Faktura trafia do odbiorcy, a dopiero później do Krajowego Systemu e-Faktur. To jeden z problemów, z jakimi przedsiębiorcy mogą mierzyć się wraz z wejściem w życie kolejnego etapu wdrażania nowego rozwiązania. Kluczowe pytanie brzmi, w którym momencie w takiej sytuacji powstaje prawo do odliczenia VAT.
W pierwszych miesiącach obowiązywania Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy mogą coraz częściej mierzyć się z problemem - co zrobić z fakturą, która najpierw funkcjonuje poza systemem, a dopiero później trafia do KSeF? Wątpliwości dotyczą przede wszystkim momentu powstania prawa do odliczenia VAT, ale także sposobu wykazania takiego dokumentu w ewidencji i pliku JPK.
Okoliczności wystawienia faktury mają znaczenie
Jak zwraca uwagę Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt, kluczowe znaczenie ma tu nie tylko to, czy faktura ostatecznie została wprowadzona do systemu, ale przede wszystkim to, w jakich okolicznościach została wystawiona i kiedy faktycznie trafiła do nabywcy.
ReklamaZobacz także
Wyobraźmy sobie typowy scenariusz z przełomu marca i kwietnia 2026 r. Przedsiębiorca otrzymuje fakturę papierową 2 marca, bez kodu QR, bez numeru KSeF, czyli w pełni „tradycyjną”. Następnie ta sama faktura zostaje wprowadzona do KSeF dopiero 2 kwietnia. Pojawia się pytanie, kiedy powstaje prawo do odliczenia VAT? – wskazuje doradca podatkowy.
W takiej sytuacji, jak wyjaśnia ekspert, decydujące znaczenie ma moment faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę, a nie późniejsze techniczne wprowadzenie dokumentu do systemu.
W takiej sytuacji prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje już w marcu, czyli w momencie faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę, o ile spełnione są pozostałe przesłanki materialne. Sam fakt, że dokument został później wprowadzony do KSeF, nie powinien wpływać na to uprawnienie. Potwierdza to również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przykładowo w interpretacji z 12 sierpnia 2025 r. wskazał wprost, że wystawienie faktury poza KSeF nie stanowi przesłanki negatywnej do odliczenia VAT i nie pozbawia podatnika tego prawa – podkreśla Piotr Juszczyk.
To oznacza, że podatnik nie powinien czekać z rozliczeniem do chwili nadania numeru KSeF, jeżeli dokument funkcjonował już wcześniej w obrocie gospodarczym i został realnie doręczony. W takim układzie późniejsze „doprowadzenie” faktury do zgodności z systemem nie przesuwa samego momentu odliczenia.
Faktura w okresie przejściowym KSeF
Problem nie kończy się jednak na ustaleniu momentu odliczenia VAT. Równie istotne staje się prawidłowe wykazanie dokumentu w ewidencji oraz pliku JPK.
– W takim przypadku podatnik ujmuje fakturę w ewidencji VAT za marzec, a w pliku JPK oznacza ją jako fakturę poza KSeF. W okresie przejściowym, gdy podatnik nie był jeszcze objęty obowiązkiem wystawiania faktur w systemie, będzie to oznaczenie właściwe dla dokumentów wystawionych poza KSeF, a więc BFK – wyjaśnia Piotr Juszczyk.
W praktyce oznacza to więc, że jeżeli dokument został wystawiony poza systemem w okresie, w którym sprzedawca nie był jeszcze zobowiązany do korzystania z KSeF, podatnik może go ująć na zasadach właściwych dla faktur funkcjonujących poza systemem, bez utraty prawa do odliczenia.
Sprzedawca powinien już korzystać z KSeF, ale tego nie robi
Inaczej wygląda sytuacja, gdy sprzedawca był już objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, ale mimo to wystawił fakturę poza systemem i przekazał ją kontrahentowi w tradycyjnej formie. Taki przypadek może budzić większe obawy, ale jak wskazuje ekspert, również wtedy nie oznacza to automatycznie utraty prawa do odliczenia VAT.
– Inaczej należy podejść do sytuacji, w której sprzedawca był już zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF, ale mimo to wystawił fakturę poza systemem i przekazał ją nabywcy. Jeśli taka faktura została faktycznie otrzymana przez nabywcę, prawo do odliczenia VAT również powstaje w tym momencie, przykładowo w kwietniu. W ewidencji JPK taka faktura powinna zostać oznaczona jako dokument wystawiony niezgodnie z obowiązkiem KSeF, a więc znaczni DI – zaznacza Piotr Juszczyk.
Z perspektywy przedsiębiorcy oznacza to, że samo uchybienie po stronie sprzedawcy nie przekreśla możliwości rozliczenia podatku naliczonego. Kluczowe pozostaje to, czy nabywca rzeczywiście otrzymał dokument i czy spełnione są materialne warunki do odliczenia.
