Pracodawca, gdy nie może zapewnić pracownikowi samochodu służbowego do jazd lokalnych, często prosi go o wykorzystanie jego prywatnego auta do celów służbowych. Warunki wzajemnych rozliczeń z tego tytułu, ogólnie uregulowane przez odpowiednie przepisy, powinny być doprecyzowane we właściwej umowie.
W wielu przedsiębiorstwach do celów związanych z działalnością firmy używa się różnego rodzaju samochodów czy motocykli, które nie zawsze należą do pracodawcy. Pomimo, że kwestie użytkowania samochodu prywatnego dla celów służbowych są często spotykane, prawo pracy nie reguluje bezpośrednio tych kwestii. Odpowiednie przepisy w tym zakresie reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Rozliczanie prywatnego służbowo
Pracodawca może zwracać pracownikowi koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych na dwa sposoby: przyznając miesięczny ryczałt pieniężny albo rozliczając się z pracownikiem według faktycznie przejechanych przez niego kilometrów.
Ryczałt
W pierwszym przypadku (ryczałt), zgodnie z § 1 wspomnianego rozporządzenia Ministra Infrastruktury, zwrot kosztów następuje na podstawie zawartej z pracownikiem umowy cywilnej, w terminach miesięcznych, w formie ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Podstawą obliczenia poniesionych przez pracownika kosztów jest składane przez niego co miesiąc pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych.
Natomiast w § 3 tego rozporządzenia określony został maksymalny miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, uzależniony od liczby mieszkańców w gminie lub w mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten ustala pracodawca, przy czym nie może on przekroczyć:
- 300 kilometrów – gminy do 100 tys. mieszkańców,
- 500 kilometrów – gminy powyżej 100 tys. mieszkańców,
- 700 kilometrów – gminy powyżej 500 tys. mieszkańców.
Są tylko dwa odstępstwa w rozliczaniu kilometrów jazd lokalnych:
Podatkowy rozkład jazdy i wskaźniki kadrowo-płacowe na 2023. Ściąga dla przedsiębiorcy
Od stycznia 2023 r. zmieniły się wskaźniki kadrowo-płacowe. Prezentujemy najważniejsze zmiany. I zachęcamy do pobrania pliku pdf. Pobierz e-book bezpłatnie lub kup za 20 zł.
Masz pytanie? Napisz na marketing@bankier.pl
- służba leśna posiada przypisaną wartość 1500 km miesięcznie,
- służby ratownicze itp. mają do rozjeżdżenia 3000 km miesięcznie.
W przepisach rozporządzenia zostały określone jedynie górne limity kilometrów, których pracodawca, niebędący w strefie budżetowej, nie może przekroczyć. Nie ma natomiast ograniczeń w ustaleniu przez pracodawcę niższego limitu niż ten, który został przewidziany w rozporządzeniu.
Ponadto należy pamiętać, że kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Na ustalenie kwoty ryczałtu nie ma przy tym wpływu wysokość faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków z tytułu korzystania w pracy z prywatnego samochodu. Pracownik nie musi więc gromadzić i przedstawiać pracodawcy rachunków potwierdzających takie wydatki.
Przykład:
Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę, na podstawie której przyznał pracownikowi limit 700 km na jazdy lokalne odbywane samochodem osobowym o pojemności silnika 1,6 cm3. W październiku 2011 r. pracownik przebywał 5 dni na zwolnieniu chorobowym. Rozliczenie, które powinien przedstawić pracownik w oświadczeniu:
- ryczałt pieniężny przyznany na jazdy lokalne 700 km × 0,8358 zł = 585,06zł
- potrącenia z kwoty ryczałtu z tytułu 5 dni chorobowego:
5 dni × 1/22 × 585,06zł = 132,97 zł - należność przysługująca do wypłaty z tytułu ryczałtu pieniężnego:
585,06 - 132,97 = 452,09 zł
W przypadku rozliczania jazd lokalnych w formie ryczałtu pieniężnego nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Podstawą do zaliczenia tych wydatków do kosztów podatkowych jest umowa o wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych pracownika, a także oświadczenie pracownika o używaniu samochodu do celów służbowych.
Rozporządzenie Ministra Infrastruktury nie przewiduje w ramach zwrotu kosztów używania pojazdów do celów służbowych obowiązku pokrycia innych kosztów związanych np. z wymianą opon. Są to więc koszty, które co do zasady powinien ponieść sam pracownik, chyba że inaczej stanowi umowa cywilnoprawna zawarta między pracownikiem i pracodawcą. W takim przypadku zwrot pracownikowi kosztów wymiany opon, przeglądów okresowych itp. zależy tylko od dobrej woli pracodawcy – może on dobrowolnie przyjąć takie zobowiązanie na siebie, ale nie musi.
