Od 1 listopada nie założysz firmy w okienku urzędu. Sprawdź, co to dla Ciebie oznacza

Przez wiele lat założenie firmy było możliwe poprzez złożenie papierowego formularza CEIDG-1 w urzędzie gminy. Z dniem 1. listopada 2026 r. ta ścieżka się zamyka. Utworzenie jednoosobowej działalności po tym terminie dostępne będzie (z pewnymi wyjątkami) wyłącznie drogą online. Co oznacza ta zmiana i kogo dotyczy? Jak uzyskamy pomoc przy zakładaniu firmy?

Co zmienia się z dniem 1 listopada 2026 r.?

Z dniem 1 listopada 2026 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 507). Została uchwalona 13 marca 2026 r. i nie wzbudziła jak dotąd większych kontrowersji. Prezydent podpisał ustawę 26 marca, a 13 kwietnia trafiła do Dziennika Ustaw.

Najważniejsza zmiana zawiera się w jednym zdaniu: od 1 listopada 2026 r. wniosek o wpis do CEIDG z informacją o podjęciu działalności składa się przez formularz elektroniczny. Potwierdzenie, że wniosek dotarł, system wyśle na adres e-mail podany w formularzu.

Co z papierowymi wnioskami składanymi w urzędach gminy bądź przesyłanymi listem poleconym? Po 31 października 2026 r. będą pozostawione bez rozpoznania. W praktyce znaczy to tyle, że nie będą przez nikogo rozpatrywane, a próba założenia firmy tą drogą okaże się nieskuteczna. Natomiast wnioski złożone przed końcem października będą rozpatrywane normalnie. Z uwagi na to, że 31 października wypada w tym roku w sobotę, należy pamiętać, że ostatni dzień na złożenie papierowego wniosku osobiście w urzędzie to piątek 30 października 2026 r.

Likwidacja papierowych wniosków to dopiero początek zmian. Od 1 listopada 2028 r. zlikwidowane zostanie składanie fizycznych wniosków w CEIDG. Tak więc wnioski o zmianę wpisu, zawieszenie, wznowienie i wykreślenie działalności złożymy wyłącznie online.

Kogo nie dotyczą zmiany?

Nowe przepisy nie zamykają urzędu gminy dla przedsiębiorców z dnia na dzień. Istnieją dwa ważne wyjątki:

• zakładanie firmy z udziałem przedstawiciela ustawowego, czyli np. przez osobę niepełnoletnią. Wniosek o założenie działalności nadal możemy złożyć w urzędzie. Będzie to możliwe do 31 października 2028 roku.

• osoby, które już prowadzą działalność - zmianę wpisu, zawieszenie, wznowienie albo zamknięcie firmy możemy nadal zlecić za pośrednictwem urzędu. Będzie to możliwe do końca października 2028 roku.

Kolejną modyfikacją, o której warto pamiętać, jest wprowadzenie nowych wzorów formularzy CEIDG od 14 października 2026 r. Dotyczy to także wniosku CEIDG-1.

Dlaczego to duża zmiana, skoro większość i tak zakłada firmę online?

Musimy pamiętać, że większość, to jednak nie wszyscy. Według Ministerstwa Rozwoju i Technologii odsetek wniosków o założenie działalności składanych przez internet wzrósł w ciągu dekady z 9% do 74%. To imponujący skok. Jeśli jednak spojrzymy nieco inaczej na te liczby, zauważymy, że mniej więcej co czwarty wniosek o założenie firmy trafiał do CEIDG w innej niż elektroniczna formie. Skala to niemała, biorąc pod uwagę fakt, że z samego portalu biznes.gov.pl korzysta 1,8 mln użytkowników.

Mamy zatem do czynienia z dużą grupą ludzi. Wbrew pozorom często nie są to osoby wykluczone cyfrowo. Wiele z nich zakładało do tej pory firmę w urzędzie z uwagi na fakt, że mogły tam znaleźć pomoc - ktoś mógł rzucić okiem, czy wszystko zostało poprawnie wypełnione. Na początku biznesowej drogi liczba nowych pojęć potrafi przytłoczyć, a mało kto chce zaczynać od błędu w urzędowym dokumencie.

Jak założyć firmę po 1 listopada? Trzy sposoby dostępne online

Od 1 listopada 2026 r. firmę założymy wyłącznie przez internet. Dostępne są trzy sposoby. Za pośrednictwem serwisu biznes.gov.pl, aplikacji mObywatel lub banku. Przykładem tej ostatniej jest np. zakładanie firmy z mBankiem, gdzie za pośrednictwem jednego wniosku rejestrujemy działalność i otwieramy firmowe konto. Cel jest ten sam - dokonać wpisu do CEIDG. Wszystkie trzy metody różnią się tak naprawdę zakresem pomocy, na jaki możemy liczyć po drodze.

Biznes.gov.pl (kreator CEIDG)

Mamy tu do czynienia z kreatorem w rządowej domenie. Z poziomu serwisu możemy złożyć wniosek o wpis do CEIDG, wniosek o adres do e-Doręczeń oraz zgłoszenie do ZUS lub KRUS, GUS i urzędu skarbowego. Wypełniony formularz podpiszemy profilem zaufanym bądź podpisem kwalifikowany. NIP pojawia się we wpisie zwykle w ciągu jednego dnia roboczego, REGON w ciągu siedmiu dni.

W razie problemów możemy skorzystać z pomocy telefonicznej w Centrum Pomocy biznes.gov.pl, które dostępne jest od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00-17:00. Trzeba jednak wiedzieć, że konsultanci nie udzielają indywidualnych porad, np. w kwestii form opodatkowania. Z takimi pytaniami portal odsyła do księgowych i doradców podatkowych.

Aplikacja mObywatel (usługa Firma)

Aplikacja dostępna jest z poziomu smartfona. Jeśli jej nie mamy, możemy ją łatwo pobrać i zainstalować. Z jej poziomu wypełnimy formularz CEIDG-1, podpiszemy profilem zaufanym i przekażemy do CEIDG. Część danych aplikacja pobierze sama z rejestrów państwowych. Przechodząc przez proces, będziemy mogli założyć także firmową skrzynkę do e-Doręczeń. Rozwiązanie dedykowane jest osobom pełnoletnim z polskim obywatelstwem. Warunkiem jest także posiadanie aktywnego profilu zaufanego i mDowodu ustawionego jako dokument główny. Działalność musi być rejestrowana po raz pierwszy. Minusem tego rozwiązania jest fakt, że zgłoszenie do ZUS i rejestrację VAT trzeba przeprowadzić osobno.

Bank: jeden wniosek o firmę i konto

W mBanku wypełniamy tylko jeden wniosek online. Cały proces zajmuje według banku nawet 10 minut. Jest on bezpłatny i nie trzeba być klientem mBanku. Po zakończeniu procesu otrzymujemy wpis do CEIDG, NIP oraz REGON. W tym wariancie zgłoszenie do ubezpieczenie ZUS lub zgłoszenie VAT możemy zrealizować w jednym procesie. Przychodzą one drogą mailową. Mamy też założone nasze konto firmowe. O kolejnych etapach bank informuje SMS-em.

Na każdym etapie wypełniania wniosku istnieje możliwość skorzystania z opcji zamów rozmowę z księgowymi. Certyfikowany specjalista ds. księgowości oddzwania przeważnie w ciągu kilku minut i stara się odpowiedzieć na pytania wnioskodawcy. Rozmowa jest bezpłatna. Infolinia działa codziennie w godzinach od 9:00 do 17:00. Można powiedzieć, że klasyczne urzędowe okienko bank przenosi do świata online. Użytkownik nie jest więc osamotniony w procesie zakładania firmy i może liczyć na pomoc specjalisty.

Jak się przygotować do złożenia wniosku online?

