Komórki audytu wewnętrznego
Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za utworzenie komórki audytu wewnętrznego lub stanowiska do spraw audytu wewnętrznego i za zapewnienie organizacyjnej odrębności wykonywanych przez nie zadań. Audyt wewnętrzny przeprowadza audytor wewnętrzny zatrudniony w jednostce, a w przypadkach określonych w ustawie, audytor wewnętrzny zatrudniony w jednostce nadrzędnej lub nadzorującej. Należy dążyć do tego, aby w każdej jednostce zatrudnionych było co najmniej dwóch audytorów wewnętrznych. Audytor wewnętrzny (kierownik komórki audytu wewnętrznego) opracowuje procedury, zawierające zwięzły opis stosowanej metodyki audytu wewnętrznego. Zasady organizacji, szczegółowe cele, zakres i procedury audytu wewnętrznego powinny być określone w formie pisemnej, zgodne ze Standardami oraz uzgodnione z kierownikiem jednostki.Obowiązkiem audytora wewnętrznego to:
- ustalenie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej,
- określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
- przedstawienie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień oraz usprawnienia audytowanej działalności.
Audytor przeprowadzając audyt wewnętrzny:
- bada wiarygodność sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu (planu finansowego),
- dokonuje oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym przestrzegania procedur kontroli zarządzania ryzykiem i kierowania jednostki,
- dokonuje oceny przestrzegania zasady celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków, uzyskiwania możliwie najlepszych efektów w ramach posiadanych środków oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań.
Standardy wykonywania zawodu audytora
Standardy te określają zasady związane z niezależnością i obiektywizmem, rzetelnością i profesjonalizmem, oceną jakości i efektywności pracy audytora wewnętrznego, a także zgodności ze standardami.Audytorowi wewnętrznemu należy stawiać wysokie wymagania dotyczące umiejętności zawodowych, umiejętności postępowania z ludźmi na wszystkich szczeblach organizacji oraz zdolności do twórczego myślenia i działania, ponieważ audytowani oceniają działanie audytora wewnętrznego i instytucję audytu wewnętrznego na podstawie kontaktów z poszczególnymi audytorami. Postawa audytora wewnętrznego, który nie spełnia zakładanych wysokich standardów wykonywania tego zawodu, może zaszkodzić funkcji i wizerunkowi audytu wewnętrznego.
Audytor wewnętrzny powinien zachowywać się taktownie i z szacunkiem wobec audytowanych i kolegów - innych audytorów wewnętrznych. Audytorowi wewnętrznemu potrzebna jest determinacja w radzeniu sobie z trudnymi problemami oraz we wkraczaniu w nowe obszary poddawane badaniu. Audytor wewnętrzny nie powinien ulegać naciskom. Powinien być skłonny do wytężonej i długotrwałej pracy, jakiej wymaga ustalenie faktów, zdolny do ich udokumentowania, w taki sposób, aby nie budziły żadnych wątpliwości i nadawały się do przyjęcia przez kierownictwo. Uwagi sformułowane w trakcie wykonywania zadania audytowego powinny opierać się na faktach, zaś fakty nie mogą zostać pozbawione właściwego im kontekstu. Audytor wewnętrzny musi dokonać obiektywnej, czyli pozbawionej dążenia do osiągnięcia jakichkolwiek własnych osobistych celów, oceny istotności ustaleń, jakie przyniosło zadanie audytowe. Ustalenia i wnioski audytor wewnętrzny musi oprzeć na faktach, a nie na wrażeniach, jakim uległ w czasie dokonywania badań. Powinien pamiętać, że jego działalność jest usługą świadczoną kierownictwu, które ma mieć zaufanie do wyników jego pracy.
Niezależność i obiektywizm audytorska
Audytor wewnętrzny powinien być niezależny, zarówno w sferze organizacyjnej, jak i operacyjnej. Niezależność organizacyjna wyraża się w tym, że audytor wewnętrzny podlega bezpośrednio kierownikowi jednostki, który zapewnia organizacyjną odrębność wykonywanych przez niego zadań. Niezależność operacyjna polega na tym, że audytor wewnętrzny nie powinien być narażony na próby narzucenia obszarów audytu, wpływania na sposób wykonywania pracy i przekazywania wyników. Musi on mieć zagwarantowany nieograniczony dostęp do wszelkich dokumentów, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu. Audytor wewnętrzny nie może brać udziału w działalności operacyjnej jednostki.Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest ustalenie stanu faktycznego. Audytor wewnętrzny powinien zachować obiektywizm podczas przeprowadzania zadania audytowego, formułować swoje oceny w oparciu o fakty, w sposób bezstronny i wolny od uprzedzeń oraz unikać konfliktu interesów. W przypadku gdy audytor wewnętrzny bierze udział w innych działaniach niż czynności audytowe, działania te nie mogą prowadzić do konfliktu interesów.
