Pracodawca zdecydowany na zatrudnienie pracownika będącego obywatelem kraju spoza Unii Europejskiej ma dwie możliwości. Pierwsza i jednocześnie prostsza dotyczy osób z sześciu krajów zza naszej wschodniej granicy. Druga jest bardziej czasochłonna, lecz obejmuje obywateli niemal wszystkich krajów na świecie.
Liczne organizacje zrzeszające przedsiębiorców oraz agencje pracy apelują do rządu o uproszczenie procesów zatrudniania obywateli Ukrainy. Ich zdaniem jest to konieczny ruch w obliczu narastającej liczby uchodźców szukających w Polsce schronienia przed rosyjską inwazją na ich kraj, a którzy mogą być cenni dla rynku pracy i pracodawców. Marlena Maląg, szefowa resortu rodziny i polityki społecznej, zapowiedziała prace nad nowelizacją przepisów traktujących o zatrudnieniu osób spoza UE. Nim jednak te się zmienią, postanowiliśmy sprawdzić, jak wygląda cały proces przyznawania zezwoleń o pracę.
Oświadczenie, czyli droga na skróty
Pracodawcy starający się zatrudnić obywateli krajów spoza UE mają dwie opcje. Mogą wystąpić o oświadczenie zezwalające na pracę lub o zezwolenie. Pierwsza możliwość jest prostsza i krótsza, choć ma swoje ograniczenia. Kluczowym wydaje się zawężenie do sześciu listy krajów, których to obywatele mogą pracować w oparciu o oświadczenie. Taką możliwość mają mieszkańcy Ukrainy, Armenii, Gruzji, Mołdawii, Białorusi oraz Rosji. Takie pozwolenie wydawane jest na maksymalnie 24 miesiące. Przed upływem dwóch lat pracodawca zobowiązany jest wystąpić o zezwolenie na pracę dla swojego pracownika.
Przeczytaj także
Ważnym wyjątkiem jest również fakt, że pracodawca nie może wystąpić o oświadczenie zezwalające na pracę, jeżeli chce zatrudnić pracownika do prac sezonowych. Dotyczy to branż takich jak rolnictwo, rybołówstwo, łowiectwo i leśnictwo oraz działalności związanych z zakwaterowaniem i usługami gastronomicznymi.
Obowiązek wystąpienia z wnioskiem o przyznanie oświadczenia zezwalającego na pracę leży po stronie pracodawcy. Taką prośbę kieruje się do urzędu pracy odpowiedniego dla miejsca prowadzenia działalności. Wnioskodawca musi przygotować następujące informacje:
- Dane podmiotu powierzającego pracę – nazwa firmy/imię i nazwisko, NIP lub REGON, adres.
- Dane dotyczące cudzoziemca – imię i nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo oraz dokument podróży, czyli paszport, dowód lub wiza.
- Informacje dotyczące powierzanej pracy – stanowisko/rodzaj wykonywanej pracy, nazwa i kod zawodu, symbol PKD, miejsce wykonywana pracy, rodzaj umowy oraz wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia brutto, okres wykonywania pracy.
Całość wniosku dopełniają takie dokumenty jak: dokument potwierdzający tożsamość cudzoziemca, kopia takiego dokumentu oraz dowód wpłaty 30 zł za wpis do ewidencji oświadczeń. Należy pamiętać, że są dwa rodzaje wniosków – jeden dotyczy agencji pracy, drugi pozostałych przedsiębiorców.
Decyzja urzędu pracy powinna zostać wydana w ciągu 7 dni od złożenia wniosku. W wyjątkowych sytuacjach proces może trwać do 30 dni. Taką furtkę UP może wykorzystać, aby wystąpić do odpowiednich instytucji, m.in. Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Krajowej Administracji Skarbowej, Państwowej Inspekcji Pracy lub Staży Granicznej, w celu ustalenia pewnych wątpliwości, które pojawiły się w toku postępowania. Pracodawcy przysługuje prawo odwołania się od decyzji odmownej do 14 dni od jej otrzymania. Decyzję w tej sprawie należy przekazać do odpowiedniego starostwa.
Jednak decyzja odmowna nie powinna zostać podjęta, jeżeli zostaną spełnione wymienione wymagania: cudzoziemiec jest obywatelem jednego z sześciu wymienionych krajów, obowiązki mu powierzone nie dotyczą pracy sezonowej oraz jego wynagrodzenie nie będzie niższe od wynagrodzeń pracowników wykonujących te same obowiązki.
