Kiedy i kto musi składać deklaracje VAT
Kto składa deklaracje co miesiąc:· podatnicy VAT muszą składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe co miesiąc do 25. dnia miesiąca
· mali podatnicy, którzy nie wybrali metody kasowej i nie składają deklaracji co kwartał
· podatnicy, którzy utracili prawo do stosowania metody kasowej (tracą oni wtedy prawo do składania deklaracji podatkowej za okresy kwartalne)
· podatnicy VAT, inni niż zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni i osoby prawne nie będące podatnikami VAT, u których wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przekroczyła równowartości 10 000 euro oraz którzy złożyli u naczelników urzędu skarbowego pisemne oświadczenie o wyborze zastosowania wewnątrzwspólnotowcgo nabycia towarów.
Składają deklaracje kwartalne:
· mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową (w urzędzie skarbowym, co kwartał, do 25. dnia miesiąca po każdym kolejnym kwartale
· mali podatnicy, którzy metody kasowej nie wybrali
· oraz rolnicy ryczałtowi dokonujący dostawy produktów rolnych zwolnionych z VAT lub świadczący usługi rolnicze zwolnione z tego podatku i wykonujący wyłącznie te zwolnione czynności.
W ostatnich dwóch wypadkach należy jednak pisemnie zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego.
Do złożenia deklaracji w ciągu 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego zobowiązani są:
· klienci kupujący usługi poza Polską lub nabywający towary, jeżeli dostawca nie pochodzi z Polski (chyba że stosowana jest procedura uproszczona przy wewnątrzwspólnotowych transakcji trójstronnych).
Dzieje się tak, gdy powyższe uregulowania nie nakładają na nich obowiązku składania deklaracji podatkowej.
· podatnicy VAT oraz podmioty nie będące podatnikami VAT, które nie muszą składać deklaracji, ale dokonują tzw. wewnątrzwspólnotowego nabycia nowych środków transportu.
Natomiast do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, składają deklaracje osoby prawne, jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, które nie są podatnikami VAT, jeżeli dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Jednakże tutaj okoliczności nie mogą wskazywać na zamiar częstego wykonywania tej czynności.
Kwartalne informacje podsumowujące i Intrastat
Ci, którzy dokonują transakcji wewnątrz wspólnoty i którzy zarejestrowani są jako podatnicy VAT UE muszą składać informacje podsumowujące. Zawierają one informacje na temat dokonywanych transakcji. Podobnie jak przy deklaracjach informacje podsumowujące składa się we właściwym dla siebie urzędzie skarbowym.Informacje podsumowujące składa się za okresy kwartalne do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy (kolejno do 25 kwietnia, do 25 lipca, października i stycznia). Przełomową kwartalną informację podsumowującą za maj i czerwiec 2004 r. składamy do 25 lipca 2004 r. Kwartalne informacje podsumowujące pełnią funkcję kontrolną i wykorzystywane są przez organy podatkowe ze wszystkich państw UE. Mają one zabezpieczać kontrole przeprowadzane przez odpowiednie organy państw członkowskich i przez Polskę. Dzięki nim uzgadnia się również i kontroluje dane zawartych w deklaracjach VAT.
Odbywa się to w ten sposób, że polskie organy sumują dane z informacji i wysyłają je do państw UE. Tam w pierwszej kolejności sprawdzane będą numery identyfikacyjne VAT przesłane z Polski. Jeśli brak będzie takiego numeru podatnika w bazie numerów, zostanie to zgłoszone polskim organom podatkowym, a podatnik będzie musiał skorygować błędny numer. Członkowie UE muszą przechowywać informacje z kwartalnych informacji podsumowujących. Czas na ich udostępnienie to trzy miesiące po zakończeniu kwartału, którego dane dotyczą. Informacje są przechowywane przez 5 lat.
Kto składa informacje podsumowujące?
· importerzy lub
· biorący udział w dostawie towarów wewnątrz wspólnoty
- jednocześnie są zarejestrowani jako podatnicy VAT UE
· osoby prawne niebędące podatnikami, zarejestrowane jako podatnicy VAT UE.
Jakie dane powinna zawierać informacja podsumowująca?