W szczególności należy wykluczyć z zakresu obowiązków audytora wewnętrznego takie zadania lub uprawnienia, które wchodzą w zakres zarządzania jednostką. Audytor wewnętrzny nie może dostosowywać swoich ocen dotyczących audytu wewnętrznego do oczekiwań innych osób. Zadania audytowe muszą być wykonywane w taki sposób, aby audytor wewnętrzny nie był stawiany w sytuacjach, w których mógłby czuć się niezdolny do wydawania obiektywnych opinii, zgodnych z jego umiejętnościami i wiedzą. Kierownik komórki audytu wewnętrznego powinien w taki sposób wyznaczać zadania audytowe pozostałym audytorom wewnętrznym, aby uniknąć potencjalnych konfliktów interesów lub stronniczości.
Rzetelność i bezstronność audytora
Audytor wewnętrzny nie powinien, co najmniej przez dwa lata, oceniać działalności jednostki, za którą był uprzednio odpowiedzialny. Udział audytora wewnętrznego w badaniu działań, za które odpowiada kierownik komórki audytu wewnętrznego, powinien podlegać nadzorowi osoby niezatrudnionej w tej komórce. O każdym rzeczywistym lub domniemanym naruszeniu niezależności lub obiektywizmu audytor wewnętrzny (kierownik komórki audytu wewnętrznego) informuje kierownika jednostki.Audytor wewnętrzny powinien wykonywać swoje zadania w sposób rzetelny. Działania audytowe powinny być wykonywane w sposób rozważny, ale zdecydowany i skuteczny.
Audytor wewnętrzny powinien sumiennie wykonywać swoje obowiązki, dążąc do osiągnięcia najlepszych rezultatów swojej pracy, mając na względzie wnikliwe oraz rozważne wykonywanie zadań. W swoim postępowaniu audytor wewnętrzny powinien być kreatywny, a wyznaczone zadania wykonywać z zaangażowaniem i z najlepszą wolą i wiedzą.
Audytor wewnętrzny nie powinien uchylać się od przedstawiania kierownikowi jednostki wniosków mogących skutkować koniecznością podjęcia trudnych decyzji.
Minister Finansów o standardach
W przepisach ustawy o finansach publicznych zostały ustalone tylko ogólne zasady prowadzenia audytu wewnętrznego w sektorze publicznym. Jednocześnie minister finansów, jako organ właściwy w sprawach koordynacji audytu wewnętrznego w administracji publicznej, został zobowiązany w przepisach ustawy do określenia standardów audytu wewnętrznego zgodnych z powszechnie uznanymi standardami w tej dziedzinie.W praktyce, podstawowym dokumentem, który posłużył nam jako wzór do opracowania naszych standardów, były "Standardy profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego" opracowane przez Instytut Audytorów Wewnętrznych - IIA (Institute of Internal Auditors - Framework for the Standards for the Professional Practice of Internal Auditing).
Przy opracowywaniu standardów staraliśmy się oczywiście uwzględnić polskie rozwiązania prawne i terminologię. Standardy audytu wewnętrznego mają przede wszystkim służyć pomocą w organizacji i pracach audytu wewnętrznego, a także w jego ocenie. Jako podstawowy cel Standardów można wskazać zapewnienie odpowiedniej jakości audytu wewnętrznego, oraz jego spójnego i jednolitego wykonywania w administracji publicznej. W trzech częściach Standardów zostały określone podstawowe zasady organizacji audytu wewnętrznego, podstawowe wymagania dotyczące wykonywania zawodu audytora wewnętrznego oraz podstawowe zasady przeprowadzania audytu wewnętrznego. Standardy, podobnie jak przepisy prawa, nie opisują szczegółowo technik czy sposobów przeprowadzania audytu wewnętrznego. Audytorzy powinni więc, pamiętając o ogólnych zasadach ustalonych w przepisach i Standardach, opracować bardziej szczegółowe i precyzyjne procedury audytu wewnętrznego dostosowane już do jednostki, w której pracują - jej zadań, struktury organizacyjnej czy uwarunkowań finansowych. Funkcjonowanie standardów audytu wewnętrznego jest jednym z przedmiotów oceny, której, z upoważnienia ministra finansów, dokonują w wybranych jednostkach pracownicy naszego departamentu.
Bezpośrednią przyczyną wprowadzenia audytu wewnętrznego w polskiej administracji publicznej były zobowiązania poczynione w procesie negocjacji o przystąpienie do Unii Europejskiej. Strona unijna wymagała wprowadzenia w Polsce skutecznego systemu ochrony przekazywanych przez siebie środków finansowych. Jednym z elementów tego systemu jest właśnie audyt wewnętrzny prowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami. Wdrażanie audytu wewnętrznego w polskiej administracji publicznej było na bieżąco oceniane przez służby Komisji Europejskiej. Urzędnicy z Brukseli zapoznawali się z wszystkimi ważniejszymi dokumentami, które tworzyliśmy na potrzeby tego systemu. Standardy audytu wewnętrznego, oparte na Standardach IIA, nie wzbudziły zastrzeżeń ze strony Komisji.
