Rozmowa z Bartłomiejem Prystupą, ekspertem z Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Warszawie:
Czy wszystkie dokumenty wysyłane drogą elektroniczną są przyjmowane przez ZUS?
Nie. Od 20 listopada ZUS uruchomił właśnie funkcję odrzucania błędnych przesyłek przekazywanych przez płatników w formie elektronicznej. Dotyczy to zestawów dokumentów, w których znajdują się dokumenty ubezpieczeniowe z błędami krytycznymi.
Co to są błędy krytyczne?
Błędy krytyczne to wszelkiego rodzaju nieprawidłowości uniemożliwiające przetworzenie dokumentów ubezpieczeniowych, np. brak wypełnionego pola identyfikatora (np. nazwiska lub nazwy firmy, numeru PESEL czy NIP), brak kodu tytułu ubezpieczenia, wpisanie liter w pole, w którym znajdować się powinny tylko cyfry lub użycie przy wypełnianiu dokumentu niedozwolonych znaków (np. <, =, >, ˝, □, ă, «, ±, , â, µ, ). Błędem jest również przesłanie dokumentów z wykorzystaniem nieaktualnej wersji programu „Płatnik”.
Wszystkie te błędy uniemożliwiają zapisanie dokumentów ubezpieczeniowych w systemie informatycznym ZUS. Ich odrzucanie spowoduje, że do systemu trafi znacznie mniej błędnych deklaracji i dzięki temu poprawi się jakość danych ewidencjonowanych na kontach płatników składek i ubezpieczonych.
Czy popełnienie błędu w jednym z dokumentów powoduje odrzucenie całego zestawu?
Tak. Wprowadzenie blokady skutkuje odrzuceniem całej przesyłki płatnika. Oznacza to, że żaden dokument znajdujący się w przesyłce nie zostanie przyjęty do ZUS.
Skąd płatnik ma wiedzieć, że jego dokumenty zostały odrzucone?
Każdy przesyłany do ZUS dokument zawierający elektroniczne dokumenty ubezpieczeniowe jest weryfikowany pod kątem poprawności. Jeśli podczas weryfikacji stwierdzone zostaną jakieś błędy, wówczas płatnik otrzyma informację zwrotną z wykrytym błędem. Część błędów wyświetlana jest już w momencie przekazywania plików do ZUS, zaś inne znajdują się przygotowywanym przez ZUS pliku potwierdzenia.
Jeśli przesyłka - czyli zestaw dokumentów - nie została przez ZUS przyjęta, wówczas w pliku potwierdzenia znajdzie się informacja o treści: „Państwa przesyłka nie została przyjęta przez ZUS. Poprawiony zestaw dokumentów należy przesłać do ZUS z aktualnej wersji programu Płatnik”.
Czy wiadomo, jakie błędy trzeba poprawić?
Dokładny opis błędów znajduje się w pliku o identyfikatorze podanym w treści potwierdzenia. Plik ten należy pobrać ze strony internetowej ZUS, otworzyć za pomocą aplikacji Notatnik (Notepad) w systemie Windows i uważnie przeczytać. Plik z opisem błędów zawiera numer kolejny dokumentu w kolekcji, typ dokumentu, numer i opis błędu.
Po analizie opisu błędów podanym w potwierdzeniu płatnik będzie wiedział, które dokumenty są błędne i co należy w nich poprawić.
Co powinien zrobić płatnik, który nie może przesłać dokumentów do ZUS, ponieważ otrzymał komunikat o nieprzyjęciu zestawu z powodu błędów krytycznych?
W takiej sytuacji płatnik składek powinien pobrać i zainstalować aktualną wersję programu Płatnik oznaczoną symbolem 6.04.001. Jest ona dostępna na stronie internetowej http://e-inspektorat.zus.pl, można ją też dostać na płycie CD we wszystkich jednostkach ZUS.
Po instalacji nowej wersji programu, wszystkie wcześniej sporządzone dokumenty nadal znajdują się w bazie danych. Należy utworzyć kopię poprzednio wysłanego i odrzuconego przez ZUS zestawu, aby możliwa była jego ponowna weryfikacja. Weryfikacja dokumentów w nowej wersji programu umożliwia zidentyfikowanie błędu i jego poprawę. Poprawiony zestaw dokumentów należy ponownie przesłać do ZUS.
A czy przed wysłaniem dokumentów do ZUS można sprawdzić ich poprawność?
Weryfikacja dokumentów w programie jest obowiązkowa. Można sprawdzić poprawność wszystkich dokumentów o statusie "Wprowadzony". Funkcje weryfikacji sprawdzają poprawność jednego lub grupy dokumentów. Wynikiem działania tych funkcji jest informacja o błędach krytycznych, których wystąpienie uniemożliwia wysłanie dokumentów do ZUS albo o błędach zwykłych i ostrzeżeniach.
Rozmawiała Aleksandra Bełkowska
Zakład Ubezpieczeń Społecznych organizuje cykl szkoleń dla przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność gospodarczą lub zamierzają ją rozpocząć. W dziesięciu miastach Polski - Warszawie, Wrocławiu, Rzeszowie, Gdańsku, Białymstoku, Zabrzu, Opolu, Łodzi, Szczecinie i Zielonej Górze – specjaliści podpowiedzą przedsiębiorcom m.in. jak wypełniać dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe by uniknąć błędów oraz jak obliczać wysokość składek. Odpowiedzą też na wszystkie pytania przedsiębiorców. Akcji patronują „Rzeczpospolita”,TVN24 oraz Bankier.pl.
Program szkoleń dla przedsiębiorców - terminy i tematy
