Rewolucja w fakturowaniu zbliża się wielkimi krokami. Wprowadzający ją Krajowy System e-Faktur budzi olbrzymie obawy zarówno wśród przedsiębiorców, jak i księgowych. Boją się oni m.in. że nowy mechanizm będzie narzędziem inwigilacji. Kolejne organizacje i eksperci apelują o przesunięcie startu systemu, argumentując, że jest on nieprzygotowany. Czy jest na to szansa?
Termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nieuchronnie się zbliża. Zostało już tylko kilka tygodni. Przypomnijmy, duże przedsiębiorstwa, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż przekraczającą 200 mln zł, zostaną objęte obowiązkiem wysyłania faktur w tym systemie już 1 lutego. Pozostałe będą miały ten obowiązek od 1 kwietnia (za wyjątkiem małych firm, których obroty nie przekraczają 10 tys. zł miesięcznie).
Powyższe regulacje dotyczą tylko obowiązku wystawiania faktur. Natomiast jeśli chodzi o ich odbieranie – wszystkie firmy, niezależnie od wielkości, będą musiały dokonywać tego przez nowy system już od 1 lutego.
ReklamaZobacz także
Długa lista obaw dotyczących KSeF
KSeF to jedna z najbardziej rewolucyjnych zmian w ostatnich latach w polskim systemie podatkowym. Zreformuje obieg dokumentów finansowych, ma też uszczelnić pobór podatku VAT. System wywołuje jednak wśród przedsiębiorców mnóstwo obaw. Czego najczęściej się boją?
Krajowy System e-Faktur to nowy, ujednolicony sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Dla przedsiębiorców oraz wystawiających i odbierających faktury.
— Ministerstwo Finansów (@MF_GOV_PL) December 30, 2025
Zmiany coraz bliżej. To dobry moment, by sprawdzić, jaki mają wpływ na Ciebie.
🔗 https://t.co/rpq7E3IFsw pic.twitter.com/cMRj7PN6eM
Jak wynika z niedawnego badania IMM, wielu właścicieli firm postrzega KSeF jako narzędzie masowej inwigilacji ze strony aparatu skarbowego, który dzięki systemowi dostanie bezprecedensowy wgląd w działalność firm. Przedsiębiorcy obawiają się, że będą musieli „spowiadać się rządowi i służbom z każdej transakcji”. Ich obawy budzi także znacznie większe niż do tej pory ryzyko utraty tajemnicy handlowej.
Wśród przedsiębiorców często pojawia się również opinia, że KSeF stanowi nieproporcjonalne obciążenie dla sektora MŚP, a zwłaszcza dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Przedstawiciele biznesu przewidują, że rewolucyjne zmiany doprowadzą do masowego zamykania najmniejszych firm.
Przedsiębiorcy są też wyjątkowo zgodni w opinii, że państwo jest technicznie i organizacyjnie nieprzygotowane do wdrożenia tak skomplikowanej reformy. Właściciele firm mówią o chaosie dotyczącym wprowadzania nowych narzędzi i zmian na kilka tygodni przed wejściem systemu. Wskazują, że nawet środowiska testowe nie działają tak, jak powinny.
KSeF to koszmar. „Tak wielka reforma powinna być lepiej dopracowana"
Opinie o „nieprzygotowaniu” systemu potwierdzają księgowi i eksperci od biznesu. Z całej Polski spływają zgłoszenia dotyczące awarii i nieprawidłowego działania narzędzi potrzebnych księgowym w codziennej pracy. Podobne problemy mogą pojawić się podczas wdrażania kolejnych narzędzi i nowości, takich jak te związane z KSeF.
– Trafiają do nas dziesiątki sygnałów od księgowych z całej Polski, że KSeF jest dla nich prawdziwym administracyjnym koszmarem, a tak wielka reforma powinna być znacznie lepiej dopracowana i przygotowana pod kątem wdrożenia. Nie ma zgody księgowych i biur rachunkowych na to, by brać pełną odpowiedzialność za wszystkie czynności związane z wdrażaniem KSeF, szczególnie w sytuacji, gdy dostajemy sygnały o wielu administracyjnych problemach związanych z rozliczeniami przedsiębiorców i pracowników – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.
Dodaje, że należałoby zastanowić się nad przesunięciem terminu wejścia w życie nowego systemu.
– KSeF w dużych firmach ma zaistnieć już 1 lutego, a w mniejszych 1 kwietnia. Stan zaawansowania prac nad systemem uznajemy za niewystraczający, a w opinii naszych ekspertów zaledwie co piąta firma jest gotowa na KSeF. Podtrzymujemy nasze oczekiwania, by rozważyć możliwość kolejnego przeniesienia wdrożenia tej ustawy w czasie – dodaje Hanna Mojsiuk.
ZPiP: realne zagrożenie dla działalności wielu firm
Coraz więcej ekspertów i instytucji apeluje o przesunięcie terminu wdrożenia KSeF. Wśród nich jest m.in. Związek Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPiP). Uważa on, że system trzeba przełożyć i dopracować.
„Obecny kształt systemu, tempo jego wdrażania oraz skala niewyjaśnionych ryzyk stwarzają realne zagrożenie dla ciągłości działalności wielu firm” – alarmuje związek.
ZPP zauważa, że przedsiębiorcy zgłaszają mnóstwo uwag dotyczących nowego systemu. Wśród nich jest m.in. „brak finalnej i stabilnej specyfikacji technicznej, wynikający z konieczności przebudowy systemu po audycie bezpieczeństwa”, a także „ryzyko częstych awarii i brak procedur zapewniających ciągłość pracy, co w praktyce wymusi na firmach stały monitoring i dodatkowe zaangażowanie kadrowe”.
Rząd pozostaje nieugięty: terminu nie zmienimy
Mimo wielu apeli zmianę terminu startu Krajowego Systemu e-Faktur stanowisko polskiego rządu jest niezmienne – przesunięcie nie jest planowane. Przypomnijmy, że w Polsce wejście systemu e-faktur było już odroczone. KSeF miał obowiązywać od 1 lipca 2024 r., jednak pół roku przed tą datą rząd postanowił przesunąć termin. Oficjalny powód – potrzeba przeprowadzenia audytu systemu informatycznego oraz zbudowania jego poprawionej, drugiej wersji, czyli KSeF 2.0.
Warto spojrzeć, jak wygląda kwestia wdrażania odpowiedników KSeF w innych krajach. Ich rządy wykazują dużą elastyczność – widząc problemy, ogłaszają przesunięcia terminów na kolejne lata.
KSeF jako narzędzie inwigilacji? Kontrole będą celowane
Obawy przedsiębiorców dotyczące tego, że KSeF będzie narzędziem kontroli, nie są bezpodstawne. Wraz z wejściem w życie nowego systemu państwo zyska potężne narzędzie sprawdzania umów. Dzięki niemu zweryfikuje np. czy ktoś faktycznie prowadzi firmę czy podpisał fikcyjną umowę B2B zamiast umowy o pracę. W ten sposób będzie mogło wykorzystywać KSeF np. do tropienia fikcyjnego samozatrudnienia – napisał ostatnio „Dziennik Gazeta Prawna”.
Co istotne, nowy system będzie zintegrowany z bazami danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Warto zwrócić uwagę także na zwiększone uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy. W efekcie powstanie system umożliwiający administracji publicznej szybką i automatyczną analizę umów B2B. Dzięki niemu państwo szybko sprawdzi, czy dana osoba faktycznie prowadzi działalność gospodarczą, czy tylko udaje przedsiębiorcę, a tak naprawdę pracuje jak etatowiec.
Obecnie wykrywanie fikcyjnego samozatrudnienia jest trudne, czasochłonne i często nieskuteczne – zwraca uwagę „DGP”. Wymaga wizyty w terenie, analizy umów, przesłuchań i nierzadko inicjatywy samego zainteresowanego. Uruchomienie KSeF ma to zmienić – kontrole będą opierały się głównie na analizie danych z ZUS i Krajowej Administracji Skarbowej, a kluczową rolę przejmą systemy informatyczne. To umożliwi inspektorom pracy prowadzenie kontroli celowanych, a przez to niemal stuprocentowo skutecznych.
