Nadpłata składki zdrowotnej nie wróci automatycznie na konto przedsiębiorcy. Aby odzyskać pieniądze z ZUS, trzeba wykonać jeszcze jeden krok i zmieścić się w terminie. W przeciwnym razie środki zostaną rozliczone inaczej, niż wielu płatników może się spodziewać.
Po rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej przedsiębiorcom został jeszcze jeden ważny obowiązek. Jeśli z rozliczenia wyszła nadpłata i mają ją odzyskać na rachunek bankowy, muszą najpóźniej do 1 czerwca 2026 r. zatwierdzić wniosek RZS-R w systemie eZUS. Samo wykazanie nadpłaty w rozliczeniu rocznym nie wystarczy, by ZUS zwrócił pieniądze. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 r. należało złożyć do 20 maja 2026 r. To jednak nie zamyka całej procedury. Jak wyjaśnia Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt, przedsiębiorcy, u których pojawiła się nadpłata, muszą wykonać jeszcze jeden krok.
Wniosek do ZUS o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej
Jeśli z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej wynika nadpłata, a płatnik nie ma zaległości wobec ZUS, system ZUS automatycznie tworzy wniosek o zwrot na formularzu RZS-R. Wniosek udostępniany jest na profilu płatnika na platformie eZUS - co do zasady następnego dnia roboczego po złożeniu rozliczenia rocznego. Przedsiębiorca powinien wniosek zweryfikować, wskazać numer rachunku bankowego, podpisać i odesłać – wyjaśnia Piotr Juszczyk.
Zgodnie z przepisami, termin na wykonanie tych czynności upływa 1 czerwca 2026 r. Następnie ZUS akceptuje wniosek i wykonuje przelew. Jak podkreśla doradca podatkowy, z dotychczasowych doświadczeń wynika, że zwroty na konta przedsiębiorców idą sprawnie, ustawowy termin na wypłatę nadpłaty mija 3 sierpnia 2026 r., ale w praktyce środki pojawiają się znacznie wcześniej.
ReklamaZobacz także
Brak wniosku zmienia sposób rozliczenia
Brak zatwierdzenia wniosku w terminie nie oznacza utraty pieniędzy. Nadpłata nie przepada, ale nie zostanie wypłacona na rachunek bankowy. ZUS rozliczy ją na koncie płatnika do końca roku, zaliczając ją na poczet bieżących lub przyszłych składek. Dla części przedsiębiorców takie rozwiązanie może być mniej korzystne niż otrzymanie środków bezpośrednio na konto.
– Jeśli z rozliczenia wynika nadpłata, warto pilnować terminu 1 czerwca i nie zostawiać zatwierdzenia wniosku na ostatnią chwilę - zwłaszcza, że profil eZUS w końcowych dniach terminu może być mocno obciążony – podkreśla Juszczyk.
Błąd w danych może wydłużyć zwrot
Zdaniem rozmówcy, w praktyce problemem nie zawsze jest sam formularz, lecz dane techniczne. ZUS zwraca uwagę, że przed wysłaniem wniosku warto sprawdzić numer rachunku bankowego. Błędne dane mogą wydłużyć procedurę i wymagać dodatkowego kontaktu z Zakładem.
Jak zaznacza ekspert, przedsiębiorca nie wpisuje numeru konta ręcznie. We wniosku można wybrać wyłącznie rachunek, który znajduje się już w bazie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Warto zweryfikować, czy konto, na które ma trafić zwrot, jest aktywne i poprawnie wpisane w systemie – wskazuje Piotr Juszczyk.
Czasem procedura dotyczy 1 grosza
Choć mechanizm zwrotu ma chronić interes przedsiębiorcy, w praktyce zdarzają się sytuacje, gdy formalności są niewspółmierne do kwoty nadpłaty.
– Niedawno spotkałem się z przypadkiem, w którym cały proces - złożenie deklaracji, przygotowanie wniosku przez ZUS, zatwierdzenie przez przedsiębiorcę, akceptacja przez ZUS i wreszcie przelew - został przeprowadzony po to, by zwrócić nadpłatę w wysokości… 1 grosza – mówi ekspert inFakt.
Przeczytaj także
Jego zdaniem to pokazuje, że obecny model rocznego rozliczenia składki zdrowotnej generuje dodatkową pracę administracyjną po obu stronach, niezależnie od wysokości kwoty.
Ekspert: przedsiębiorca musi pamiętać o kolejnym terminie
Piotr Juszczyk ocenia, że po kilku latach funkcjonowania rocznego rozliczenia największym problemem nie są już same wyliczenia, lecz kumulujące się obowiązki formalne.
– W mojej ocenie skoro składka zdrowotna stała się de facto quasi-podatkiem, to docelowo warto rozważyć jej „zaszycie” w podatku dochodowym. Pozwoliłoby to przy okazji rozwiązać problem osobnego wniosku o zwrot - na wzór PIT, gdzie nadpłata wynikająca z zeznania rocznego trafia do podatnika automatycznie, bez konieczności składania dodatkowego dokumentu. Dziś przedsiębiorca, który chce odzyskać własne pieniądze, musi pamiętać o jeszcze jednym terminie i wykonać kolejną czynność w systemie. To rozwiązanie warte odświeżenia – wskazuje.
