„Nie otrzymałem faktury” to kolejna z wymówek, po tłumaczeniach typu „Zapomniałem” oraz „Mam kłopoty finansowe”, które słyszą przedsiębiorcy upominający się o spłatę należności. Dla dłużnika jest to idealne wytłumaczenie, gdyż zdejmuje z niego odpowiedzialność za brak zapłaty i daje mu kolejne kilka dni na wpłacenie pieniędzy. Co więcej, duplikat faktury, o który poprosił, też może do niego „nie dotrzeć”.
Co zatem zrobić, aby uniknąć takiej sytuacji? Jedynym pewnym sposobem byłoby wysyłanie faktur pocztą rejestrowaną lub kurierem. Jednak wiadomo, że jest to kosztowne rozwiązanie, zwłaszcza w przypadku dostawców masowych usług. Dlatego należy odpowiednio dopasować metodę postępowania do sytuacji danego przedsiębiorstwa.
W przypadku małych firm wystawiających kilka faktur na duże kwoty, w przypadku, gdy nieotrzymanie płatności w terminie może mieć wpływ na płynność przedsiębiorstwa, warto zainwestować dodatkowe kilka złotych do każdej faktury, aby mieć pewność, że nasz kontrahent otrzymał ją na czas.
W przypadku firm wystawiających znaczną liczbę faktur na różne kwoty, warto te opiewające na duże kwoty wysyłać listami poleconymi, zwłaszcza do kontrahentów, z którymi współpracujemy po raz pierwszy. Pozostałe można wysłać listem zwykłym, gdyż przesyłki rejestrowane mogłyby być w tym wypadku nieuzasadnione kosztowo.
W obu sytuacjach należy przeprowadzić analizę i w po pewnym czasie przesyłkami poleconymi wysyłać faktury tylko do tych kontrahentów, którzy spóźniają się z płatnościami.
Dla tych firm, które są dostawcami usług masowych, wysyłka wszystkich faktur listem poleconym byłaby bardzo droga. Jeśli podział na duże/małe kwoty jest niemożliwy ze względów technicznych, sposobem na upewnienie się, że płatność dotrze w terminie, jest wysyłanie informacji o fakturze (SMSem lub mailem) w dniu terminu płatności.
Co jednak zrobić, gdy faktura została wysłana listem zwykłym, a dłużnik twierdzi, że jej nie otrzymał i nie zapłaci do momentu jej doręczenia? W takim wypadku należy mu wysłać fakturę faksem lub zeskanowany dokument mailem, aby miał wszystkie niezbędne informacje do dokonania płatności, a dodatkowo duplikat wysłać listem poleconym. Jeżeli kwota wystawionej faktury jest naprawdę wysoka, a dłużnik odmawia zapłaty na podstawie faksu lub skanu, warto rozważyć wysyłkę duplikatu dokumentu kurierem. W ten sposób dłużnik nie może już unikać płatności tłumacząc się, że nie otrzymał faktury.
Co zrobić, gdy postawą dłużnika jest „Jak mnie poproszą to zapłacę”, opowiemy w następnym tygodniu.
Sławomir Deleżuch
DCGROUP Sp. z o.o.
» 7 głównych wymówek dłużników - „Mam kłopoty finansowe”
» 7 głównych wymówek dłużników - "zapomniałem"
» Zasady wpisu do Krajowego Rejestru Długów