Kilometrówka
Obowiązek prowadzenia wśród zatrudnionych kilometrówki ma pracodawca, który w swej działalności korzysta z aut wynajmowanych lub którego zatrudnieni używają do pracy swoich prywatnych samochodów o nośności nieprzekraczającej 3,5 t (z odstępstwami). W wyżej wymieniony sposób nie można rozliczać pojazdów stanowiących własność firmy, które rozliczane są jako środki trwałe, oraz pojazdów nabytych w drodze leasingu.
Rozliczanie pracownika korzystającego z prywatnego samochodu do celów służbowych według tzw. kilometrówki polega na tym, że przebieg pojazdu ustala się na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu tego pojazdu. W przypadku rozliczenia na podstawie kilometrówki pracodawca powinien więc zwrócić pracownikowi należność za liczbę faktycznie przejechanych kilometrów.
Kilometrówka rozliczana powinna być zarówno wtedy, kiedy auta używane są cały czas, jak i gdy tylko sporadycznie. Ewidencja winna obejmować:
- imię oraz nazwisko osoby użytkującej auto,
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- dzień oraz cel wyjazdu,
- następny numer wpisu,
- charakterystykę trasy,
- kwotę za kilometr przebiegu,
- pojemność silnika,
- sygnaturę zatrudniającego oraz jego dane,
- numer rejestracyjny pojazdu.
Ramowe zasady zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych określone zostały we wspomnianym rozporządzeniu. Zgodnie z § 2 koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
- dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
- dla motocykla – 0,2302 zł,
- dla motoroweru – 0,1382 zł.
Dla pojazdów używanych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych poza drogami twardymi stawki kwot, o których mowa w ust. 1, podwyższa się, stosując mnożnik 1,2. Stawki te są ważne również dla właścicieli firm, bo stanowią podstawę obliczenia limitów zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na eksploatację samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych firmy (w tym też stanowiących prywatną własność przedsiębiorcy).
Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzić należy odrębnie dla każdego pojazdu. Powinna ją prowadzić osoba faktycznie używająca pojazdu (np. pracownik).
Kilometrówka a dojazd do pracy
Stawienie się w miejscu pracy należy do obowiązków pracownika. W związku z tym koszty dojazdu pracownika z domu do pracy nie powinny znaleźć się w ewidencji przebiegu pojazdu, gdyż nie jest to korzystanie z pojazdu na potrzeby działalności gospodarczej pracodawcy. Oczywiście przepisy wewnątrzzakładowe mogą stanowić, że pracownicy mają prawo do zwrotu kosztów dojazdów do pracy. Należy jednak pamiętać, że zasadniczo koszty dojazdu do miejsca pracy są kosztami każdego pracownika. Dojazd do miejsca pracy nie stanowi więc podróży służbowej, za którą przysługuje kilometrówka.
Opodatkowanie
W przepisach ustaw podatkowych – zarówno ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) jak i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT) – zapisano obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i rozliczania kosztów eksploatacji (wg limitów ustalanych kilometrówką) samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT). Obowiązek jest wyłączony, jeżeli podatnicy stosują ryczałty samochodowe. Kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT) i to niezależnie od wysokości tych kwot. Zwrot poniesionych przez pracownika kosztów z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych jest zwolniony z podatku jedynie wtedy, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów albo możliwość zwrotu kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Wyjątkami takimi są zwroty kosztów wypłacane pracownikom Służby Leśnej i listonoszom.
Inaczej jest natomiast, jeśli chodzi o odprowadzenie od tych kwot składek na ubezpieczenie społeczne. Zarówno ryczałty, jak i kilometrówki są od nich zwolnione, ale tylko do wielkości przedstawionych wyżej limitów. Składki te naliczane są dopiero po przekroczeniu określonego prawem limitu kilometrów, jednak tylko od sumy przewyższającej ten przydział. Dla zwolnienia z oskładkowania przebieg pojazdu musi być udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego).
Należy zwrócić uwagę, że omówione zasady zwrotu kosztów, dokonywane na podstawie wspomnianego w artykule rozporządzenia, dotyczą tylko jazd lokalnych. Jeżeli pracownik wyjeżdża w celach służbowych poza swoje stałe miejsce pracy lub poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, koszty, jakie ponosi z tego tytułu rozliczane są na podstawie przepisów dotyczących podróży służbowych.
Arkadiusz Czarkowski