Po otrzymaniu oświadczenia, a w przypadku zmian warunków pracy, tj. zmiana siedziby/miejsca pracy, nazwy firmy lub formy prawnej przedsiębiorstwa, zmiany właściciela, zmiany formy zatrudnienia na umowę o pracę, jeżeli wcześniej była umowa cywilno-prawna, pracodawca musi powiadomić o tym UP.
Pozwolenie dla wszystkich cudzoziemców
Zezwolenie o pracę przyznawane jest obywatelom wszystkich krajów spoza UE, nie tylko tym uprzywilejowanym do starania się o oświadczenie. Sam proces jest też bardziej czasochłonny. Pracodawcy zatrudniający pracowników w oparciu o oświadczenie powinni pamiętać, że przed upływem 24 miesięcy muszą wystąpić o wydanie zezwolenia, dlatego najlepiej rozpocząć ten proces wcześniej.
Zezwolenie typu A, skierowane do przedsiębiorstw działających na terenie Polski, może zostać wydane na trzy lata z możliwością jego przedłużenia. Dotyczy ona konkretnego pracodawcy, tzn. że przy zmianie pracy przez pracownika traci ono ważność.
Dokumenty potrzebne do złożenia wniosku są niemal identyczne jak w przypadku oświadczenia. Z tą jednak różnicą, że koszt, który ponosi pracodawca, jest wyższy. Jeżeli zezwolenie miałoby trwać mniej niż 3 miesiące, to kwota za wpis do rejestru wynosi 50 zł. Jeżeli dłużej niż 3 miesiące - to jest to 100 zł. Dodatkowo do załączników wniosku należy dodać w oryginale informacje od starosty o przeprowadzony teście rynku pracy. To właśnie ten fragment procesu wydaje się być najbardziej czasochłonny, ponieważ taką decyzję starosta wydaje najwcześniej na 180 dni przed złożeniem wniosku o zezwolenie.
Z niniejszym wnioskiem pracodawca występuje do urzędu wojewódzkiego, do którego należy ostateczna decyzja. Należy pamiętać, że w czasie trwania zezwolenia i umowy pracodawca nie może zmienić jej warunków, np. zmniejszyć pensji. Jednocześnie musi powiadomić wojewodę w ciągu 7 dni od wystąpienia poniższych sytuacji: jeżeli cudzoziemiec podjął pracę na innym stanowisku lub o innym charakterze, niż wskazano w zezwoleniu; pracownik nie podjął pracy w ciągu 3 miesięcy od daty wskazanej w zezwoleniu; przerwał pracę na okres powyżej 3 miesięcy; zakończył pracę przed upływem 3 miesięcy od upływu ważności zezwolenia lub nastąpiła zmiana dotycząca firmy, m.in. zmiana adresu, lokalizacji, nazwy lub właściciela.
Nadchodzą zmiany
Konfederacja Lewiatan po spotkaniu z minister Marleną Maląg poinformowała, że resort rodziny i polityki społecznej planuje nowelizację przepisów dotyczących ubiegania się o pozwolenie o pracę dla obywateli Ukrainy. Specjalna ustawa miałaby za zadanie uprościć procedury zatrudnienia poprzez odejście od jego formalizacji oraz zmniejszyć liczbę biurokratycznych przepisów.
Ułatwienia zapowiedziała również Ursula Von der Leyen, która chce “tymczasowego mechanizmu ochrony, aby zapewnić uchodźcom z Ukrainy bezpieczny status i dostęp do szkół, opieki medycznej i pracy”.
O zmianę przepisów i ich ułatwienie apelują organizacje zrzeszające przedsiębiorców i agencje pracy w Polsce. Monika Smulewicz, dyrektor Grant Thornton, przyznała w rozmowie z Bankier.pl, że nowelizacja przepisów powinna dotyczyć w dużej mierze cyfryzacji procesu oraz zmniejszenia wymaganych dokumentów.
– Nadal nie ma możliwości elektronicznego składania wniosków przez obcokrajowców, na przykład z wykorzystaniem Profilu Zaufanego, co skutkuje wielogodzinnymi kolejkami – tłumaczy, po czym dodaje: – Warto popracować jeszcze nad długofalowymi zmianami. Wojna nie potrwa miesiąc ani kwartał. Przede wszystkim należałoby ograniczyć dokumentację do niezbędnego minimum. Mam do czynienia z tragediami ludzi, całych rodzin, uciekających z Ukrainy. Oni chwytają na ręce dzieci, przedmioty pierwszej potrzeby i wyjeżdżają, ratując to, co najcenniejsze, czyli zdrowie i życie. Nie mają przy sobie dokumentów potwierdzających zawarcia związku małżeńskiego, zawodowego doświadczenia lub zdobytych certyfikatów.
