyboru kontrahenta, np.: Zachodniopomorska Agencja Rozwoju Regionalnego przy każdym wniosku o płatność pośrednią wzywa beneficjenta do złożenia odpowiednich dokumentów.
Dodatkowym elementem podlegającym weryfikacji jest sprawdzenie powiązań osobowych i kapitałowych pomiędzy beneficjentem, a wybranymi do współpracy kontrahentami. Na moment składania wniosków o płatność przedsiębiorca oświadcza tylko, iż nie zachodziły żadne powiązania przy wyborze dostawców usług po dniu 05 stycznia 2011 roku lub w przypadku zakupów przed dniem 5 stycznia. W przypadku występowania takich zależności jest zobowiązany do poinformowania o przyczynach wyboru kontrahentów ze sobą powiązanych. Procedura wyboru ofert jest najważniejsza z punktu widzenia prawidłowość realizacji projektu, stąd podlega szczególnej uwadze urzędników w trakcie kontroli.
Odpowiednia ewidencja księgowa
Kolejnym obszarem, jaki zostanie sprawdzony podczas wizyty kontrolnej są dokumenty księgowe. Na etapie składania wniosków o płatność beneficjent załącza kopie faktur z opisem na odwrocie. Oprócz nich w trakcie kontroli sprawdza się m. in. politykę rachunkowości i zapisane w niej informacje o wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby realizowanego projektu, a także plan kont.
Sprawdź logotypy
 | Potrzebujesz więcej informacji związanych z unijnymi dotacjami? Chcesz rozwiać swoje wątpliwości? Skorzystaj z Fundusze UE dla Twojej firmy |
Promocja projektu to kolejny obszar działań dotowanej firmy, który podlega weryfikacji przed wypłatą ostatniej transzy środków z UE. Szczególną uwagę należy zwrócić na oznaczenia znajdujące się na materiałach reklamowych. Ponadto, sprawdzone zostanie oznakowane środków trwałych tabliczkami informacyjnymi. Obowiązkowo należy zamieścić na stronie internetowej beneficjenta odpowiednią informację o zrealizowanym przez niego projekcie współfinansowanym przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Również w siedzibie dotowanego przedsiębiorstwa powinna znaleźć się tablica, która będzie o tym informowała.
Z reguły wszystkie wymienione wyżej formy promocji są zrealizowane przez beneficjentów i sprawdzone przez RIF-y na etapie weryfikacji wniosku o płatność. Niekiedy w momencie kontroli projektu okazuje się, że wystąpiły pewne uchybienia, np.: w materiałach promocyjnych zabrakło haseł wymaganych i zapisanych w umowie o dofinansowanie. W takiej sytuacji w protokole pokontrolnym zostaje zawarta informacja, iż działania promocyjne zostały zrealizowane, ale nieprawidłowo. Efektem może być pomniejszenie wypłaty ostatniej transzy dofinansowania o określoną kwotę lub procent.
Protokół to nie wyrok
Po zakończeniu kontroli projektu sporządzany jest protokół, który zawiera m.in. uwagi o nieprawidłowościach, jakie wystąpiły w trakcie jego realizacji. W sytuacji wykrycia pewnych nieścisłości pomiędzy zapisami zawartymi w dokumentacji aplikacyjnej a stanem faktycznym beneficjent otrzyma wytyczne dotyczące stosownych poprawek w informacji pokontrolnej. Zostaje ona sporządzona w terminie 21 dni od momentu kontroli i wysłana do beneficjenta. W przypadku braku zastrzeżeń beneficjent podpisuje ją i odsyła do RIF w terminie 14 dni. Jeżeli jednak nie zgadza się z zapisami informacji pokontrolnej, wówczas konieczne jest przedstawienie uzasadnienia odmowy podpisania dokumentu oraz odesłanie jednego jego niepodpisanego egzemplarza.
Kontrola projektów z działania 8.1 lub 8.2 trwa z reguły 1 dzień. W sytuacji gdy w trakcie jej trwania beneficjent udostępni wszystkie wymagane dokumenty i będzie obecna osoba upoważniona do udzielania informacji na temat zrealizowanego projektu nie powinny wystąpić żadne utrudnienia. Wówczas informacje i zalecenia pokontrolne będą miały wyłącznie charakter systematyzujący dokumenty.
Nie taki kontroler straszny...
Kontrola projektu kojarzy się z reguły negatywnie. Beneficjenci często wyobrażają sobie, że jest to metoda na wykrycie nieścisłości w trakcie realizacji projektu. Takie myślenie to duży błąd. Na wizycie kontrolnej beneficjent przede wszystkim ma szansę zaprezentowania urzeczywistnionego pomysłu przed specjalistami IT, którzy również są obecni na kontroli. Prezentujemy krok po kroku sposób i funkcjonalność e-usługi, informując o jej zaletach i innowacyjnych rozwiązaniach.
Kontrola przeprowadzana przez RIF jest też niezwykle przydatna dla beneficjenta. Należy ją traktować jako pomoc w usystematyzowaniu wszystkim dokumentów projektowych i przygotowanie do ewentualnej kontroli przez inne instytucje. Celem kontrolujących jest wyłącznie potwierdzenie, że projekt został zrealizowany prawidłowo, a załączane do wniosku o płatność dokumenty faktycznie istnieją, a nie zostały stworzone na potrzeby chwili. Ponadto, należy pamiętać, że w trakcie okresu trwałości projektu, czyli przez 3 lata od momentu zakończenia jego realizacji, może on być kontrolowany przez różne instytucje do tego upoważnione. Sprawdzenie projektu bezpośrednio po zakończeniu gwarantuje więc spokój beneficjenta przed ewentualnymi wizytami kolejnych inspektorów.
Maria Chmiel, specjalista ds. funduszy UE, ECDF
Zobacz też:
» Duże firmy bez unijnych dotacji?
» Zbliża się drogowe spowolnienie
» Promocja projektu współfinansowanego ze środków UE
» Duże firmy bez unijnych dotacji?
» Zbliża się drogowe spowolnienie
» Promocja projektu współfinansowanego ze środków UE
Źródło:
