Choć wokół Krajowego Systemu e-Faktur narasta wiele obaw - od kosztów wdrożenia po cyfrowe wykluczenie - eksperci nie mają wątpliwości: KSeF może stać się impulsem do modernizacji, automatyzacji i uporządkowania procesów księgowych w firmach.
Małe i średnie przedsiębiorstwa stają przed kluczowym etapem transformacji cyfrowej. Krajowy System e-Faktur może usprawnić obieg dokumentów, zminimalizować błędy i poprawić transparentność finansową. System jest kluczowym krokiem w cyfryzacji procesów księgowych w Polsce – mówi Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych oraz ekspert ds. KSeF w firmie Symfonia – Dla przedsiębiorstw i biur rachunkowych oznacza to nie tylko konieczność dostosowania się do nowych regulacji, ale również szansę na głęboką transformację operacyjną w kierunku większej automatyzacji, transparentności i efektywności.
Papier odchodzi do przeszłości
– Część firm wciąż funkcjonuje w modelu opartym na papierze lub na rozproszonych, niepołączonych systemach IT. Nic dziwnego, że pojawiają się pytania: kto ma wdrożyć nowe procesy, jak się za to zabrać, czy KSeF nie spowoduje wzrostu kosztów – wskazuje Bogdan Zatorski.
ReklamaZobacz także
Z danych wynika, że aż 46 proc. księgowych ma poważne wątpliwości związane z wdrożeniem KSeF i zgłasza liczne zastrzeżenia wynika z raportu "Barometru nastrojów polskich księgowych 2025 r. Branżowe wyzwania, plany i perspektywy zmian" opracowanego przez e-file. Co trzeci (31 proc.) godzi się z nadchodzącymi zmianami, choć odczuwa wyraźny niedobór informacji, a jedynie 23,1 proc. deklaruje pełną gotowość i spokój wobec nadchodzących zmian. Najbardziej skrajne postawy zarówno wśród najlepiej przygotowanych, jak i tych pełnych obaw występują wśród księgowych świadczących wyspecjalizowane usługi outsourcingu. Wśród samozatrudnionych odsetki są jeszcze wyraźniejsze – 30,1 proc. uważa się za przygotowanych, a 49,6 proc. przyznaje się do niepewności i obaw.
Zdaniem eksperta obawy te są zrozumiałe, ale często wynikają z braku informacji lub planu działania. Rozmówca podkreśla, że KSeF można wdrożyć w sposób harmonijny i kontrolowany - bez presji, bez chaosu, bez zbędnych kosztów.
KSeF w praktyce
– Wdrożenie KSeF można przeprowadzić w sposób uporządkowany i przewidywalny. Proces można podzielić na etapy: wyznaczenie osoby odpowiedzialnej, aktywacja konta w systemie, analiza obecnych procesów, wybór modelu integracji własnych systemów IT z KSeF i przeszkolenie zespołu. Następnie przeprowadzenie testów, dostosowanie umów i gotowość na odbiór faktur kosztowych. Najważniejsze to działać świadomie, nie czekać na ostatni moment i oraz dobrać właściwe narzędzia informatyczne dopasowane do wielkości i charakteru firmy – zwraca uwagę Zatorski.
Zgodnie z harmonogramem Krajowy System eFaktur będzie wdrażany stopniowo w zależności od wielkości firm:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek e-fakturowania obejmie firmy, których roczny obrót przekracza 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – do systemu dołączą pozostali przedsiębiorcy, z wyłączeniem mikrofirm,
- od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek obejmie także mikroprzedsiębiorców z miesięcznymi przychodami nieprzekraczającymi 10 tys. zł.
Niezależnie od daty obowiązkowego wystawiania faktur, już od 1 lutego 2026 r. wszystkie firmy będą musiały odbierać faktury z KSeF. To oznacza, że każdy przedsiębiorca, bez względu na wielkość firmy, musi wcześniej zaznajomić się z zasadami działania systemu. Nowelizacja przewiduje też możliwość wystawiania faktur w trybie offline pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności i późniejszego przesłania do systemu.
"KSeF nie musi oznaczać chaosu"
– Wbrew pozorom KSeF nie musi oznaczać chaosu czy wzrostu kosztów. Wręcz przeciwnie - może stać się impulsem do automatyzacji, lepszej organizacji i zmniejszenia liczby błędów w obsłudze faktur. Kluczem jest partner, który przeprowadzi firmę przez tę zmianę dostarczając wsparcie merytoryczne i technologiczne – podsumowuje Zatorski.
