Wg badań średnio każdy pracownik traci 6 minut/godzinę na szukanie, archiwizowanie dokumentu, co w skali rocznej daje olbrzymie straty. Stanowi to 10 % czasu.
Na rynku istnieje duża liczba rozwiązań do zarządzania dokumentami, archiwizowania i obiegu dokumentów. Przy ocenie produktu znaczną rolę odgrywają takie czynniki jak: cena, wydajność, opłacalność, funkcjonalność, intuicyjność. Dużo ważniejsze jest jednak dopasowanie do specyficznych wymagań przedsiębiorstwa. Ta wiedza odzwierciedla się w gamie produktów ELO, które właśnie wchodzą na nasz rynek. Aplikacja daje oszczędność co najmniej 10% czasu każdego pracownika, zapewnia szybki dostęp do informacji, jest prosta w instalacji i obsłudze, gwarantuje porządek na dysku i redukuje koszty.
ELOoffice daje możliwość kontroli nad dokumentami, które przychodzą do firmy w formie papierowej lub elektronicznej. Dokumenty mogą być składowane w odrębnych archiwach, na przykład dokumenty firmy w archiwum sieciowym, a dokumenty osobiste w lokalnym archiwum na stacji roboczej. ELOoffice udostępnia wydajne funkcje wyszukiwania, umożliwiające szybkie wyszukanie interesujących użytkownika dokumentów, również w przypadku przechowywania dużych ilości danych. ELOoffice obsługuje standardowe pakiety oprogramowania: Microsoft Office, Star Office i OpenOffice. Z poziomu aplikacji tych pakietów możliwa jest bezproblemowa archiwizacja dokumentów i administrowanie nimi. Wszelkie zmiany wprowadzone na dokumencie tj. dopisywanie treści są zarchiwizowane. Nie ma wątpliwości kto dodał dane słowo do umowy czy listu. Archiwum, stworzone jest na wzór pomieszczeń, szaf i segregatorów, do przeglądania których wystarczy kliknięcie myszy.
Wdrożenie ELOoffice nie wymaga dodatkowego szkolenia z aplikacji. W każdej chwili można przejść na wersję wyższą ELOprofessional w sytuacji gdy firma szybko się rozwija i ilość użytkowników rośnie. Niektóre nawet duże firmy decydują się na wdrożenie ELOoffice w celu stworzenia elektronicznego archiwum, po to aby później przejść na ELOprofessional. Cena 1 stanowiska ELOoffice wynosi 1340 PLN. Producentem jest niemiecka firma ELO Digital Office, która zajmuje się tworzeniem systemów zarządzania i archiwizacji dokumentów od 1996 r. Dystrybutorem na polskim rynku jest firma AutoID Polska.
Źródło: Katarzyna Tomczak
OmniPro