· nazwa lub imię i nazwisko podatnika (dostawcy lub nabywcy)
· NIP podatnika
· NIP kontrahenta
· kod kraju, z którego nabywa się towary lub do którego dostarcza się towary
· łączna wartość transakcji w odniesieniu do poszczególnych kontrahentów
· dodatkowo adnotacja o rodzaju transakcji (w przypadku wewnątrzwspólnotowych transakcji trójstronnych) – dokonuje tego podatnik pośredniczący w transakcji trójstronnej.
Jeżeli przeprowadzaliśmy transkacje bezpośrednich i trójstronnych, musimy zsumować odrębnie dostawy i nabycia bezpośrednie jak i trójstronne. Oddzielnie sumujemy nabyci i dostawy. Każdy kontrahent musi być potraktowany odrębnie w tych wyliczeniach.
Deklaracje INTRASTAT
Kwartalna informacja podsumowująca nie jest jedynym obowiązkiem dokumentacyjnym. Podatnik, który dokonuje transakcji wewnątrzwspólnotowych będzie miał również obowiązek składania deklaracji statystycznej INTRASTAT. Dostarcza ona informacji organom statystycznym. Deklaracja ta będzie zawierała znacznie więcej informacji niż kwartalna informacja podsumowująca, np. znajdą się w niej informacje o czynnościach, które nie są dostawą czy nabyciem wewnątrzwspólnotowym. Deklaracje takie będą musieli składać co miesiąc wszystkie podmioty dokonujące transakcji wewnątrzwspólnotowych, które przekroczą wyznaczony próg wartościowy. Sprawny system gromadzenia informacji będzie wymagał zaimplementowania dostosowanych systemów informatycznych, co oczywiście wygeneruje dodatkowe koszty.
Zasady fakturowania
Podatnicy VAT powinni wystawiać faktury stwierdzające: · dokonanie sprzedaży· datę dokonania sprzedaży
· cenę jednostkowa bez podatku
· podstawę opodatkowania
· stawkę i kwotę podatku
· kwotę należności
· dane dotyczące podatnika i nabywcy
Na fakturze musi znaleźć się numer również identyfikacji podatkowej. Po 1 maja 2004 r. polscy podatnicy dokonując transakcji wewnątrzwspólnotowych są zobowiązani posługiwać się dotychczasowym numerem NIP poprzedzonym kodem „PL". Bardzo ważne jest, by sprawdzane były numery identyfikacyjne VAT unijnych kontrahentów. Błąd uniemożliwi zastosowanie stawki 0% do wewnątrzwspolnotowej dostawy towarów (wtedy należałoby stosować wyższą stawkę krajową np. 22%). Informacje o numerach identyfikacyjnych udziela biuro wymiany informacji o podatku VAT lub naczelnik urzędu skarbowego.
Zasadą jest, że podatnicy VAT nie muszą wystawiać faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Wyjątkiem jest sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa nowych środków transportu. Przy dostawie środków transportu dla nabywcy, który nie podał numeru identyfikacyjnego, podatnik zobowiązany jest wystawiać fakturę w trzech egzemplarzach. Oryginał faktury jest wydawany nabywcy, jedną z kopii podatnik pozostawia sobie, a drugą przesyła w ciągu 14 dni do biura wymiany informacji o VAT.
Faktury wewnętrzne
Ustawa o VAT rozszerza wymóg stosowania faktur wewnętrznych. Od 1 maja 2004 r, konieczność wystawiania tych faktur dotyczy:
· przekazania przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przedsiębiorstwem,
· nieodpłatnego świadczenia usług niebędącego dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkich innych nieodpłatnych świadczeń usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług, w całości lub w części,
· wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
· dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,
· importu usług.
Faktury wewnętrzne są wystawiane także w celu udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych podobnych dopłat. Ściśle uregulowana została również kwestia żądania udostępnienia do wglądu faktury przez wystawcę.
Ewidencje
Dla dokonujących transakcji w kraju zasady ewidencjonowania nie zmieniły się zasadniczo. Natomiast znów nowe obowiązki nałożone zostały na podatników przeprowadzających transakcje wewnątrzwspólnotowe. Jakie czynności nie są ewidencjonowane:
· czynności opodatkowane w innych krajach UE.
