Przedsiębiorcy, którzy dopełnili formalności związanych z zakładaniem działalności gospodarczej chcą zwykle jak najszybciej rozpocząć sprzedaż towarów lub usług, a także generowanie kosztów. Nie powinni jednak zapominać o dopełnieniu wszystkich formalności pozwalających na legalne i bezpieczne prowadzenie firmy.
Po zarejestrowaniu firmy w CEIDG świeżo upieczeni przedsiębiorcy często zadają sobie pytanie: co dalej?
Czy zostały jeszcze do załatwiania jakieś formalności związane z założeniem firmy? Czy konieczne są dodatkowe wizyty w urzędach? Jakie formularze trzeba składać, jakie ewidencje prowadzić i jak przechowywać dokumenty? Oto odpowiedzi na najważniejsze pytania.
ReklamaZobacz także
Obowiązki wobec ZUS-u: na początku...
Pierwszy i podstawowy obowiązek, o którym musi pamiętać każdy przedsiębiorca to wizyta w ZUS-ie. Składając wniosek do CEIDG właściciel firmy jest automatycznie zgłaszany jako płatnik składek. Konieczne jest jednak dodatkowe zgłoszenie przedsiębiorcy jako osoby ubezpieczonej. Wymaga to złożenia formularza ZUS ZUA (dla przedsiębiorców podlegających wszystkim ubezpieczeniom) lub ZUS ZZA (dla przedsiębiorców podlegających wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu). Jest na to 7 dni od zarejestrowania działalności.
Ponadto do obowiązków należy też złożenie deklaracji ZUS DRA określającej wysokość składek. Jeżeli pierwszy miesiąc prowadzenia firmy jest niepełny, to DRA składa się dwukrotnie (za pierwszy niepełny miesiąc oraz za drugi – pełny). W przeciwnym razie początkujący przedsiębiorca składa ją tylko raz (za pierwszy miesiąc), o ile chce płacić najniższe możliwe składki ZUS.
... i przez cały czas prowadzenia działalności
Po spełnieniu formalności rejestracyjnych trzeba pamiętać o comiesięcznym, terminowym regulowaniu składek do ZUS. Przedsiębiorcy, którzy nie zatrudniają pracowników powinni wpłacać składki na konto urzędu do 10 dnia każdego miesiąca.
Trzeba na bieżąco śledzić kiedy w kwotach składek zachodzą zmiany (dzieje się tak zwykle na początku roku). ZUS o tym sam nie informuje, ale wszelkie niedopłaty z pewnością wychwyci naliczając odsetki.
Podatek dochodowy
Każdy przedsiębiorca prowadzący KPiR musi obliczać podatek dochodowy, który wylicza się jako procent od dochodu stanowiącego przychody pomniejszone o koszty. Jeśli z rozliczeń wynika zaliczka do zapłaty, to trzeba wpłacić ją na konto urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie (miesiącu lub kwartale).
Nie jest natomiast konieczne składanie żadnych okresowych deklaracji podatkowych związanych z podatkiem dochodowym. Jeżeli w danym okresie z rozliczeń nie wynika podatek do zapłaty to przedsiębiorca nie ma żadnych obowiązków informacyjnych w tym zakresie.
W przypadku wyboru opodatkowania skalą podatkową (na zasadach ogólnych) po zakończeniu roku podatkowego jest natomiast konieczne złożenie zeznania rocznego na deklaracji PIT-36 (do końca kwietnia).
Obowiązki w zakresie VAT: rejestracyjne...
Przedsiębiorcy, którzy nie decydują się na zostanie VAT-owcami od początku prowadzenia firmy nie mają w zakresie tego podatku żadnych obowiązków związanych ze składaniem formularzy. Jeśli jednak korzystają ze zwolnienia na podstawie limitu sprzedaży (150 tys. zł rocznie) to muszą prowadzić ewidencję sprzedaży, z której wynika prawo do zwolnienia.
Jeżeli natomiast przedsiębiorca chce od początku być podatnikiem VAT to musi złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie VAT-R i dokonać stosownej opłaty w wysokości 170 zł (zgłoszenie można także wysłać pocztą). Z rejestracją do VAT wiąże się szereg obowiązków.
... i okresowe
Podstawowym obowiązkiem każdego VAT-owca jest obliczanie VAT-u do zapłaty i składanie miesięcznych lub kwartalnych deklaracji VAT do urzędu skarbowego. Wyliczony w nich podatek należy wpłacać na konto urzędu w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie (miesiącu lub kwartale). Deklaracje VAT składa się w tym samym terminie.
Z deklaracji może też wynikać podatek do zwrotu. Taką kwotę można przenieść na kolejny okres rozliczeniowy lub uzyskać w formie przelewu od urzędu skarbowego.
Jakie ewidencje powinien prowadzić przedsiębiorca...
Z powyższych zasad wynika podstawowy obowiązek związany z prowadzeniem działalności gospodarczej. Chodzi o księgowość. Można ją prowadzić samodzielnie lub zlecić – najczęściej do biura rachunkowego. Jednak niezależnie od tego kto odpowiada za księgowość w firmie, obowiązki związane z nią są takie same.
Przedsiębiorcy, którzy wybrali opodatkowanie na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) i nie zatrudniają pracowników powinni prowadzić m.in.:
- ewidencje w których zapisuje się przychody i koszty, czyli KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów) lub księgi rachunkowe (dotyczy m.in. firm osiągających określone, wysokie przychody oraz spółek),
- rejestry zakupów i sprzedaży VAT (dotyczy czynnych VAT-owców),
- ewidencję wyposażenia oraz ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
- ewidencję przebiegu pojazdu (dotyczy przedsiębiorców używających pojazdu prywatnego do celów firmowych),
- ewidencje sprzedaży (dotyczy m.in. przedsiębiorców zwolnionych z VAT i przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż bez stosowania kasy fiskalnej poza miejscem przechowywania KPiR). Oprócz tego mogą pojawić się też inne dokumenty, w zależności od sytuacji danego przedsiębiorcy, np. dotyczące kasy fiskalnej.
... i jak powinno się przechowywać dokumentację?
Bardzo istotne jest aby wszystkie powyższe rejestry, a także wszelkie wytworzone w ramach działalności dowody księgowe (m.in. faktury, korekty, paragony, potwierdzenia zapłaty itp.) były prawidłowo przechowywane.
Faktury, złożone deklaracje oraz większość rejestrów można obecnie sporządzać i przechowywać w formie elektronicznej - jest to wygodne i bezpieczne. Tylko niektóre dokumenty muszą być drukowane, co dotyczy przede wszystkim:
- KPiR (księgę trzeba drukować najpóźniej do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni),
- ewidencji sprzedaży,
- dokumentacji z kasy fiskalnej,
- ewidencji przebiegu pojazdu.
Nie zmienia to faktu, że cała dokumentacja księgowa i podatkowa (zarówno elektroniczna, jak i papierowa) musi być przechowywana w bezpiecznym miejscu i oryginalnej postaci przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku wynikającego z danego dokumentu.
Uwaga:
Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji firmowej obwarowane jest sankcjami karnoskarbowymi. Przedsiębiorca, który odmówi organowi podatkowemu okazania księgi bądź innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności lub dokumentację niszczy, uszkadza, czyni bezużyteczną, ukrywa lub usuwa - podlega karze grzywny.
