REKLAMA

Samochód użyczony w firmie. Jak rozliczać?

2014-01-13 05:07
publikacja
2014-01-13 05:07

Samochód wykorzystywany przy prowadzeniu działalności gospodarczej może być nie tylko własnością przedsiębiorcy, ale także należeć do innej osoby, która samochodu użycza. W praktyce umowa użyczenia sprowadza się najczęściej do tego, że członek rodziny przedsiębiorcy lub znajomy udostępnia mu bezpłatnie samochód, który jest przez niego wykorzystywany dla celów firmowych. Użyczenie może jednak rodzić skutki podatkowe.

OPIS
Image licensed by Ingram Image

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą nierzadko - szczególnie na starcie firmy - korzysta ze wsparcia rodziny i znajomych. Formą takiego wsparcia jest np. użyczenie przedsiębiorcy samochodu do bezpłatnego użytku.

Umowa użyczenia jest zdefiniowana w kodeksie cywilnym. Zgodnie z jego przepisami nie jest wymagana forma pisemna - wystarczą ustne ustalenia. Warunkiem ważności umowy jest jedynie faktyczne przekazanie rzeczy (w tym przypadku samochodu) osobie biorącej tę rzecz (w tym przypadku przedsiębiorcy) do nieodpłatnego używania. W trakcie trwania umowy przedsiębiorca ponosi koszty utrzymania pojazdu i odpowiada za jego ewentualne uszkodzenie lub utratę. Umowy nie rejestruje się w urzędzie skarbowym i nie trzeba od niej płacić podatku od czynności cywilnoprawnych.

Uwaga:

Do ważności umowy użyczenia wystarczy forma ustna, warto jednak rozważyć spisanie dokumentu, nawet gdy użyczenie ma miejsce między członkami rodziny. Pisemna umowa może się przydać dla celów dowodowych. Na przykład, gdyby w firmie przedsiębiorcy przeprowadzona została kontrola podatkowa, łatwiej wykazać podstawę używania samochodu dla celów służbowych, okres trwania umowy, czy zidentyfikować właściciela pojazdu i ustalić jego pokrewieństwo z przedsiębiorcą.

Użyczenie samochodu a podatek dochodowy

Rozliczanie użyczonego samochodu ma dwa ważne aspekty. Po pierwsze, fakt użyczenia czegoś bezpłatnie może stanowić przychód, a po drugie, wydatki na użyczony samochód mogą stanowić koszty. W obu kategoriach pod uwagę trzeba wziąć szereg kryteriów.

  1. Użyczenie samochodu a przychód

Generalnie, nieodpłatne wzięcie w używanie samochodu powoduje powstanie przychodu u przedsiębiorcy z tytułu otrzymania nieodpłatnego świadczenia. Innymi słowy, od wartości tego świadczenia trzeba zapłacić podatek dochodowy. Od tej zasady jest wyjątek, opisany poniżej.

Kilka dobrych sposobów, aby taniej kupić samochód» Kilka dobrych sposobów, aby taniej kupić samochód

Przychód ten powstaje z końcem każdego miesiąca, w którym przedsiębiorca korzystał z użyczonego pojazdu i w tym momencie powinien zostać rozliczony.

Wartość nieodpłatnego świadczenia należy obliczyć na podstawie cen rynkowych stosowanych w komercyjnym obrocie gospodarczym (np. równowartość czynszu, który przedsiębiorca musiałby zapłacić za wypożyczenie podobnego pojazdu). Przedsiębiorcy korzystający z usług biur rachunkowych po prostu przekazują informację o wartości świadczenia księgowym, zaś osoby samodzielnie prowadzące księgowość rozliczają przychód dowodem wewnętrznym (to wewnętrzny dokument sporządzany na potrzeby firmy, którym potwierdza się te wydatki i koszty, na które nie ma innego dokumentu).

WAŻNY WYJĄTEK!

Użyczenie dla celów działalności gospodarczej pomiędzy członkami rodziny nie stanowi przychodu, w związku z tym nie należy ustalać wartości ani księgować tego świadczenia. Nie jest ono również ujmowane w zeznaniu rocznym PIT.

Kim są członkowie rodziny? Przez członków rodziny należy rozumieć m.in. małżonka, zstępnych (np. synów, córki, wnuki, prawnuki), wstępnych (np. matkę, ojca, dziadków), rodzeństwo, pasierba, ojczyma, macochę, teściów, zięcia, synową, zstępnych rodzeństwa (np. siostrzeńców, bratanków), rodzeństwo rodziców (np. wujów, ciotki), zstępnych i małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa (np. męża siostry), czy rodzeństwo małżonków (np. szwagra).

Dla przykładu: jeżeli przedsiębiorcy użyczono dwa samochody - jednym użyczającym był wujek, a drugim kolega - przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń należy ustalić tylko w przypadku umowy użyczenia zawartej z kolegą.

  1. Użyczenie samochodu a koszty

Jeżeli umowa użyczenia nie stanowi inaczej, przedsiębiorca korzystający z użyczonego pojazdu ponosi wszelkie wydatki związane z jego zwykłym używaniem i eksploatacją, m.in. wydatki na paliwo, opłaty za parking albo przejazd autostradą. Wymienione obciążenia można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ale tylko do wysokości tzw. kilometrówki. Jest to limit kosztów samochodu, które można rozliczyć w danym okresie.

