Tylko banki i wybrane instytucje finansowe mogą kserować lub skanować nasze dowody. Gdy chce to zrobić inny podmiot, nie powinniśmy się na to godzić. Taka praktyka powinna zostać wyeliminowana ze względu na zagrożenie kradzieży tożsamości. A pobieranie dowodu w zastaw jest karalne – tłumaczy prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w odniesieniu do naszego artykułu o masowym skanowaniu dokumentów w narciarskich kurortach.
Po naszym tekście dotyczącym skanowania dowodów przez firmę Vip Ski Centrum Narciarstwa z Czarnej Góry na adres alert@bankier.pl przysłaliście liczne komentarze o podobnych praktykach w innych częściach Polski. – Pozostałe wypożyczalnie sprzętu narciarskiego też kserują dowody osobiste, np. Yellow Ski Sport w Czarne Górze – pisze jeden z czytelników. – Ksero jest chowane do kasetki. Podczas naszej nieobecności nie wiemy, czy nie jest z tego robiona kopia. Na moją uwagę, iż nie powinni tego robić, bo aż tyle danych nie jest im potrzebnych, odpowiadają „co z tego?” – dodaje.
– Dowody osobiste są podobnie skanowane w wypożyczalni w Wiśle Soszowie. Spotkałem się z tym w czasie ostatniego pobytu na tym wyciągu – pisze pan Łukasz. – Przy znanym stoku NOSAL w Wypożyczalni i serwisie sprzętu pracownicy na czas wypożyczenia konfiskują wszystkim dowody osobiste, twierdząc, że jest to zgodne z prawem. Nie ma pewności, że dowodom nie są robione zdjęcia lub nie są skanowane przez pracowników – informuje pan Marek.
Nie pozwalajmy kopiować dowodów
W związku z licznymi komentarzami, jakie wywołał tekst, poprosiliśmy Urząd Ochrony Danych Osobowych o najnowsze stanowisko i jednoznaczne potwierdzenie, czy kopiowanie dowodów lub ich pobieranie w zastaw jest obecnie zgodne z prawem. – Urzędy czy firmy – np. gdy zawieramy umowę lub załatwiamy urzędową sprawę – mają prawo zażądać wglądu do niego, aby potwierdzić nasze dane. Nie powinny jednak go kopiować, a my godzić się na takie praktyki – informuje UODO. Od dawna wskazuje przy tym, że praktyka ta stosowana przez różne podmioty - ze względu na związane z tym zagrożenia, m.in. kradzieży tożsamości - powinna zostać wyeliminowana.
Urząd zwraca uwagę, że kopiowanie dowodów z reguły prowadzi do pozyskania danych w zakresie szerszym niż ten, do przetwarzania którego poszczególne podmioty są uprawnione. Wyjątek stanowią banki, których uprawnienia zostały wskazane w obowiązujących przepisach prawa (art. 112b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, art. 34 ust. 4 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).
Lepiej zostawić kaucję za sprzęt
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dr Edyta Bielak-Jomaa radzi, by w sytuacji, gdy konkretny podmiot, z którym zamierzamy zawrzeć umowę (np. wypożyczenia sprzętu), ma zamiar skopiować dokument potwierdzający naszą tożsamość, pytać, na jakiej podstawie prawnej będzie przetwarzał dane osobowe w nim zawarte. Powinniśmy zwrócić mu uwagę, że takie działanie jest niezasadne i zaproponować inne rozwiązanie, jak np. pozostawienie kaucji będącej gwarancją zwrócenia wypożyczonej rzeczy bądź spisanie niezbędnych danych czy zamazanie tych danych, które wykraczają poza dopuszczalny zakres.
Można także zrezygnować z usługi, jeśli dojdziemy do wniosku, że bezpieczeństwo naszych danych osobowych jest dla nas ważniejsze niż potrzeba skorzystania z oferty konkretnej firmy.
