Obowiązki beneficjenta w zakresie promocji regulują poszczególne wytyczne, dokumenty i akty prawne. W pierwszej kolejności należy wspomnieć o umowie o dofinansowanie, która w odpowiednim paragrafie szczegółowo je opisuje. Ze względu na znaczenie właściwego promowania projektów unijnych kwestie odnoszące się do promocji zostały ujęte w osobnym paragrafie umowy o dofinansowanie. Umowa wskazuje także na artykuł 8 i 9 Rozporządzenia Komisji UE 1828/2006 z 6 grudnia 2006 roku uszczegółowiający obowiązki beneficjentów w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych skierowanych do opinii publicznej.
Z Przewodnikiem, ale z głową
 | Potrzebujesz więcej informacji związanych z unijnymi dotacjami? Chcesz rozwiać swoje wątpliwości? Skorzystaj z Fundusze UE dla Twojej firmy |
Dla Beneficjentów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka równie ważny jak umowa o dofinansowanie i w/w Rozporządzenie jest Przewodnik w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 dla Beneficjentów i Instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu. W Przewodniku szczegółowo opisano działania promocyjne podejmowane przez beneficjentów, podano również wzory i przykłady oznaczenia produktów projektu ,tablicy informacyjnej czy strony internetowej e-usługi. Jednakże częstym błędem popełnianym przez beneficjentów jest stosowanie wzorów podanych w Przewodniku bez porównania ich z zapisami umowy o dofinansowanie. Należy także pamiętać, że w przedstawionych przykładach/wzorach nie zamieszczono hasła promocyjnego, które jest niezbędne przy prawidłowej promocji projektu. Niezastosowanie wszystkich wymaganych logotypów i haseł może skutkować uznaniem wydatków na działania promocyjne za niekwalifikowane. Na stronie internetowej Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości znajdują się logotypy i dokumenty, dzięki którym beneficjent będzie mógł właściwe informować społeczeństwo o wsparciu projektu ze środków Unii Europejskiej.
Pamiętaj o logo
Informacja o tym, że projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego musi być widoczna i czytelna oraz umieszczona na tzw. produkcie projektu, np. serwerze, komputerze, na którym zainstalowano oprogramowanie, ulotce itp. Osoby realizujące projekt powinny pamiętać, że odpowiednie logotypy muszą znaleźć się również na dokumentacji wykorzystywanej w ramach projektu, tj. korespondencji, umowach o pracę, zlecenie i dzieło itp.
Nie wolno zapomnieć, że narzędzie promocji stanowi także strona internetowa beneficjenta. Na stronie głównej firmy powinien znaleźć się odsyłacz do podstrony/zakładki zawierającej informacje o projekcie w postaci linku lub logo, po kliknięciu którego użytkownik zostanie przekierowany w odpowiednie miejsce na portalu. Link do informacji o projekcie powinien być dostępny i zauważalny dla internauty odwiedzającego stronę. Jednym z ważniejszych elementów, które powinny być dostępne na stronie są dane kontaktowe do osoby kompetentnej, która może udzielić informacji nt. realizowanego projektu. Na www mogą znaleźć się również odsyłacze do oficjalnych stron Unii Europejskiej, Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka oraz stron Instytucji Zarządzających.
Z obowiązkami związanymi z promocją projektu łączy się również przekazywanie ważnych informacji o samym projekcie. Istotnym obowiązkiem beneficjenta POIG Działania 8.1 Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej jest zamieszczenie w ciągu 5 dni od podpisania umowy o dofinansowanie informacji o współfinansowanym projekcie na portalu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości „Wspieramy e-biznes” www.web.gov.pl. Należy również pamiętać, aby na bieżąco aktualizować informacje zawarte na portalu.
Istotnym problemem, na który napotykają beneficjenci Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Działanie 8.1 Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej, jest zmiana nazwy portalu w trakcie realizacji projektu. Podczas składania dokumentacji aplikacyjnej określa się nazwę portalu, przez który e-usługa ma być świadczona. Zazwyczaj nazwa portalu zawarta jest w tytule projektu. Tymczasem w trakcie realizacji projektu może wyniknąć konieczność zmiany nazwy portalu (np. w wyniku przeprowadzonych badań rynkowych). W takim przypadku, by móc zacząć posługiwać się nową nazwą, beneficjent zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie Instytucji Zarządzającej II stopnia. Zgłoszenie takiej zmiany nie będzie jednak miało wpływu na zmianę tytułu projektu.
Uwaga na zmiany
Beneficjenci projektów unijnych, szczególnie realizowanych z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Działanie 8.1 Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej, powinni pamiętać o zmieniających się wytycznych w kwestii promocji. Dlatego niezmiernie ważna jest częsta weryfikacja wytycznych w tym względzie, tak by brak aktualizacji informacji dotyczących promocji projektów ze strony beneficjenta, nie skutkował uznaniem wydatków na działania promocyjne za wydatki niekwalifikowane. Kluczowe informacje w tym zakresie można znaleźć na stronach: http://poig.parp.gov.pl/index/index/1125, http://www.poig.gov.pl/ZPFE/Strony/Zasady.aspx oraz www.web.gov.pl.
Małgorzata Filar, specjalista ds. funduszy UE, ECDF
» Przejrzysta procedura wyboru a kwalifikowalność wydatków w projekcie
» Zobacz, co opóźni ci wypłatę unijnej dotacji
» Efektywność projektu niejedno ma imię
