Zaczyna się od niezapłaconych faktur
Brak zapłaty za wystawione przez firmę faktury jest dla niej bardzo niekorzystny. W następnym miesiącu musi bowiem zapłacić podatek VAT do urzędu skarbowego (chyba że korzysta za nowego rozliczania VAT metodą kasową dostępnego dla małych firm), a po drugie - uiścić podatek dochodowy od przychodu, który zaksięgowała, ale faktycznie nie osiągnęła. Nie dość więc, że wspiera darmowym kredytem kupieckim działalność kontrahenta, to jeszcze musi sfinansować zapłatę własnych podatków, bywa że komercyjnym kredytem bankowym na wysoki procent.Stagnacja gospodarcza sprawiła, że w kłopoty wpadają nie tylko małe i średnie przedsiębiorstwa, ale również duże. Z badań GUS dotyczących koniunktury wynika, że większość podmiotów gospodarczych stwierdza nasilenie się kłopotów ze ściąganiem należności od kontrahentów i regulowaniem własnych zobowiązań.
Metodyczne sprawdzanie
Jedną z podstaw sukcesu firmy jest więc obecnie sprawne zarządzanie należnościami. Składa się na nie: sprawdzenie kontrahenta przed podpisaniem umowy i dostarczeniem towarów w kredycie kupieckim, monitorowanie zachowania klientów po dokonaniu transakcji i wystawieniu faktury oraz szybka reakcja i windykacja, gdy zapłaty w umówionym terminie brak. Informacje o kontrahencie można zdobyć samemu lub zlecić ich zebranie wyspecjalizowanej firmie: wywiadowni gospodarczej, agencji detektywistycznej, firmie handlującej długami lub biuru informacji gospodarczej.
Bezpieczeństwu obrotu gospodarczego służy Krajowy Rejestr Sądowy, w którym są dane o spółkach prawa handlowego, a od 1 stycznia 2004 r. mają być również o firmach prowadzonych przez osoby fizyczne. W KRS znajdziemy jednak tylko podstawowe informacje: kto jest właścicielem firmy, kto wchodzi w skład zarządu, jaki jest jej kapitał. W rejestrach sądowych można też dotrzeć do bilansów i rachunków wyników spółek prawa handlowego za poprzednie lata, ale nie wszystkie podmioty je składają, choć powinny, natomiast firmy osób fizycznych nie mają takiego obowiązku.
Można samemu zwrócić się do potencjalnego kontrahenta z prośbą o pokazanie bilansu i rachunku wyników za ostatni rok czy zeznań podatkowych czy danych składanych do urzędu statystycznego za ostatnie miesiące. Część firm obawia się jednak urazić potencjalnego odbiorcę tak otwartym sprawdzaniem jego wiarygodności. Można to zrozumieć. Warto jednak zwrócić uwagę, że banki udzielając kredytu zawsze dokładnie prześwietlają klientów, a strony transakcji nie widzą w tym nic złego.
Wywiadownie gospodarcze
Jeżeli firma uzna, że nie wypada bezpośrednio pytać klienta o jego sytuację finansową, może zlecić badanie jego kondycji i zachowania płatniczego wywiadowni gospodarczej.
Profesjonalne wywiadownie prowadzą tzw. biały wywiad, czyli gromadzą informacje ogólnie dostępne z rejestrów przedsiębiorców i dłużników, sądowych ogłoszeń upadłości i postanowień o postępowaniu układowym, z gazet, czasopism i Internetu. Mają też własne bazy danych z informacjami pozyskanymi wprost z podmiotów gospodarczych. Jeżeli w ich bazach danych nie ma informacji o firmie, której wiarygodność chce sprawdzić klient, wywiadownia zwraca się bezpośrednio do tej firmy, by podała podstawowe informacje o sobie, nie zawiadamiając jej jednak, kto jest nimi zainteresowany. Na Zachodzie przedsiębiorstwa bez oporów odpowiadają na takie zapytania wywiadowni, gdyż informacja o odmowie udzielenia odpowiedzi byłaby ostrzeżeniem dla ich potencjalnych partnerów gospodarczych. W Polsce bywa z tym różnie.
Biały wywiad można przeprowadzić samemu, ale zabierze to tyle czasu (w niektórych przypadkach trzeba będzie opłacić podróż do rejestru sądowego w odległym mieście), że taniej zapłacić za taką usługę wywiadowni, która w największych miastach ma swoich współpracowników wiedzących gdzie czego szukać. Zbieraniem informacji o potencjalnych kontrahentach zajmują się również agencje detektywistyczne, które potrafią ustalić nie tylko dane finansowe, ale również zebrać wieści i plotki o prywatnym życiu członków zarządu. W standardowym obrocie gospodarczym, przy sprawnym zarządzaniu wierzytelnościami, usługi detektywów nie są jednak potrzebne.
