Przed przedsiębiorcami jak zwykle pracowita jesień pełna formalności. W tym roku szczególną uwagę powinni zwrócić na trzy sprawy: e-Doręczenia, wakacje składkowe oraz dostosowanie kodów działalności do PKD 2025. Każda z nich jest obwarowana nieprzekraczalnymi terminami. O jakich datach muszą pamiętać właściciele firm?
Jesienią przedsiębiorcom zwykle przybywa obowiązków. W gąszczu różnych powinności nie mogą zapomnieć o trzech urzędowych sprawach ściśle związanych z już wyznaczonymi terminami.
E-Doręczenia: czas tylko do 30 września
Pierwszy obowiązek łączy się z datą, która mija już za kilka dni. 30 września – do tego dnia właściciele firm wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) przed 1 stycznia 2025 roku muszą uzyskać adres do e-Doręczeń i aktywować związaną z tym skrzynkę.
ReklamaZobacz także
Tu warto wyjaśnić, że przedsiębiorcy, którzy zostali wpisani do CEIDG po wspomnianej dacie, zostali już objęci tym obowiązkiem. Natomiast przedsiębiorców prowadzących firmy co najmniej od 2024 roku obowiązuje okres przejściowy, który już za kilka dni się skończy. Od 1 października każdy właściciel firmy powinien mieć aktywny adres do e-Doręczeń.
Trzeba wypracować nowy nawyk
E-Doręczenia są elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki nim urzędy i inne instytucje mogą przesyłać korespondencję na specjalny adres elektroniczny przedsiębiorcy. Dostarczenie wiadomości ma takie same skutki prawne, jak doręczenie tradycyjnego listu.
To rozwiązanie wygodne, ale wymagające wypracowania nowego nawyku. W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie sprawdzi wiadomości, po upływie terminu wynikającego z przepisów może ona zostać uznana za skutecznie doręczoną – i od tej daty mogą zacząć biec terminy na udzielenie odpowiedzi, złożenie wyjaśnień albo odwołanie się od decyzji.
– E-Doręczenia przenoszą część urzędowej korespondencji do środowiska cyfrowego. Ze względu na tzw. domniemanie doręczenia, przedsiębiorca powinien traktować tę skrzynkę tak samo poważnie jak tradycyjną pocztę firmową. Termin na odpowiedź lub odwołanie może zacząć biec, nawet jeśli przedsiębiorca nie odczyta wiadomości, dlatego warto od początku ustalić, kto i jak często będzie sprawdzał korespondencję – zwraca uwagę Paulina Chwil, księgowa, ekspert ds. ZUS i prawa pracy w spółce CashDirector.
Wyślij firmę na wakacje składkowe
Druga ważna sprawa: raz w roku przedsiębiorca może zdecydować się na wakacje składkowe. Polegają one na zwolnieniu z opłacania części własnych składek ZUS w wybranym miesiącu. Jeśli właściciel firmy w tym roku jeszcze tego nie zrobił, ma na to ostatnie miesiące.
Nie wolno zapomnieć o jednej z podstawowych zasad dotyczących tego zwolnienia: wniosek o wakacje składkowe należy złożyć w miesiącu poprzedzającym miesiąc objęty ulgą. A to oznacza, że jeśli chcemy skorzystać z wakacji np. w październiku, wniosek musimy złożyć jeszcze we wrześniu, natomiast ulga w grudniu łączy się z koniecznością aplikowania w listopadzie.
Wniosek najpóźniej do końca listopada
Wspomniany listopad jest więc ostatnim miesiącem, w którym można złożyć wniosek o wakacje składkowe za 2026 rok. W grudniu będzie na to za późno. Stosowny wniosek RWS można przesłać wyłącznie drogą online przez konto płatnika na platformie eZUS.
Warto doprecyzować, że wakacje składkowe obejmują zwolnienie własnych składek na ubezpieczenia społeczne, a także Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, jeżeli przedsiębiorca musi je opłacać. Natomiast ulga nie obejmuje składki zdrowotnej przedsiębiorcy, składek należnych za pracowników i inne osoby ubezpieczone oraz składek za osobę współpracującą.
Nie każdy przedsiębiorca może skorzystać z tego rozwiązania. Liczy się m.in. liczba osób zgłoszonych do ubezpieczeń, wysokość przychodów i dostępny limit pomocy de minimis. Znaczenie ma również to, czy właściciel firmy nie wykonuje na rzecz byłego pracodawcy takich samych czynności, jakie wcześniej wykonywał na etacie.
– W przypadku wakacji składkowych najłatwiej przeoczyć nie samą ulgę, ale sposób liczenia terminu. Wniosek trzeba złożyć miesiąc wcześniej, dlatego przedsiębiorca, który chce skorzystać ze zwolnienia za grudzień, powinien zrobić to najpóźniej w listopadzie. Złożenie dokumentu w grudniu nie pozwoli już wykorzystać ulgi za 2026 r. – podkreśla Paulina Chwil.
Weryfikacja kodów PKD: stare są ważne tylko do 31 grudnia
Trzecia ważna sprawa dotyczy dostosowania kodów działalności do klasyfikacji PKD 2025. Okres przejściowy na zrealizowanie tego obowiązku skończy się 31 grudnia 2026 r.
Obecnie, od 1 stycznia 2025 roku, obowiązuje nowa klasyfikacja kodów. Przedsiębiorstwa, które zaczęły działalność po tej dacie, mają już nowe kody. Te, które działały wcześniej, obecnie korzystają z okresu przejściowego. Od 1 stycznia wszyscy właściciele firm będą musieli posługiwać się nową klasyfikacją - PKD 2025.
Lepiej sprawdzić samodzielnie
Gdy okres przejściowy się skończy, stare kody mają być automatycznie przeklasyfikowane na podstawie urzędowych kluczy przejścia. Warto jednak zachować uważność i zadbać o samodzielną weryfikację, bo nie każdy stary kod ma jeden oczywisty odpowiednik w klasyfukacji PKD 2025. Niektóre kategorie zostały podzielone, inne połączono. Dlatego najlepiej sprawdzić to samemu. Powinni to zrobić zwłaszcza przedsiębiorcy, którzy w ciągu ostatnich lat rozszerzyli zakres usług lub zmienili model działalności.
W tym celu należy podjąć następujące kroki: zweryfikować, jaki kod widnieje jako przeważający, czy działalność faktycznie mieści się w jego opisie, jakie odpowiedniki przewiduje PKD 2025, czy dodatkowe kody są nadal potrzebne i czy we wpisie zostały uwzględnione nowe obszary działalności firmy.
