Koszty uzyskania przychodów w spółkach kapitałowych: Wydatki na rzecz członków zarządu

Kodeks spółek handlowych wymaga, aby każda spółka kapitałowa (spółka z o.o. lub spółka akcyjna) miała zarząd, który jest organem wykonawczym, prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją.

Członkowie zarządu mogą pełnić swoje funkcje w zarządzie na podstawie:

• samego powołania, dokonanego zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych,

• umowy cywilnoprawnej (menedżerskiej, zlecenia lub innej umowy o podobnym charakterze),

• umowy o pracę, zawartej zgodnie z Kodeksem pracy.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów

Na podstawie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 omawianej ustawy. Podkreślenia wymaga fakt, że w ustawie podatkowej użyto określenia, że wydatki muszą być poniesione w celu uzyskania przychodów. Wystarczy więc tylko uzasadnić, że poniesiony koszt obiektywnie mógł się przyczynić do osiągnięcia przychodu. Wobec tego każdy wydatek (koszt), który został poniesiony z zamiarem osiągnięcia przychodów i nie jest wymieniony w katalogu wydatków nieuznanych za koszt uzyskania przychodów podatkowych, powinien podlegać zaliczeniu do kosztów podatkowych. Nie można natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kosztów wprawdzie niewymienionych w art. 16 ust. 1, ale w żaden sposób niezwiązanych z uzyskaniem przychodów.

Analizując katalog wydatków, które ustawodawca wyłączył z kosztów uzyskania przychodów, można zauważyć, że w ww. ustawie nie zawarto szczególnych ograniczeń związanych z możliwością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na rzecz członków zarządu. Nie oznacza to jednak, że wszystkie wydatki poniesione na rzecz członków zarządu spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Część będzie całkowicie wyłączona z kosztów (np. składki na ubezpieczenie członków zarządu od odpowiedzialności cywilnej), inne mogą obciążać koszty, ale tylko do wysokości określonego w ustawie limitu (np. zwrot kosztów używania w podróży służbowej samochodów osobowych niebędących własnością spółki).

Na wstępie należy wykluczyć te wydatki, które związane są z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz tych członków zarządu, którzy są jednocześnie udziałowcami (akcjonariuszami) spółki. Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38 ww. ustawy, wydatki niepowiązane ekwiwalentnie ze świadczeniami udziałowca na rzecz spółki nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów w spółce.

Wynagrodzenie, mieszkanie, samochód służbowy oraz telefon

Wydatki spółki na rzecz członka zarządu, np. wynagrodzenie, mieszkanie, samochód służbowy oraz telefon, które przysługują członkowi zarządu w związku z wykonywaniem przez niego określonych zadań na rzecz spółki stanowią koszty uzyskania przychodów. Należy jednak podkreślić, że zarówno wynagrodzenia, jak też świadczenia w naturze przyznane członkowi zarządu muszą wynikać z prawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych bądź też uchwał wspólników, podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie spółki.

Przykład

Rada nadzorcza spółki akcyjnej powołała zagranicznego udziałowca na członka zarządu. Statut spółki daje radzie nadzorczej prawo do ustalania wynagrodzenia członków zarządu. Uchwałą rady przyznano miesięczne wynagrodzenie w wysokości 10.000 euro, samochód służbowy, zwrot kosztów rozmów służbowych z prywatnego telefonu. Wydatki związane z wypłatą wynagrodzenia oraz z ww. świadczeniami spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład

Uchwałą wspólników spółki z o.o. powołano udziałowca na prezesa zarządu. W uchwale nie ma wzmianki o sposobie wynagradzania z tytułu pełnienia przez niego funkcji. Nie zawarto z nim umowy o pracę, ani żadnej umowy cywilnoprawnej.

Spółka wynajęła mieszkanie i przekazała je do dyspozycji prezesa. Z tego tytułu w maju 2005 r. poniosła wydatek w wysokości 1.500 zł. Spółka nie jest zobligowana do zapewnienia mieszkania prezesowi. Tego wydatku nie można wiązać z celem uzyskania przychodu. Zatem nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów spółki.

W tym samym miesiącu spółka zwróciła prezesowi koszt rozmowy telefonicznej z kontrahentem zagranicznym, którą przeprowadził z prywatnego telefonu. Zwrotu kosztów tej rozmowy dokonano na podstawie wydruku rozmów telefonicznych (bilingu). Wydatek dotyczy rozmowy z kontrahentem, więc jest poniesiony w celu uzyskania przychodów. Spełnia zatem kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodów. Ponadto zwrot kosztów za rozmowy telefoniczne z kontrahentem nie jest świadczeniem jednostronnym na rzecz udziałowca. Wobec tego spółka ma prawo ten wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Należy zwrócić uwagę, że w przypadku zawierania przez spółkę z o.o. umów z członkami zarządu szczególne znaczenie ma reprezentacja spółki. Aby czynność prawna była ważna konieczne jest przestrzeganie postanowień zawartych w Kodeksie spółek handlowych (art. 15, 173, 210).

Podróże służbowe

Kwalifikacja wydatku związanego z podróżą służbową członka zarządu powinna być dokonana w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Jeżeli więc wyjazd ma związek z działalnością gospodarczą spółki i możliwością uzyskania przychodów oraz nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, to spółka ma prawo wydatki z tym związane zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to zarówno członków zarządu będących pracownikami spółki, jak też członków zarządu pełniących tę funkcję na podstawie powołania, a także członków zarządu pełniących tę funkcję na podstawie umowy cywilnoprawnej.

W przypadku członków zarządu, którzy nie są pracownikami wskazane jest określenie w umowie zasad zwrotu kosztów podróży służbowej. Może to być uregulowane w umowie cywilnoprawnej, na podstawie której członek zarządu pełni swoją funkcję lub też w odrębnej umowie. Prawo do takich świadczeń może również wynikać z postanowień, regulaminów lub statutu.

Co do możliwości zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżą służbową ważne znaczenie mają art. 16 ust. 1 pkt 30 lub 51 ww. ustawy. Na ich podstawie, zwrot kosztów używania samochodów osobowych niebędących własnością spółki podlega ograniczeniom - do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby przejechanych w podróży służbowej kilometrów, przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Należy jeszcze wspomnieć o dodatkowym warunku. Otóż wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeśli jest prowadzona odpowiednia ewidencja przebiegu pojazdu.

Spotkania z kontrahentami

W kontaktach gospodarczych dość powszechną praktyką są spotkania członków zarządu z kontrahentami lub potencjalnymi kontrahentami organizowane w lokalach gastronomicznych. Niejednokrotnie towarzyszy im specjalna oprawa, np. wręczanie kwiatów, występy artystyczne. Odnosząc się do tego rodzaju wydatków należy stwierdzić, że są to koszty reprezentacji. Warto więc przypomnieć o limicie określonym w art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy. Na podstawie tego przepisu do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć koszty reprezentacji i reklamy (niepublicznej) w wysokości nieprzekraczającej 0,25% przychodów.

Przykład

Prezes spółki przebywając w podróży służbowej, spotkał się z kontrahentami na uroczystej kolacji. Spółka z o.o., na podstawie przedstawionej faktury, zwróciła prezesowi koszty poczęstunku, wynajęcia sali i kwartetu muzycznego. Wydatki te spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w ramach limitu kosztów reprezentacji.

Podstawa prawna: art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28, 30, 38, 51 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Źródło: