Każdy właściciel firmy sprzedając swoje towary lub usługi chce jak najszybciej otrzymać za nie zapłatę. Z kolei kupującemu zależy na jak najdłuższym terminie płatności.
W praktyce przedsiębiorcy często umawiają się na tzw. płatność na przelew, czyli odroczenie zapłaty na określony termin. Zazwyczaj stosowane są 7 lub 14-dniowe terminy zapłaty. W niektórych przypadkach np. w branży budowlanej terminy te bywają znacznie dłuższe – mogą wynosić 30 albo nawet 60 dni. Jeżeli obie strony zgadzają się na takie warunki nie ma problemu. Co jednak zrobić, gdy kupujący pomimo ustalonego terminu nie dokonuje płatności lub dokonuje jej z dużym opóźnieniem?
Odsetki z tytułu nieterminowych płatności
Przedsiębiorca, który nie otrzymał na czas zapłaty za wystawioną fakturę może domagać się od klienta odsetek karnych od nieuregulowanych w terminie płatności. W przypadku stałej współpracy handlowej pomiędzy przedsiębiorcami terminy zapłaty oraz sposób naliczania odsetek zazwyczaj reguluje umowa. Istnieje również możliwość zamieszczania na każdej wystawianej fakturze zapisu o tym, w jakiej wysokości będą naliczane odsetki, gdy klient spóźni się z zapłatą.
ReklamaZobacz także
Co ciekawe, jeżeli sprawa odsetek nie jest uregulowana ani w umowie ani na fakturze, to wówczas istnieje możliwość wyliczenia odsetek w wysokości odsetek ustawowych.
Jak obliczyć wysokość odsetek ustawowych od niezapłaconej faktury?
Przepisy dają przedsiębiorcom prawo do domagania się odsetek za zwłokę w płatności, a ponadto pozwalają na ustalenie ich wysokości w umowie. Gdy takie ustalenia nie zostaną poczynione istnieje możliwość naliczenia odsetek w wysokości ustawowej.
Odsetki ustawowe są określone w stosownym rozporządzeniu Rady Ministrów. Obecnie bardzo łatwo obliczyć ich wysokość korzystając z dostępnych w internecie kalkulatorów odsetek. Wpisuje się do nich termin zapłaty z faktury i faktyczny dzień zapłaty zobowiązania przez kontrahenta i wyliczona zostaje kwota należnych do zapłaty odsetek. Wysokość odsetek ustawowych wynosi obecnie 13% w skali roku. A więc np. dla faktury na 5000 zł przy zaległości z płatnością 30 dni przedsiębiorcy przysługują odsetki w wysokości 53,42 zł.
UWAGA!
Odsetki karne za opóźnienie nalicza się od dnia, w którym powinna była nastąpić zapłata, do dnia faktycznej wpłaty. W sytuacji, gdy termin zapłaty przypada w dzień ustawowo wolny od pracy (niedziela, święto) ulega on wówczas przesunięciu na pierwszy dzień roboczy po tej dacie. Gdy zaległa płatność jest dokonywana przelewem za datę zapłaty należy przyjąć ten dzień, w którym pieniądze faktycznie pojawiły się na koncie wystawcy faktury.
Nota odsetkowa
Nie ma konieczności wystawiania odrębnego dokumentu poświęconemu odsetkom, ale można to zrobić. Spóźniającemu się z zapłatą kontrahentowi można wystawić tzw. notę odsetkową, czyli dokument informujący o tym, ile odsetek zostało naliczonych do tej pory. Być może świadomość narastających zaległości płatniczych wpłynie na opornego kontrahenta i zachęci go do zapłaty faktury.
Warto ponadto uświadomić dłużnika, że w przypadku płatności po terminie wpłaconą kwotę zalicza się w pierwszej kolejności na pokrycie odsetek, a dopiero pozostała część pokrywa należność główną. A więc może zdarzyć się sytuacja, że pomimo zapłaty faktury dalej istnieją zaległości do zapłacenia, od których będą naliczane kolejne odsetki.
Odsetki za zwłokę a przychód
Zapłacone przez kontrahenta odsetki od zaległych faktur stanowią dla przedsiębiorcy przychód z działalności gospodarczej. Momentem rozpoznania przychodu jest chwila faktycznej wpłaty odsetek, a nie chwila ich naliczenia.
A więc samo wystawienie noty odsetkowej lub poinformowanie klienta o odsetkach w inny sposób nie wywołuje skutków w podatku dochodowym. Dopiero data wpłaty zaległości przez kontrahenta jest datą uzyskania i rozliczenia przychodu z odsetek – oczywiście tylko w części faktycznie wpłaconej.
Za jaki okres wstecz można żądać odsetek?
Odsetki za opóźnienie naliczane od faktur zapłaconych przez klientów po terminie przedawniają się po trzech latach. Również jeżeli dłużnik nie zapłacił kwoty głównej z faktury w tym terminie (3 lata) to automatycznie przedawniają się także wszystkie odsetki od takiej należności.
Trzeba pamiętać, że przedawnienie zobowiązania nie wyklucza możliwości wezwania nieuczciwego klienta do zapłaty, czy dochodzenia roszczeń na drodze sądowej. Jeśli jednak pozwany podniesie w sądzie zarzut przedawnienia (czyli wykaże że dług związany z prowadzeniem działalności powstał więcej niż 3 lata wstecz) to sąd będzie musiał oddalić pozew o zapłatę. Przedsiębiorca, który chce odzyskać swoje pieniądze powinien więc pilnować terminu przedawnienia niezapłaconych faktur.
