Wielu przedsiębiorców obawia się przekazać odpowiedzialność za obsługę wierzytelności zewnętrznej firmie. Boją się utraty kontroli nad swoimi należnościami. Aby przeprowadzić cały proces z korzyścią dla firmy, warto dobrze zastanowić się nad jej potrzebami, a także pomyśleć o weryfikacji przyszłego kontrahenta.
Istniejące wśród przedsiębiorców obawy przed zlecaniem obsługi wierzytelności na zewnątrz wynikają często z przeświadczenia, że windykator może negatywnie wpłynąć na relacje z odbiorcami. Tymczasem profesjonalna firma windykacyjna opiera swoją pracę na specjalistach, którzy w rzetelny sposób prowadzą rozmowy i negocjacje w celu znalezienia rozwiązania problemu, a nie podejmowania radykalnych działań mających na celu zmuszenie dłużnika do współpracy.
Zanim jednak znajdzie się rzetelnego partnera, który zadba o nasze interesy, trzeba najpierw przyjrzeć się sytuacji wyjściowej. W pierwszej kolejności należy przeanalizować dokładnie potrzeby przedsiębiorstwa względem obsługi wierzytelności przez firmę zewnętrzną. Szczegółowe określenie zapotrzebowania firmy w tym zakresie, nie pozwoli utonąć w morzu ofert dostępnych na rynku. Drugim krokiem będzie wybór odpowiedniego partnera, który będzie w stanie zrealizować te oczekiwania.
Rynek windykacyjny w Polsce jest obecnie bardzo zróżnicowany, a poszczególni windykatorzy specjalizują się w określonych typach wierzytelności i branżach. Aby zapewnić sobie profesjonalną obsługę wierzytelności, warto wybrać firmę, która posiada bogate doświadczenie w danym segmencie, np. masowych wierzytelności konsumenckich lub średnio- lub wysoko- nominałowych wierzytelności w obrocie gospodarczym. Nie mniej istotna jest znajomość branży, w której działa nasza firma oraz dłużnik. Każda gałąź rynku ma swoją specyfikę i oczekiwania, którą firma windykacyjna powinna znać, jeśli jej działania mają przynieść spodziewane rezultaty. Oprócz tego, równie ważne są zasoby, jakimi dysponuje wybrany przez nas partner. Zwłaszcza w sytuacji, gdy chcemy przekazać większą ilość spraw do obsługi, warto sprawdzić czy wybrany windykator jest gotowy na realizację wielu zleceń jednocześnie. W przeciwnym razie może okazać się, że czas oczekiwania na odzyskanie pieniędzy może się znacząco wydłużyć.
Aby spać spokojnie i nie martwić się o nasze wierzytelności przekazane do zewnętrznej obsługi, warto poświęcić czas i sprawdzić informacje uzyskane od przedstawiciela firmy windykacyjnej. Często popełnianym przez przedsiębiorców błędem jest brak weryfikacji zakresu działań świadczonych przez windykatora. Atrakcyjna cena może często oznaczać bardzo ograniczony obszar prac, do których zobowiązany jest windykator. Z kolei bogatszy pakiet świadczeń to dodatkowe koszty, natomiast może on zawierać różny zakres usług zależnie od danego windykatora, więc dobrze sprawdzić kilka opcji dostępnych na rynku. Poświęcając czas na przejrzenie ofert, zwiększamy szansę na znalezienie odpowiedniego partnera, oferującego profesjonalną obsługę windykacyjną dopasowaną do naszych potrzeb.
Kiedy wybierzemy już firmę zewnętrzną, kolejnym etapem będzie podpisanie umowy na outsourcing obsługi wierzytelności. Przedsiębiorca powinien przede wszystkim szczegółowo ustalić zakres współpracy. Warunki przedstawionej oferty nie zawsze muszą znaleźć się wśród faktycznie podpisanych zobowiązań, tak więc warto sprawdzić czy wszystkie interesujące nas zapisy znalazły się w dokumencie umowy. Jeśli któreś fragmenty są dla nas niezrozumiałe, zapytajmy o nie drugą stronę i prośmy o wytłumaczenie. Dobrze jest mieć pewność, że dokument nie kryje żadnych kruczków prawnych oraz zapisów niekorzystnych dla naszej firmy.
Wojciech Głodny, Prokurent w Pragma Inkaso SA