Według prezes UODO na potrzeby ewentualnego dochodzenia roszczeń wystarczające wydaje się pozyskanie jedynie takich danych jak imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer dokumentu tożsamości.
Zażądajmy wykasowania danych po zwróceniu sprzętu
Jeśli już zgodzimy się na spisanie danych osobowych przez wypożyczalnię, dane te nie powinny być przechowywane dłużej niż to niezbędne dla osiągnięcia celu, w którym zostały zebrane. Zatem jeśli zwracamy wypożyczoną rzecz w stanie nienaruszonym, to nasze dane powinny zostać usunięte. Po zwróceniu sprzętu możemy powołać się na art. 17 RODO i zażądać usunięcia kopii.
– Powinniśmy przy tym powołać się na to, że dane te zostały zebrane z naruszeniem prawa i wykraczają poza dopuszczalny zakres. Gdy żądanie to nie zostanie spełnione, przysługuje nam prawo wniesienia skargi do prezesa UODO, w której należy też wskazać oczekiwania wobec organu ds. ochrony danych osobowych (np. wydanie decyzji nakazującej usunięcie danych) – informuje prezes UODO.
Dowód w zastaw to wykroczenie. Zgłaszajmy na policję
Dodaje, że niezgodne z prawem jest również żądanie pozostawienia dokumentu potwierdzającego tożsamość jako zastawu np. za wypożyczany sprzęt. – Dokumenty te są bowiem wydawane w celach ściśle określonych przepisami prawa i zawierają wskazany w nich katalog danych osobowych, który jest szerszy niż ten, jaki można uznać za niezbędny na potrzeby wypożyczenia sprzętu. Uprawnione do ich zatrzymywania są jedynie instytucje wskazane w aktach prawnych regulujących funkcjonowanie określonych podmiotów bądź sektorów.
Zatem pobieranie ich jako zastawu prowadzi nie tylko do naruszenia przepisów regulujących m.in. wydawanie poszczególnych dokumentów i zasady posługiwania się nimi, ale także zasad zawartych w ogólnym rozporządzeniu ochronie danych (RODO), tj. zasady zgodności z prawem, ograniczenia celu oraz adekwatności, o których mowa w art. 5 RODO – informuje UODO.
Kwestię zatrzymywania dowodów osobistych reguluje ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, zgodnie z którą takie działanie stanowi wykroczenie zagrożone karą ograniczenia wolności albo karą grzywny (art. 79 pkt 2). – Jeśli podmiot oferujący jakąś usługę, np. wypożyczenia sprzętu, wymaga od nas pozostawienia w zastaw dowodu osobistego lub innego identyfikującego nas dokumentu (np. paszportu, prawa jazdy czy legitymacji szkolnej bądź studenckiej), powinniśmy zwrócić mu uwagę, że takie działanie jest niezgodne z prawem – radzi prezes UODO.
Zostawisz dowód, zostaniesz słupem
Należy mieć świadomość, że utrata kontroli nad danymi zawartymi w dowodzie może nas wpędzić w poważne kłopoty. Dane te wystarczą bowiem do zaciągnięcia kredytu, założenia fikcyjnych kont w serwisach aukcyjnych, do wypożyczenia drogiego sprzętu (np. samochodu, skutera) czy zawarcia umów z operatorami telekomunikacyjnymi i wyłudzenia drogich telefonów. Pozyskane w ten sposób informacje mogą zostać naniesione na dowód kolekcjonerski, który może posłużyć na przykład do wyłudzenia należności za sprzedawaną nieruchomość. Dysponując danymi z dowodu, można założyć konto w banku na słupa lub okraść ofiarę metodą SIM-Swap.
– Jeżeli jakikolwiek podmiot żąda od nas pozostawienia dowodu osobistego lub innego dokumentu jako zastawu, warto o zaistniałej sytuacji zawiadamiać organy ścigania. Można też poinformować prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który może nakazać zmianę takiej niezgodnej z prawem praktyki – radzi prezes UODO.