Uzupełnieniem Standardów audytu wewnętrznego są inne dokumenty opracowane w Ministerstwie Finansów: "Kodeks etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych" i "Karta audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych".
Audyt wewnętrznych w jednostkach samorządu
Do prowadzenia audytu wewnętrznego zobowiązane są tylko te jednostki samorządu terytorialnego, których przychody lub wydatki przekroczyły w ubiegłym roku 35 mln zł. Tryb prowadzenia audytu wewnętrznego dla całej administracji publicznej jest taki sam. Występują jednak pewne różnice w przypadku uprawnień i obowiązków audytorów wewnętrznych działających w sferze samorządowej. Z jednej strony mają mniej obowiązków - audytorzy zatrudnieni w jednostkach samorządu terytorialnego nie mają obowiązku przesyłania do Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego (GIAW) rocznych planów audytu oraz sprawozdań z wykonania tych planów, nie podlegają też ocenie prowadzonej przez pracowników departamentu. Z drugiej strony mają także mniej uprawnień - rozwiązanie stosunku pracy z samorządowym audytorem nie wymaga zgody GIAW. Możliwość zwolnienia audytorów w gminach, powiatach i województwach samorządowych bez zgody GIAW często jest wskazywana przez nich jako poważne ograniczenie ich niezależności i osłabienie ich pozycji w urzędzie.Standardy audytu wewnętrznego zostały sformułowane w sposób na tyle ogólny, aby można je było stosować we wszystkich jednostkach sektora finansów publicznych, które są przecież bardzo różnorodne pod względem formy organizacyjnej, wykonywanych zadań czy wielkości. Oczywiście, audytorzy wewnętrzni, niezależnie od rodzaju jednostki, w której pracują, powinni zachowywać zasady wskazane w Standardach, czyli m.in. niezależność, obiektywizm, rzetelność czy profesjonalizm. Również audytorzy w jednostkach samorządu powinni opracować szczegółowe procedury, według których będzie prowadzony audyt wewnętrzny.
Audyt wewnętrzny nie może być ograniczony wyłącznie do urzędu gminy czy starostwa powiatowego, mimo że audytor będzie zatrudniony właśnie w urzędzie gminy czy starostwie. Analiza ryzyka, która powinna stanowić podstawę planu audytu, musi obejmować zatem wszystkie jednostki organizacyjne w gminie, powiecie czy województwie samorządowym. Natomiast w przypadku przekroczenia progu 35 mln zł przez poszczególne jednostki organizacyjne, powinny one samodzielnie prowadzić audyt wewnętrzny.
Właśnie z uwagi na zakres audytu wewnętrznego, który w tym przypadku wykracza poza macierzysty urząd, bardzo ważne jest, aby w gminie, powiecie czy województwie samorządowym określone zostały w formie wewnętrznych regulacji cele i zasady audytu wewnętrznego, a także uprawnienia i odpowiedzialność audytorów wewnętrznych. Jako podstawa do opracowania takiego dokumentu może służyć wspomniana już przez ze mnie Karta audytu wewnętrznego dostępna na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.
Jak zostać audytorem?
Pytanie:Chciałbym zostać audytorem. Kto może być audytorem wewnętrznym? Jakie warunki trzeba spełniać?
Audytorami wewnętrznymi zgodnie z art. 35k pkt 1-5 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. nr 15, poz. 148) mogą być osoby, które posiadają obywatelstwo polskie, wyższe wykształcenie, pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzystają z pełni praw publicznych, nie były karane za przestępstwa popełnione z winy umyślnej, a także złożyły z pozytywnym wynikiem egzamin przed komisją powołaną przez ministra finansów.
Zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Finansów powinny być tworzone tworzenie odrębne komórki organizacyjne bądź samodzielne stanowiska pracy, ze względu na zachowanie niezależności audytorów wewnętrznych, których zadaniem jest tylko i wyłącznie przeprowadzanie audytu wewnętrznego.
Jeżeli jednak, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, kierownik jednostki (i dyrektor generalny) zdecyduje, że nie ma takiej możliwości, dopuszczalne jest tymczasowe prowadzenie audytu wewnętrznego przez audytora zatrudnionego w komórce kontroli, pod warunkiem że:
- kierownik komórki kontroli i audytu wewnętrznego będzie spełniał warunki określone dla audytora wewnętrznego,
- zadania audytora wewnętrznego, zatrudnionego w komórce audytu wewnętrznego i kontroli, nie będą obejmowały kontroli wewnętrznej (a więc np. przygotowywania procedur wewnętrznej kontroli finansowej lub sprawowania kontroli określonej w tych procedurach).
- Rozporządzenie ministra finansów z dnia 5 lipca 2002 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz.U. nr 111, poz. 973),
- Ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.).
Źródło:
