Od kiedy można mówić o podróży służbowej?
Pierwszym elementem, który będziemy musieli ustalić to kiedy i czy w ogóle będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową. Pojęcie podróży służbowej nie jest wprost zdefiniowane w przepisach polskiego prawa. Art. 775 kodeksu pracy określa w §1, że Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08) postawiła jednakże wiele znaków zapytania co do omawianej kwestii. Wśród przedsiębiorców firm branży transportowej stwierdzono, że świadczenie pracy przez kierowcę transportu międzynarodowego odbywającego podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejsce świadczenia pracy nie jest podróżą służbową w rozumieniu ww. cytowanego Art. 775 kodeksu pracy. W podobnym tonie wypowiedział się także Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 kwietnia 2001 roku (PKN 350/00, OSNP 2003/2/36).
Zgodnie z powyższymi aktami podróż służbowa musi mieć charakter incydentalny, tymczasowy, a nie stały wynikający bezpośrednio z zadań realizowanych przez pracownika zgodnie z tym co zostało określone w umowie o pracę. Musi być wykonywana także poza miejscem pracy, przy czym miejsce pracy powinno być określone precyzyjnie w umowie o pracę. Na temat miejsca pracy oraz określania go w umowie o pracę wypowiedział się między innymi Główny Inspektorat Pracy, który w piśmie z dnia 2 lutego 2009 r., GPP-417-4560-10/09/PE/RP, Rzeczp. DF.2009.31.3 stwierdził, że „…przy określeniu miejsca pracy jako obszaru danego województwa nie ma przesłanek, aby przyjmować, że pracownik wyjeżdżający w podróż służbową do miejscowości położonej w obrębie innego województwa pozostaje w podróży służbowej już od momentu wyjazdu z siedziby pracodawcy. Dla takiego pracownika podróż służbowa rozpoczyna się bowiem dopiero w momencie przekroczenia granicy województwa określonego jako jego stałe miejsce pracy”. Odmienne stanowisko od powyższych wyroków zajął Wojewódzki Sąd
Administracyjny w Poznaniu (I SA/Po 661/09). Chociaż wyrok dotyczył skargi podatnika na indywidualną interpretację podatkową, Sąd odniósł się także do definicji podróży służbowych, gdzie stwierdził, „…że organy podatkowe naruszyły art. 23 ust. 1 pkt. 52 w zw. z art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., dokonując ich błędnej wykładni, uznając, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności (...) nie wchodzi w zakres podróży służbowych.”. Dlatego wydaje się, że kluczowe znaczenie dla określenia faktu czy dany pracownik odbywa podróż służbową będą miały szczegółowe postanowienia umowy o pracę w zakresie miejsca jej wykonywania, charakter wykonywanej pracy i wynikająca z zadań i charakteru pracy – częstotliwość wyjazdów służbowych. Należy zaznaczyć, że kwestia niejasności związanych z podróżami służbowymi kierowców transportu międzynarodowego wynikająca z ww. wyroku Sądu Najwyższego została w 2010 roku rozstrzygnięta poprzez zmianę przepisów ustawy o czasie pracy kierowców. Zdefiniowano w niej wprost podróż służbową kierowcy jako każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy, przewozu drogowego poza siedzibę Pracodawcy.
Jakie konsekwencje prawne niesie za sobą podróż służbowa?
Prawidłowe ustalenie czy w przypadku wyjazdu pracownika mamy do czynienia z podróżą służbową czy też nie ma kluczowe znaczenie dla stron umowy o pracę i wpływa na wysokość łożonych świadczeń przez Pracodawcę na rzecz Pracownika. Wiąże się to również z ewentualnością zapłaty podatku i składek ZUS od tych świadczeń. Przepisy dotyczące rodzajów świadczeń przysługujących pracownikowi oraz zasady ich wypłaty odnoszą się do pracowników sfery budżetowej. Regulują je szczegółowo dwa Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Jedno z nich dotyczy świadczeń w podróżach krajowych, drugie w podróżach zagranicznych. Przedsiębiorstwa nie należące do sfery budżetowej mogą stosować powyższe rozporządzenia wprost lub mogą określić odmienne zasady zwrotu wydatków w swoim przedsiębiorstwie z jednym jednakże wyjątkiem – diety muszą być wypłacone pracownikom w wysokości nie mniejszej niż w wysokości określonej w ww. Rozporządzeniach. Zasady zwrotu wydatków pracownikom powinien określać regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy. W przypadku braku tych dokumentów – rodzaje wydatków i sposób ich zwrotu pracownikom powinna określać umowa o pracę i wystarczy w takim wypadku zapis w umowie o pracę odnoszący się wprost do ww. Rozporządzeń. Należy zwrócić uwagę, że katalog wydatków, które można zwrócić pracownikowi z tytułu podróży służbowej nie jest zamknięty. Oprócz diet, kosztów dojazdów, noclegów, komunikacji miejscowej mogą to być inne uzasadnione wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Więc decyzji o tym, które wydatki można ponieść w czasie podróży nie decyduje Pracownik, lecz Pracodawca. Określa on także środek transportu, którym pracownik będzie przemieszczać się w podróży.
Chociaż Ustawodawca nie narzucił żadnych formularzy, które należy stosować w celu wysłania pracownika w podróż służbową oraz w celu jej rozliczenia, praktyka gospodarcza wykształciła wzory dokumentów, które są najczęściej stosowane. Oczywiście każda firma może wypracować swoje własne wzory. Poza pracownikami koszty związane z podróżami służbowymi mogą być rozliczane także przez zleceniobiorców, członków zarządu i rad nadzorczych lub innych organów, a także przedsiębiorców.
W drugiej części poradnika poruszymy kwestie związane z ZUS oraz opodatkowaniem świadczeń otrzymywanych z tytułu podróży po stronie Pracownika oraz możliwości zakwalifikowania ich do kosztów uzyskania przychodu po stronie firmy.
Jacek Łangowski – jest dyrektorem generalnym w spółce donewell sp. z o.o. – dobrze zrobiona księgowość
Zobacz też:
» Sprawozdanie finansowe i jego elementy
» Zawieszenie działalności gospodarczej - know-how dla przedsiębiorcy
» Rząd rozważa podniesienie podatków i testuje społeczeństwo
» Sprawozdanie finansowe i jego elementy
» Zawieszenie działalności gospodarczej - know-how dla przedsiębiorcy
» Rząd rozważa podniesienie podatków i testuje społeczeństwo
Źródło:Informacja prasowa