· sprzedaż wysyłkowej na rzecz osoby fizycznej mającej miejsce zamieszkania w innym kraju członkowskim (dotyczy sprzedaży powyżej ustalonego limitu, gdy polski podatnik musi zarejestrować się w kraju miejsca przeznaczenia wysyłki)
Ewidencja transakcji trójstronnych
Podatnik, który jest stroną takiej transakcji oprócz podstawowych danych w ewidencji powinien ponadto podać:
· jeśli jest drugim w kolejności podatnikiem - ustalone wynagrodzenie za dostawy w ramach procedury uproszczonej oraz nazwę i adres ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej (osoby prawnej niebędącej podatnikiem podatku od wartości dodanej, obowiązanej do rozliczenia VAT z tytułu tej transakcji),
· jeśli jest ostatnim w kolejności podatnikiem:
· obrót z tytułu dokonanej na jego rzecz dostawy oraz kwotę podatku przypadającą na tę dostawę, która stanowi u niego wewnątrzwspółnotowe nabycie towarów,
· nazwę i adres drugiego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej.
Nie musi prowadzić ewidencji podatnik będący pośrednikiem w transakcji trójstronnej, który ma dla tej transakcji numer identyfikacyjny nadany przez inne niż Polska państwo członkowskie.
Ewidencja przemieszczeń towarów
Podatnicy powinni także prowadzić ewidencję, gdy dochodzi do przemieszczenia towarów z państwa UE do Polski, jeżeli na tych towarach mają być wykonane usługi w Polsce. Towary takie po wykonaniu usługi w Polsce muszą zostać nie później niż w ciągu 30 dni przewiezione na terytorium państwa członkowskiego, z którego zostały wywiezione. Przemieszczenie dokonywane jest przez przedsiębiorcę z kraju członkowskiego lub na jego rzecz.
Podatnicy powinni prowadzić ewidencję otrzymywanych towarów. Zawierać ma ona:
· datę otrzymania
· dane pozwalające na identyfikację towarów
· datę wydania towaru po wykonaniu przez nas usługi
Musimy również prowadzić ewidencję towarów, które wysyłamy z Polski do innego państwa UE, jeżeli na tych towarach ktoś wykona dla nas usługi, a po ich wykonaniu towary wysyłane są do innego państwa członkowskiego UE.
Kto prowadzi ewidencję, w której wykazuje transakcje z podmiotami z UE?
· rolnicy ryczałtowi
· podatnicy wykonujący jedynie czynności inne niż opodatkowane i którym nie przysługuje prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego
· podatnicy zwolnieni podmiotowo
· osoby prawne, nie będący podatnikami
Kasy rejestrujące i przechowywanie dokumentów
Osoby sprzedające towary czy usługi osobom fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych powinni prowadzić ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących.Jeżeli nie może być prowadzona ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących, możemy zastosować kasę rezerwową. Jeżeli natomiast również ewidencjonowanie za pomocą kasy rezerwowej jest niemożliwe, nie możemy dokonywać sprzedaży. Pieniądze wydane na zakup kasy rejestrującej można będzie odliczyć od podatku – kwota odpisana to 50% ceny zakupu bez podatku. Nie może jednak przekraczać 2500 zł. Urząd skarbowy zwraca nam część kwoty wydanej na kasy rejestrujące do 25. dnia od daty złożenia przez nas wniosku. Dzieje się tak, jeśli rozpoczęliśmy ewidencjonowanie w obowiązujących terminach i wykonujemy wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jesteśmy zwolniony z VAT z uwagi na nieprzekroczenie przy sprzedaży 10000 euro, albo jeśli rozpoczęliśmy działalności w ciągu roku podatkowego. Te zwrócone kwoty będziemy musieli jednak zwrócić, gdy w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania przestaniemy używać kas. Kolejnym wymogiem jest dokonanie w terminie zgłoszenia kasy do przeglądu technicznego, a także w brak naruszenia warunków związanych z odliczeniem.
Jak długo przechowujemy dokumenty?
Przechowujemy ewidencje prowadzone dla celów rozliczania tego podatku oraz wszystkie dokumenty związane z rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Musimy gromadzić również dokumenty związane z rozliczeniem transakcji. Nie jest jasne dokładnie o jakie dokumenty chodzi (korespondencja, negocjacje). Natomiast z przedawnieniem mamy do czynienia po 5 latach od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Sebastian Morawski
Źródło:
