Korzystając z usług specjalisty spoza firmy warto rozważyć podpisanie umowy ramowej. Przy długotrwałej współpracy takie rozwiązanie może okazać się korzystne dla obu stron. O kształcie umowy decyduje charakter zlecenia i fakt, czy freelancer prowadzi własną działalność gospodarczą.
Współpraca z zewnętrznymi wykonawcami jest chętnie wykorzystywana przez firmy na różnych etapach rozwoju. Zarówno małe przedsiębiorstwa, jak i firmy o ugruntowanej pozycji chcą w ten sposób zaoszczędzić na kosztach pracy. W końcu nie zawsze lista obowiązków jest na tyle długa, by opłacalne było zatrudnienie dodatkowego pracownika.
Przedsiębiorcy często korzystają z usług freelancerów, którym zlecają wykonanie określonych zadań. Taka forma współpracy jest powszechnie kojarzona z umową zleceniem lub umową o dzieło. W pewnych okolicznościach warto dodatkowo rozważyć podpisanie umowy ramowej, która może okazać się korzystna zarówno dla wykonawcy, jak i dla firmy będącej zleceniodawcą.
Kiedy i z kim warto podpisać umowę ramową?
Najczęściej umowę ramową wybierają ci przedsiębiorcy, których współpraca z danym freelancerem nie ogranicza się do pojedynczych zleceń. W przypadku, gdy liczba zadań jest duża i możemy mówić o długotrwałej i ciągłej współpracy, umowa ramowa pozwala obu stronom zaoszczędzić sporo czasu i ułatwia rozliczenia. Wyraża ona zamiar nawiązania współpracy pomiędzy stronami w danej dziedzinie, natomiast szczegóły współpracy są wyszczególnione w kolejnych zamówieniach. Umowa ramowa określa zatem m.in.:
- warunki współpracy,
- prawa i obowiązki obu stron,
- sposób w jaki rozlicza się wykonanie zlecenia,
- terminy oddania określonych rezultatów pracy,
- sposób i terminy rozliczeń oraz kwotę wynagrodzenia za wykonaną pracę.
Wspomniana oszczędność czasu polega na tym, że posiadając podpisaną umowę ramową przedsiębiorca nie musi podpisywać osobnej umowy z freelancerem za każdym razem, gdy zleca mu wykonanie kolejnego zadania. Wystarczy, że w ramach podpisanej umowy ramowej złoży zamówienie. Po jego realizacji wykonawca wystawia rachunek lub fakturę (jeżeli wykonawca prowadzi działalność gospodarczą). Umowę ramową można bowiem zawrzeć zarówno z osobami fizycznymi, jak i firmami, a treść kontraktu można ustalać w zależności od ustaleń obu stron. Należy jednak pamiętać o ograniczeniach wynikających z przepisów Kodeksu cywilnego.
Przykład – współpraca z fotografem
Właściciele sklepów internetowych często zamieszczają na swoich stronach zdjęcia produktów, wykonane przez profesjonalnych fotografów. W przypadku, gdy asortyment sklepu poszerza się od czasu do czasu, ale nie na tyle często, by zatrudnić fotografa na umowę o pracę, umowa ramowa może okazać się dobrym rozwiązaniem.
W kontrakcie obie strony mogą ustalić, że kolejne sesje zdjęciowe będą odbywać się po wcześniejszym złożeniu zamówienia u freelancera. Umowa ramowa będzie regulować m.in. sposób składania zamówień i przekazania zdjęć, terminy realizacji, sposób rozliczenia itd.
Strony umowy mogą przykładowo ustalić, że płatność za wykonaną usługę następuje co pół roku na podstawie rachunku (lub faktury) na konto bankowe wykonawcy. Razem z potwierdzeniem sprzedaży zleceniodawca otrzymuje listę wykonanych utworów i może uregulować należność. Dzięki umowie ramowej możliwe jest rozliczenie np. co 6 miesięcy, bez podpisywania osobnych umów przy każdej sesji zdjęciowej.
Elementy umowy ramowej
Z punktu widzenia przepisów umowa ramowa o współpracy jest tzw. umową nienazwaną. To oznacza, że całość praw i obowiązków stron jest regulowana tylko przez postanowienia uzgodnione przez obie strony. Jednak nie mogą one być sprzeczne z przepisami Kodeksu cywilnego. Umowa ramowa powinna zawierać:
- określenie stron umowy wraz z doprecyzowaniem, czy wykonawca występuje jako osoba prywatna, czy jako firma,
- datę podpisania umowy, okres trwania, sposób rozwiązania umowy lub jej wypowiedzenia,
- określenie rodzaju usługi, jaką ma wykonać zleceniobiorca,
- warunki wykonywania zleceń,
- określenie sposobu zlecania poszczególnych prac (np. drogę złożenia zamówienia),
- przewidywaną kwotę wynagrodzenia wraz z terminem i sposobem rozliczenia (np. faktura, rachunek),
- określenie drogi zgłaszania uwag oraz reklamacji zlecenia i terminów, w jakich można tego dokonać,
- odpowiedzialność za niewywiązanie się stron z postanowień umowy,
- informację o przeniesieniu praw autorskich.
Prawa autorskie i umowa ramowa
Podpisując umowę ramową, na podstawie której powstaje utwór (zdjęcia, tekst, kod programistyczny, itp.), należy w jej treści zawrzeć postanowienia dotyczące przeniesienia majątkowych praw autorskich lub udzielenia na rzecz zleceniodawcy odpowiedniej licencji. Nie można jednak przenieść praw autorskich w sposób domyślny dla wszystkich powstałych utworów.
Sporządzając umowę ramową należy zawrzeć w niej ogólne postanowienia dotyczące przeniesienia majątkowych praw autorskich, w tym np. pola wykorzystania danego utworu. Natomiast określenie praw do poszczególnych utworów powinno zostać zawarte w osobnych dokumentach, np. w treści rachunków za wykonanie kolejnych utworów.
Wynika to z przepisów, które zabraniają odgórnego przeniesienia majątkowych praw autorskich do dużej liczby utworów lub utworów mających powstać w przyszłości. Zatem w umowie ramowej nie można zawrzeć zapisu, który przekazuje właścicielowi e-sklepu prawa do zdjęć produktów wykonanych w ciągu najbliższych sześciu miesięcy współpracy z fotografem.
Przeniesienie praw autorskich i koszt uzyskania przychodu
Umowa, w ramach której następuje przeniesienie praw autorskich, daje możliwość sporego obniżenia podatku. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zezwala bowiem na zastosowanie kosztów uzyskania przychodu w wysokości 50% z tytułu:
- zapłaty twórcy za przeniesienia praw własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego,
- opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymana w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną,
- korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów lub rozporządzania przez nich tymi prawami.
Dzięki temu umowa, na podstawie której powstaje utwór, jest korzystna zarówno dla wykonawcy, jak i zleceniodawcy. Co więcej, podwyższone koszty uzyskania przychodów, wynikające ze wskazanych powyżej przyczyn, obowiązują bez względu na formę umowy. Może to być zatem umowa o pracę, umowa o dzieło, umowa zlecenie lub inna umowa.
Warto jednak pamiętać, że 50-procentowy koszt uzyskania przychodu może wykazać jedynie zleceniobiorca, będący osobą prywatną, który wykonał zlecenie o określonej wartości. Jeżeli przedmiotem umowy ramowej jest utwór o wartości poniżej 200 zł, stosuje się zryczałtowany podatek dochodowy obliczany bez uwzględnienia kosztów.
Rozliczenie umów ramowych
W przypadku współpracy z freelancerem, będącym osobą fizyczną, rozliczenie najczęściej następuje na podstawie rachunku wystawianego przez zleceniobiorcę. Przepisy nie nakładają na wykonawcę obowiązku wystawienia takiego dokumentu, jednak dla zleceniobiorcy jest to duże ułatwienie.
Na rachunku jest zwykle kwota brutto w rozbiciu na podatek, składki ZUS i kwotę netto do wypłaty. Dzięki temu zleceniodawca może w łatwy sposób ująć wynagrodzenie dla freelancera jako koszty firmowe, pod warunkiem, że zlecenie spełnia warunki kosztów uzyskania przychodu. Współpracując z wykonawcą będącym osobą prywatną należy również pamiętać o odprowadzeniu za niego zaliczki na podatek dochodowy i w niektórych przypadkach składek ZUS. Są one wymagane, jeżeli współpraca odbywa się na podstawie umowy zlecenia.
Inaczej wygląda rozliczenie zlecenia, gdy wykonawca prowadzi działalność gospodarczą. W tym przypadku dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie transakcji jest faktura. Zleceniodawca opłaca należność wyszczególnioną na fakturze, a następnie może ująć wydatek w kosztach prowadzenia firmy. Obliczenie zaliczek na podatek dochodowy, składek ZUS i rozliczenie podatku pozostają obowiązkiem freelancera prowadzącego własną firmę, a więc dla zleceniodawcy taki układ jest wygodny, jeśli chodzi o formalności.
Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe InFakt.pl