Późniejsze wprowadzenie faktury do systemu może oznaczać korektę
Sprawa komplikuje się wtedy, gdy faktura już wcześniej rozliczona przez nabywcę zostaje po czasie wprowadzona do KSeF i otrzymuje numer systemowy. W takim przypadku sam moment odliczenia nie ulega zmianie, ale może pojawić się obowiązek uporządkowania danych ewidencyjnych.
– Jeżeli jednak sprzedawca po czasie wprowadzi tę fakturę do systemu i zostanie jej nadany numer KSeF, powstaje konieczność uporządkowania ewidencji. W praktyce oznacza to korektę pliku JPK za okres pierwotnego odliczenia i zastąpienie oznaczenia faktury poza KSeF numerem KSeF. Nie zmienia się natomiast sam moment odliczenia podatku, ten pozostaje związany z faktycznym otrzymaniem faktury – mówi Piotr Juszczyk.
To rozróżnienie jest istotne, bo pokazuje, że w tego rodzaju przypadkach korekta ma charakter techniczno-ewidencyjny, a nie materialny. Innymi słowy, podatnik nie musi cofać samego odliczenia VAT, ale powinien zadbać o prawidłowość danych wykazanych w JPK.
Tryb offline w KSeF
Jeszcze inaczej należy traktować faktury wystawiane poza KSeF w trybie offline, jeżeli odbywa się to zgodnie z zasadami przewidzianymi przez przepisy. W takim modelu faktura nie jest „poza systemem” w sensie gospodarczym, lecz stanowi element prawidłowego procesu, który kończy się jej przekazaniem do KSeF w ustawowym terminie.
– Odrębną sytuacją jest przypadek, gdy sprzedawca działa prawidłowo i wystawia fakturę poza KSeF wyłącznie w trybie offline, a następnie przekazuje ją do systemu w wymaganym terminie, co do zasady następnego dnia roboczego. W takim przypadku momentem otrzymania faktury dla celów VAT będzie dopiero chwila nadania numeru KSeF. Dopiero wtedy nabywca uzyskuje prawo do odliczenia podatku naliczonego – wskazuje Piotr Juszczyk.
W tym modelu nie wystarczy więc samo fizyczne otrzymanie dokumentu przez nabywcę. Dla celów VAT decydujące znaczenie ma moment, w którym faktura zostaje skutecznie „domknięta” w systemie i uzyskuje numer KSeF. To zasadnicza różnica względem sytuacji, w której dokument funkcjonuje poza systemem bez zachowania ustawowego trybu.
Dwa scenariusze, dwa różne momenty odliczenia VAT
Jak wynika z przedstawionych przykładów, przedsiębiorcy muszą odróżnić dwie sytuacje. W pierwszej faktura istnieje i funkcjonuje poza KSeF, ale nie trafia do systemu w trybie przewidzianym przepisami. W drugiej mamy do czynienia z prawidłowym obiegiem offline, który kończy się terminowym przesłaniem dokumentu do KSeF.
W konsekwencji ważne jest rozróżnienie dwóch sytuacji. Jeżeli faktura funkcjonuje w obrocie gospodarczym poza KSeF i nie trafia do systemu w ustawowym trybie, nabywca nie powinien być pozbawiony prawa do odliczenia VAT. Jeżeli natomiast faktura jest elementem standardowego procesu KSeF i zostaje przekazana do systemu w terminie, decydujące znaczenie ma moment nadania numeru KSeF – wyjaśnia Piotr Juszczyk.
Dla podatników oznacza to konieczność analizowania obiegu dokumentów. Sam fakt, że faktura ostatecznie znalazła się w KSeF, nie przesądza jeszcze automatycznie o momencie odliczenia. Trzeba ustalić, czy dokument wcześniej funkcjonował w obrocie poza systemem, czy też od początku był częścią prawidłowej procedury offline.
"Tego typu problemy nie będą incydentalne"
Rozmówca zwraca uwagę, że tego typu problemy nie będą incydentalne. W pierwszym okresie funkcjonowania systemu można spodziewać się licznych pomyłek, opóźnień, zwłaszcza że wdrożenie KSeF będzie etapowe. To oznacza, że dla firm szczególnie ważne stanie się nie tylko samo wdrożenie procedur związanych z KSeF, lecz także bieżąca analiza skutków podatkowych nietypowych przypadków. Przedsiębiorcy będą musieli zwracać uwagę na sposób doręczenia faktury, status sprzedawcy, tryb wystawienia dokumentu oraz moment nadania numeru KSeF.
W praktyce pierwsze miesiące obowiązywania systemu mogą okazać się testem nie tylko dla systemów księgowych, lecz także dla wewnętrznych procedur obiegu dokumentów i poprawności rozliczeń VAT. A tam, gdzie pojawia się przejściowy dualizm między dokumentem tradycyjnym a e-fakturą systemową, rośnie również ryzyko błędów w ewidencji oraz konieczności późniejszych korekt, podsumowuje Piotr Juszczyk.