Kilometrówkę wylicza się mnożąc liczbę faktycznie przejechanych kilometrów w danym okresie przez stawkę za 1 km przebiegu określoną w rozporządzeniu ministra infrastruktury - dla samochodów o pojemności powyżej 900 cm 3 wynosi ona 0,8358 zł. Uzyskany wynik to limit kosztów związanych z pojazdem, które można rozliczyć w danym okresie.

Przykład: Przedsiębiorca przejechał we wrześniu 2013 r. 1000 km. Kilometrówka wynosi: 2013 r. x 0,8358 zł = 835,80 zł. Koszty poniesione we wrześniu 2013 r. mogą zostać rozliczone maksymalnie do kwoty 835,8 zł, o ile przedsiębiorca dysponuje fakturami, które w sumie opiewają na równą lub wyższą kwotę.

Kwoty wyliczanej kilometrówki zapisywane są w ewidencji przebiegu pojazdu zawierającej m.in. dane osoby używającej pojazd, nr rej., daty i cele wyjazdów, opisy tras (skąd dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, a także wynikającą z tego kwotę limitu.

Umyty silnik i przekręcony licznik - tak Polak sprzedaje auto» Umyty silnik i przekręcony licznik - tak Polak sprzedaje auto
Oczywiście, trzeba pamiętać by rozliczane koszty, a także trasy faktycznie miały związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku kontroli skarbowej urzędnicy zakwestionują zaliczenie wydatków związanych z używaniem użyczonego samochodu do kosztów w sytuacji, gdy przedsiębiorca:

  • nie prowadził prawidłowej ewidencji pojazdu,

  • nie przechowywał dokumentacji księgowej potwierdzającej poniesione wydatki tj. faktur, rachunków, paragonów na paliwo, kupno części zamiennych, wymianę opon, opłaty za parkowanie itp.,

  • przejechane trasy nie miały związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,

  • przedsiębiorca zawyżał wysokość przejechanych kilometrów.

Użyczenie samochodu a VAT

Przedsiębiorca będący VAT-owcem i użytkujący użyczony mu samochód ma prawo do odliczenia VAT-u od napraw i innych kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu. Odliczenie VAT nie ma związku z prowadzoną kilometrówką - dokonuje się go w całości. Jedyny wyjątek stanowią faktury dokumentujące zakup paliwa do samochodu osobowego - od nich nie ma możliwości odliczenia VAT-u. Zapisuje się je w kosztach w kwotach brutto.

Od 1 stycznia 2013 r. nie jest już konieczne zamieszczanie numeru rejestracyjnego na fakturach dokumentujących zakup paliwa do użyczonego samochodu. Mimo to, warto aby numer rejestracyjny znalazł się na dokumencie księgowym, łatwiej wówczas przyporządkować wydatki do konkretnego pojazdu i wykazać, że zostały one prawidłowo zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Użyczenie samochodu - skutki dla użyczającego

Użyczającym pojazd może być zarówno osoba prywatna, jak i przedsiębiorca. Ani w jednym, ani w drugi przypadku, oddanie pojazdu do bezpłatnego używania nie stanowi dla użyczającego przychodu. Jeżeli jednak użyczający jest przedsiębiorcą, a pojazd jest przekazany innemu przedsiębiorcy - bezpłatne użyczenie może okazać się dla niego niekorzystne. W okresie, w którym pojazd jest użytkowany przez inny podmiot, użyczający nie ma bowiem prawa zaliczenia odpisów amortyzacyjnych do kosztów i w konsekwencji musi zapłacić wyższy podatek dochodowy.

/ Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe InFakt

Źródło:
Tematy
Sprawdź jak zyskać z Kontem Jakie Chcę

Sprawdź jak zyskać z Kontem Jakie Chcę

Advertisement

Komentarze (5)

dodaj komentarz
~Anna
A ja czytałam, że nie potrzebne:

http://sworny.com/tlumacz-przysiegly/umowa-uzyczenia-samochodu-kiedy-potrzebne-bedzie-tlumaczenie-przysiegle/
~msr
Czy jako vatowiec mogę użyczyć pojazd 3,5dcm będący w leasingu firmie zagranicznej mojego brata
~Janka
czy prowadzenie kilometrówki dotyczy również użyczenia samochodu ciężarowego?
~osooos
Ewidencję przebiegu pojazdów nie prowadzi się dla samochodów ciężarowych.
~Roman-Wasilewski
przy rozliczaniu samochodu firmowego można korzystać z różnych programów. do lamusa odchodzą bloczki i druczki. moje auto w firmie ma flotis go i to jest znaczne ułatwienie do przemnażania, o czym mowa w artykule "Kilometrówkę wylicza się mnożąc liczbę faktycznie przejechanych kilometrów w danym okresie przez przy rozliczaniu samochodu firmowego można korzystać z różnych programów. do lamusa odchodzą bloczki i druczki. moje auto w firmie ma flotis go i to jest znaczne ułatwienie do przemnażania, o czym mowa w artykule "Kilometrówkę wylicza się mnożąc liczbę faktycznie przejechanych kilometrów w danym okresie przez stawkę za 1 km"

Powiązane

Polecane

Najnowsze

Popularne

Ważne linki