Gdy Ministerstwo Finansów ogłosiło, że planuje przedłużenie odroczenia kar za błędy w Krajowym Systemie e-Faktur do końca 2027 r., wielu właścicieli firm odetchnęło z ulgą. Przyjęli tę informację niemal jak zapowiedź dodatkowego roku na przygotowanie do wdrożenia KSeF. Takie podejście to duży błąd – przestrzegają eksperci. I tłumaczą, co czeka przedsiębiorców, którzy nie dostosują swoich firm do nowego systemu.
16 września Ministerstwo Finansów poinformowało, że pracuje nad projektem ustawy, który wydłuży okres odroczenia kar za błędy związane ze stosowaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do końca 2027 r. Resort w komunikacie podkreślił, że rozwiązanie jest odpowiedzią na postulaty zgłaszane przez firmy, organizacje branżowe i ekspertów podatkowych w związku z etapowym wdrożeniem systemu.
Więcej czasu na naukę zasad KSeF
To ważna zmiana zwłaszcza dla firm, które dopiero planują wdrożenie nowych zasad wystawiania e-faktur. Dostaną one więcej czasu na oswojenie się z KSeF – i ma to być nauka teoretycznie bezbolesna, bo bez kar. Warto jednak zaznaczyć, że na razie jest to tylko zapowiedź zmiany przepisów. Do tego konieczna jest nowelizacja ustawy.
ReklamaZobacz także
Przypomnijmy – według wciąż obowiązujących regulacji sankcje pieniężne za określone naruszenia zasad KSeF nie będą nakładane za błędy popełnione do końca tego roku. Kary miały wejść od 1 stycznia 2027 r., jednak resort finansów według nowych planów zamierza przesunąć ten termin o rok. To oznacza, że 2027 r. byłby okresem ochronnym, a sankcje za nieprawidłowości obejmowałyby błędy popełnione dopiero od 1 stycznia 2028 r.
Priorytetem prawidłowe rozliczenie sprzedaży i podatków
Eksperci zaznaczają, że nawet jeśli te przepisy wejdą w życie, przedsiębiorcy wciąż będą musieli wystawiać faktury w nowym systemie. Przez cały 2027 r. nie byłaby nakładana szczególna kara pieniężna za wystawienie faktury poza KSeF - mimo tego obowiązku. Nie byłoby również sankcji za spóźnione przesłanie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline lub wystawienie jej niezgodnie z wzorem. Wciąż jednak firmy musiałyby zadbać o prawidłowe rozliczenie sprzedaży i podatków.
– Widzimy, że część firm wciąż odkłada uruchomienie KSeF. Dotyczy to szczególnie przedsiębiorców, którzy na co dzień rzadko korzystają z narzędzi online i ostrożnie podchodzą do zmian. Dodatkowy rok bez kar może dać im trochę oddechu, ale nie zastąpi nauki pracy z systemem. Jeśli ktoś zacznie w ostatniej chwili, łatwiej będzie o błędy wynikające z braku doświadczenia: od nadania uprawnień po wysłanie pierwszej faktury. Dlatego zachęcamy, by zrobić ten pierwszy krok wcześniej – mówi Magdalena Kubiak, samodzielna księgowa w spółce CashDirector.
Pozostałe terminy się nie zmieniają
Co istotne, odroczenie proponowane przez resort nie oznacza przesunięcia terminów obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF. Według kalendarium KSeF 1 stycznia 2027 r. zakończy się okres przejściowy dla najmniejszych firm, które notują sprzedaż udokumentowaną fakturami do 10 tys. zł brutto miesięcznie. Obecnie korzystają one z możliwości wystawiania faktur poza KSeF. Te firmy - jeśli regulacje dotyczące terminów pozostaną bez zmian - również obejmie obowiązek wystawiania faktur w KSeF.
Przedsiębiorca, który po tej dacie nadal będzie wystawiał faktury poza KSeF, nie uniknie konsekwencji – podkreślają eksperci. Wprawdzie naruszenie obowiązku wystawienia faktury w systemie byłoby objęte proponowanym odroczeniem kary z art. 106ni ustawy o VAT, jednak należy pamiętać o tym, że właściciel firmy nie będzie zwolniony z rozliczenia sprzedaży.
Ministerstwo ostrzega i zapowiada kontrole
Resort finansów już ogłosił, że administracja skarbowa będzie reagowała na przypadki wystawiania faktur poza KSeF. Urzędnicy fiskusa sprawdzą, czy nie będzie to oznaczało nierzetelnego rozliczenia podatku.
– Przedsiębiorca, która mimo obowiązku stale wystawia faktury poza KSeF, powinien liczyć się z pytaniami ze strony urzędu. Nawet jeśli jego rozliczenia są poprawne, będzie musiał poświęcić czas na ich wyjaśnienie. Dla własnego spokoju lepiej uruchomić obsługę KSeF wcześniej i wychwycić problemy przy pierwszych fakturach, zamiast odkładać to na ostatnią chwilę - podkreśla Magdalena Kubiak.
Najważniejsze, aby w dokumentach dotyczących podatków wszystko się zgadzało. W przypadku, gdy firma nie wykaże części sprzedaży albo zapłaci za niski VAT, będzie musiała dopłacić podatek wraz z odsetkami. Konsekwencją umieszczenia w deklaracji nieprawidłowych danych może być również dodatkowa sankcja podatkowa lub odpowiedzialność karnoskarbowa.
Kiedy firmie grozi postępowanie karnoskarbowe?
Tu trzeba dodać, że za samo wystawienie faktury poza KSeF postępowanie karnoskarbowe nie będzie wszczynane. Inaczej będzie w przypadku, gdy oprócz pominięcia systemu przedsiębiorca nierzetelnie wystawi fakturę lub nieprawidłowo rozliczy podatek.
– Najprościej wyjaśnić to na przykładzie. Firma wystawiła fakturę poza KSeF, choć powinna użyć systemu, ale wykazała tę sprzedaż i zapłaciła właściwy podatek. Zgodnie z zapowiedzią ministerstwa w 2027 roku nie dostałaby kary za samo pominięcie KSeF. Jeśli jednak nie wykaże sprzedaży albo poda w rozliczeniu nieprawidłowe kwoty, urząd nadal może wyciągnąć konsekwencje. Odroczenie dotyczy sposobu wystawienia faktury, a nie prawidłowego rozliczania podatku – zwraca uwagę Magdalena Kubiak.
Artykuł 106ni mówi o konkretnych naruszeniach związanych z wystawieniem i przekazaniem faktury. Chodzi tu np. o przygotowanie faktury w dotychczasowym programie i przekazanie jej klientowi, mimo że należy ją wystawić przy użyciu KSeF. Kolejnym przykładem jest z codziennej pracy jest wystawienie faktury w trybie offline lub podczas niedostępności systemu, a następnie przesłanie jej do KSeF po ustawowym terminie. Naruszeniem jest także wystawienie faktury w trybie offline w niewłaściwym formacie - niezgodnym ze strukturą FA(3), której wymaga nowy system. Za powyższe uchybienia będą groziły szczególne kary pieniężne – jednak prawdopodobnie dopiero od 2028 r.
Do zmiany prawa jeszcze daleko
Warto podkreślić, że komunikat ministerstwa z 16 września nie oznacza jeszcze zmiany przepisów. Resort zaczął pracować nad projektem ustawy. Dopiero gdy przejdzie on cały proces legislacyjny, będzie można powiedzieć o skutecznym przedłużeniu odroczenia kar za KSeF.