Niezależnie od tego, jaką drogę wybierzemy, potrzebować będziemy podobnego zestawu informacji. Co warto mieć pod ręką?

1. Profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Profil zaufany jest bezpłatny i założy go każdy, kto ma PESEL. W mBanku zrobimy to w trakcie wypełniania wniosku, jeśli jeszcze go nie mamy.

2. Nazwa firmy. Musi zawierać co najmniej imię i nazwisko założyciela (w tej kolejności). Możemy dodać inne elementy. Pamiętajmy, że jedna osoba może mieć tylko jeden wpis w CEIDG.

3. Adresy. Adres do doręczeń, adres do e-Doręczeń i stałe miejsce wykonywania działalności (albo zaznaczenie, że takowego nie posiadamy). Do adresu nieruchomości potrzebujemy tytułu prawnego, np. własności, najmu lub użyczenia.

4. Kody PKD. Jeden główny i dowolna liczba dodatkowych, opisujących to, czym faktycznie będziemy się zajmować.

5. Forma opodatkowania. Do wyboru mamy skalę podatkową (12% i 32%), podatek liniowy (19%) albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

6. Data rozpoczęcia działalności, ubezpieczenie (ZUS lub KRUS) i właściwy urząd skarbowy.

7. e-Doręczenia. Od 1 stycznia 2025 r. każdy nowy przedsiębiorca musi mieć skrzynkę do e-Doręczeń.

Kiedy warto skorzystać z pomocy banku?

Jeśli powyższe punkty pozostają dla nas jasne i oczywiste, prawdopodobnie poradzimy sobie z założeniem firmy zarówno przez stronę biznes.gov.pl, aplikację mObywatel lub bankowość online. Jeśli jednak w kwestii doboru kodów PKD czy formy opodatkowania blokują nas jakieś pytania, skorzystanie z pomocy banku pozwala skonsultować się z człowiekiem, który jest specjalistą w tej dziedzinie. Wielu z nas posiłkuje się informacjami znalezionymi w internecie i za pomocą modeli AI, jednak dobrze jest otrzymać potwierdzenie z ust osoby, która zawodowo zajmuje się finansami i podatkami.

Konsultacje prowadzą certyfikowani księgowi współpracujący z mBankiem. Należą do Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych, a infolinię obsługują specjaliści z firmy CashDirector S.A. Pomogą nam zrozumieć, czym są kody PKD i jak dobrać je do charakteru działalności, wyjaśnią, jak działają e-Doręczenia, i przedstawią różnice między dostępnymi formami opodatkowania. Odpowiedzą też na pytania, które pojawiają się przy wypełnianiu samego wniosku, tak żebyśmy mogli go wysłać z pewnością, że wszystko jest w porządku.

Wsparcie nie kończy się na rejestracji. Po rejestracji w CEIDG należy dopełnić też formalności w ZUS i urzędzie skarbowym. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola we wniosku i wyrażeniu zgody na przekazanie danych księgowa skontaktuje się z nami po podpisaniu umowy i bezpłatnie pomoże dopełnić formalności w ZUS i urzędzie skarbowym.

Równolegle otwieramy konto firmowe, które jest gotowe od razu po rejestracji działalności. Jeśli nie jesteśmy klientami mBanku, umowę podpiszemy w placówce lub przez kuriera. Wymagania to ukończone 18 lat, polskie obywatelstwo, stały adres zamieszkania w Polsce, ważny dowód osobisty, paszport lub mObywatel oraz brak zarejestrowanej lub zawieszonej działalności.

Papierowy urzędowy wniosek odchodzi do historii, jednak potrzeba rozmowy z kimś kompetentnym nie znika. Dobra wiadomość jest taka, że nie musimy wybierać między wygodą a pewnością. Jeśli planujemy założenie firmy, w mBanku zrobimy to jednym wnioskiem, ze wsparciem certyfikowanych księgowych i bez wychodzenia z domu.

Materiał partnera mbank