Wywiadownie dostarczają raporty o potencjalnych klientach. Określają w nich wiarygodność i zdolność kredytową. Na przykład ustalają, jakiej wartości kredytu kupieckiego można im udzielić bez zbytniego ryzyka. Przedsiębiorstwa, które poniosły straty z powodu nierzetelnych kontrahentów, przyznają często, że nie sprawdzały, komu wystawiają faktury. Później okazywało się, że firma była znana na rynku jako niewiarygodna. „Brak działań prewencyjnych, takich jak poznanie kondycji finansowej kontrahenta, świadczy, iż przedsiębiorcy wciąż uczą się na błędach. Często źle zarządzają należnościami, a windykacja bywa spóźniona. Gdyby nie to, wielu zatorów nie byłoby”, mówi Iwona Surdykowska, szefowa wywiadowni Infocredit.
Wieści z giełd długów
Informacji o nierzetelnych kontrahentach można też szukać w firmach handlujących długami, prowadzących również rejestry dłużników. Obecnie w Polsce działa kilkanaście giełd wierzytelności. Większość ma swoje strony internetowe, na których każdy może sprawdzić, czy interesująca go firma lub osoba nie zalega komuś z zapłatą.„Nasze informacje są na bieżąco uaktualniane bezpośrednio przez użytkowników”, mówi Krzysztof Sokołowski z firmy Kaczmarski Inkasso, która prowadzi Krajowy Rejestr Długów. „Sytuacja gospodarcza, a z nią kondycja finansowa firm zmienia się ostatnio szybko. Trendy wzrostowe załamały się i okazuje się, że wielkie, wydawałoby się solidne firmy są bankrutami. Dlatego warto monitorować dyscyplinę płatniczą wszystkich klientów. Informacje w naszym systemie są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Klienci zgłaszają wierzytelności bowiem zaraz po upłynięciu terminu zapłaty. Następnie dajemy dłużnikowi 21 dni na wywiązanie się z zobowiązania i ostrzegamy go, że jeżeli nie wywiąże się, informacja o tym zostanie upubliczniona. Zdecydowana większość dłużników płaci na tym etapie, bo nie chce, by ktoś dowiedział się, że zalega z płatnościami. Firmy, które po 21 dniach trafią do rejestru, starają się spłacić dług możliwie szybko. Jeżeli to uczynią, informacja o długu jest wycofywana z systemu”. Na podobnej zasadzie, jak KRD, działa „Sprawdzarka długów” w serwisie www.edługi.pl, prowadzonym przez firmę EBG Investments z Bydgoszczy. Za niewielką opłatą można dowiedzieć się, czy kontrahent nie zalega z płatnościami.
Krzysztof Matela, dyrektor EBG Investments radzi jednak, by sprawie zarządzania wierzytelnościami poświęcić więcej uwagi niż tylko sprawdzenie w rejestrze dłużników. „Przede wszystkim trzeba stworzyć w firmie nić porozumienia między działem sprzedaży a księgowością”, mówi Krzysztof Matela. „Chodzi bowiem nie tylko o to, by jak najwięcej sprzedawać, ale również, by otrzymywać pieniądze. Ciągły monitoring płatności jest niezbędny. Uwagę trzeba zwracać nie tyle na dotrzymywanie terminów, ile na zmianę zachowania kontrahentów. Są na przykład tacy klienci, którzy zawsze płacą po 45 dniach, niezależnie od tego, co mają napisane na fakturze. W ich przypadku reagować trzeba, gdy zapłacą później niż po 45 dniach. Przyjrzeć trzeba się również kontrahentowi, który zwykle co miesiąc kupował towary za 100 tys. zł, a zaczyna zamawiać coraz więcej i płacić coraz gorzej. Zachowanie odbiegające od reguły zawsze powinno być sygnałem do wzmożonej uwagi”. Ogólnopolski Rejestr Dłużników Handlowych prowadzi również firma KSV Information Services, która doświadczenia w tym zakresie zdobyła w Austrii. Głównym jej źródłem informacji o niesolidnych kontrahentach są podmioty sprzedające towary i usługi na warunkach kredytu kupieckiego. Firma stara się tworzyć branżowe grupy wymiany informacji, m.in. dla branży budowlanej i IT.
Rejestr uzupełniany jest informacjami pochodzącymi z firm windykacyjnych, sądów gospodarczych (upadłości, układy, także wnioski o ogłoszenie upadłości), wywiadowni gospodarczych i firm zajmujących się obrotem wierzytelnościami. Wpis do Rejestru Dłużników Handlowych nie podlega żadnym opłatom. Rejestry długów najczęściej prowadzą firmy, które zajmują się również handlem długami i windykacją należności. Z tych usług trzeba skorzystać, gdy kontrahent nie przejmuje się ani groźbą, że trafi do rejestru niesolidnych dłużników, ani tym, że tam już jest. Wtedy odzyskanie pieniędzy wiąże się z poniesieniem dodatkowych kosztów na opłaty, prowizje i upusty.
„Warto być ostrożnym z kierowaniem spraw na listy dłużników. W procesie windykacji powinno się uwzględnić zarządzanie relacjami z klientami. Trzeba starać się o przyspieszenie spływu należności, ale tak, by nie stracić klienta. Oddanie wierzytelności na giełdę czy na listę dłużników może nastąpić w ostateczności, gdy zdecydujemy się na zerwanie kontaktów z klientem”, mówi Katarzyna Kompowska, prezes Coface Intercredit Polska.
Jerzy Krajewski
Źródło:
