Zapraszamy do zapoznania się z obowiązkami przedsiębiorców w związku z prowadzoną działalnością. Na pytania odpowiada Ewa Orkwiszewska, ekspert z Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Warszawie:
Jakie obowiązki ma do załatwienia w ZUS-ie przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej?
Każda osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą zobowiązana jest do zgłoszenia się w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych jako płatnik składek. W przypadku osób fizycznych należy zrobić to na formularzu ZUS ZFA. Oprócz tego trzeba zgłosić się również jako osoba ubezpieczona. W tym przypadku wypełnia się formularz ZUS ZUA – jeżeli opłacane będą składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, lub ZUS ZZA – jeśli opłacana będzie tylko składka zdrowotna. Zgłoszenie płatnika składek należy złożyć w formie dokumentu pisemnego albo w formie wydruku z aktualnej wersji programu PŁATNIK do jednostki terenowej ZUS właściwej dla siedziby firmy.
W jakim terminie trzeba to zrobić?
Do ZUS-u nie trzeba zgłaszać się od razu po zarejestrowaniu firmy w urzędzie gminy, tylko w momencie faktycznego rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca ma na to wtedy 7 dni.
Czy do rejestracji wystarczy tylko formularz zgłoszeniowy, czy trzeba mieć ze sobą także inne dokumenty?
Do druku zgłoszeniowego należy dołączyć kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP oraz zaświadczenia z urzędu statystycznego o nadaniu numeru REGON. Należy również pamiętać o załącznikach składanych przy dokumentach zgłoszeniowych. Są to formularze ZUS ZAA – adresy prowadzenia działalności gospodarczej (formularz ten wypełnia się wówczas, gdy działalność gospodarcza prowadzona jest również pod innym adresem niż podana w zgłoszeniu siedziba płatnika) oraz ZUS ZBA – wykaz rachunków bankowych (druk ten należy wypełnić, gdy płatnik składek ma więcej niż jeden podany w zgłoszeniu rachunek bankowy).
A jakie obowiązki wobec ZUS spoczywają na przedsiębiorcy już po zarejestrowaniu firmy?
Każdy płatnik zobowiązany jest terminowo opłacać składki w odpowiedniej wysokości oraz rozliczać je na odpowiednich drukach w formie papierowej lub elektronicznie, przy pomocy aktualnej wersji programu Płatnik (dla firm rozliczających składki za więcej niż 5 ubezpieczonych jest to obowiązkowa forma dokonywania rozliczeń z ZUS-em). Do rozliczeń służą następujące formularze:
ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa, w której wykazuje się zbiorczo składki,
ZUS RCA – imienny raport rozliczeniowy, w którym wykazuje się składki za poszczególne zatrudnione osoby,
ZUS RSA – imienny raport, w którym wykazuje się przerwy w opłacaniu składek (spowodowane np. chorobą lub urlopem bezpłatnym).
ZUS RZA – raport imienny, składany za osoby, które podlegają wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Czy każdy płatnik musi składać co miesiąc dokumenty rozliczeniowe?
Nie. Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które opłacają składki wyłącznie za siebie lub za osoby z nim współpracujące np. współmałżonków, mogą nie przesyłać do ZUS dokumentów rozliczeniowych. Warunkiem jest zadeklarowanie najniższej możliwej dla danego przedsiębiorcy podstawy wymiaru składek i nie zmienianie jej przez następne miesiące (zmiany wysokości podstawy wymiaru spowodowane przez zmiany minimalnego lub przeciętnego wynagrodzenia nie mają znaczenia). Warunkiem jest złożenie deklaracji ubezpieczeniowej za pełny miesiąc w pełnej wysokości.
Do kiedy płatnik powinien opłacić składki i przekazać odpowiednie dokumenty?
Przesłać deklarację rozliczeniową oraz opłacić składki płatnik powinien nie później niż do 10 dnia następnego miesiąca, jeżeli jest osobą fizyczną opłacającą składki wyłącznie za siebie. Jeżeli natomiast płatnik zatrudnia chociaż jedną osobę to powinien przekazać deklarację rozliczeniową wraz z odpowiednim raportem oraz opłacić składki na ubezpieczenia do 15 dnia następnego miesiąca.
Jakie są najczęściej popełniane błędy w przekazywanych dokumentach?
Najczęstsze pomyłki występują w identyfikatorach ubezpieczonego wykazywanych w raporcie rozliczeniowym tzn. w PESEL-u, NIP-ie. Zdarzają się literówki w nazwisku lub imieniu. A czasem po prostu w ogóle brakuje któregoś z tych identyfikatorów. Bywają też takie przypadki, że w trakcie zatrudnienia pracownik zmienia nazwisko, a płatnik nie składa lub za późno przekazuje dokument ZIUA, a w raporcie pracownik wykazywany jest z nowym nazwiskiem. Powoduje to, że ubezpieczony nie jest identyfikowany ze swoim kontem. Płatnicy, którzy działalność prowadzą jednoosobowo, zapominają również o wpisaniu kodu tytułu ubezpieczenia. Częstym błędem w dokumentach wypełnianych ręcznie jest błędne rozliczenie składek lub wpisanie kwot w nieodpowiednie pola. Niestety zdarza się również tak, że przedsiębiorcy nie przesyłają w ogóle dokumentów rozliczeniowych lub przesyłają je po obowiązującym ich terminie.
Osobną kategorią błędów są tzw. błędy krytyczne, czyli wszelkiego rodzaju pomyłki uniemożliwiające przetworzenie dokumentów ubezpieczeniowych, np. brak wypełnionego pola identyfikatora (np. nazwiska lub nazwy firmy, numeru PESEL czy NIP), brak kodu tytułu ubezpieczenia, wpisanie liter w pole, w którym znajdować się powinny tylko cyfry lub użycie przy wypełnianiu dokumentu niewłaściwych znaków (np. <, =, >, ˝, □, ă, «, ±, , â, µ, ). Wysyłając dokumentację do ZUS (zwłaszcza drogą elektroniczną) warto się upewnić, że nie ma w niej takich błędów. ZUS odrzuca bowiem przesyłki zawierające błędy krytyczne.
Rozmawiała Aleksandra Bełkowska
Program szkoleń dla przedsiębiorców - terminy i tematy
Źródło:
