Zdjęcia pracowników na firmowych stronach internetowych, identyfikatorach, w stopkach mailowych czy materiałach informacyjnych to obecnie zjawisko dość powszechne. Czy jednak tak można? Czy pracodawca może dowolnie korzystać z wizerunku pracownika? Czy pracownik może się na to nie zgodzić?
Okazuje się, że odpowiedź na te pytania nie jest wcale taka prosta. Przede wszystkim musimy rozróżnić wizerunek osoby fizycznej, jako dobra osobistego od wizerunku jako danej osobowej. Wizerunek będzie daną osobową tylko wtedy, gdy będzie jednoznacznie identyfikował osobę. Nie zmienia to jednak faktu, że wizerunek, jako dobro osobiste, podlega ochronie prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach, w tym np. w prawie autorskim określającym warunki rozpowszechniania wizerunku - tłumaczy Konrad Gałaj-Emiliańczyk, ekspert ds. ochrony danych osobowych w ODO 24. Pracodawca, zanim w jakikolwiek sposób wykorzysta zdjęcie pracownika, powinien więc rozpatrzyć wszystkie wymienione aspekty ochrony wizerunku.
Identyfikatory firmowe
Wizerunek na firmowym identyfikatorze stanowi najczęściej dane osobowe - wystarczy, że zawiera zdjęcie pracownika oraz jego imię i nazwisko. Ze względu jednak na tzw. uzasadniony cel administratora danych osobowych, w tym przypadku jest to ochrona dostępu do pomieszczeń firmowych, pracodawca ma prawo do ich przetwarzania. Jest jednak pewne "ale". Pracodawca może wymagać od swoich pracowników noszenia identyfikatorów jedynie na terenie przedsiębiorstwa. W każdym innym przypadku będzie to już rozpowszechnianie wizerunku, co wymaga zgody pracownika. Tak więc gdyby pracodawca chciał, by pracownicy mieli przy sobie widoczne identyfikatory, przykładowo, na firmowym stoisku na branżowych targach, musiałby uzyskać na to ich zgodę.
Przy okazji identyfikatorów warto zwrócić uwagę na samo zdjęcie - często wykonywane przez pracodawcę. Nie może ono naruszać dóbr osobistych pracownika - być ośmieszające czy poniżające. Są to kwestie bardzo indywidualne, dlatego też dobrze jest przed wykorzystaniem takiego zdjęcia po prostu pokazać je pracownikowi i uzyskać jego akceptację - radzi Konrad Gałaj-Emiliańczyk.
Strona internetowa i poczta elektroniczna
Zamieszczanie na firmowej stronie internetowej zdjęć pracowników wraz z ich stanowiskami, numerami telefonów i adresami poczty elektronicznej jest bez wątpienia rozpowszechnianiem wizerunku, a więc wymaga uzyskania zgody pracownika. Co więcej, na mocy ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych, każdej osobie, której wizerunek jest rozpowszechniany domyślnie należy się za to wynagrodzenie. Należy o tym pamiętać przy formułowaniu klauzul zgody dla pracowników. Można w nich zawrzeć informację o zrzeczeniu się wynagrodzenia lub też, w zależności od woli pracodawcy, uwzględnić w nim konkretną kwotę. Analogicznie wygląda sytuacja w przypadku stopki adresowej w służbowej poczcie elektronicznej, w której również praktykowane jest zamieszczanie zdjęcia nadawcy.
Portale społecznościowe
Co do zasady celem portali społecznościowych jest nawiązywanie relacji osobistych, a więc teoretycznie nie mamy tu elementu związanego ze świadczeniem pracy. Niemniej, w dobie fanpagey, które ma już chyba większość firm, sytuacja nieco się zmienia. Może się okazać, co zapewne zdarza się w praktyce, że pracodawca wyda pracownikom polecenie "polubienia" firmowego profilu i aktywnego udziału w jego życiu - komentowania, "lajkowania", udostępniania treści, itp. Jest to ewidentne wkroczenie w sferę dóbr osobistych pracownika. Pracownik w takiej sytuacji może się zgodzić na spełnienie życzenia pracodawcy, ale jeśli uzna, że w jakikolwiek sposób narusza to jego dobra osobiste, zwyczajnie może odmówić. Co ważne, w przypadku odmowy pracodawca nie ma żadnej podstawy prawnej, aby wyegzekwować wypełnienie polecania, ani też by wyciągać jakiekolwiek konsekwencje w związku z jego niewypełnieniem - tłumaczy Maciej Kaczmarski, prezes ODO 24.
Wyjątki od reguły
Prawo autorskie przewiduje dwa wyjątki w zakresie rozpowszechniania wizerunku bez zgody osoby, której wizerunek dotyczy. Pierwszym przypadkiem jest sytuacja gdy sfotografowana osoba jest powszechnie znana lub gdy publikacja następuje w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, politycznych, społecznych lub zawodowych. Tę ostatnią przesłankę pracodawcy często interpretują na swoją korzyść uznając, że stanowisko pracy jest zawodem. To jednak nie to samo! Przykładowo, pracownica drogerii wykonuje zawód sprzedawcy, ale pracuje na stanowisku zastępcy kierownika. A więc konieczność odebrania zgody na publikację wizerunku wciąż istnieje.
Drugim wyjątkiem są zdjęcia przedstawiające jakieś wydarzenia - wyjazdy integracyjne, firmowe uroczystości, bale okolicznościowe, itp. Wówczas przedmiotem zdjęcia nie są konkretne osoby fizyczne, ale sytuacja. Nie jest wtedy potrzebna zgoda na rozpowszechnianie wizerunku. Kiedy jednak zdjęcia są pozowane, automatycznie przestają prezentować wydarzenie, a zaczynają - osoby fizyczne, znajdujące się na zdjęciach. Na publikację tych zdjęć, będzie już potrzebna zgoda znajdujących się na nich osób - tłumaczy Maciej Kaczmarski.
Wykorzystywanie zdjęć osób fizycznych regulują trzy ustawy - kodeks cywilny, ustawa o ochronie danych osobowych oraz ustawa o prawach autorskich i prawach pokrewnych. Przed jakąkolwiek publikacją zdjęć swoich pracowników warto do nich sięgnąć lub skonsultować się ze swoim działem prawnym - sugeruje Konrad Gałaj-Emiliańczyk.
ODO 24
