Milowy krok na drodze do elektronicznego zarządzania dokumentami w urzędach

Wystarczą trzy miesiące z EZD RP, a urzędnicy nie chcą już więcej wracać do rozwiązań na papierze. Tak wynika z relacji samych użytkowników systemu. To najlepszy dowód, że EZD RP spełnia dobrze swoją rolę. A jest nią elektroniczne zarządzanie dokumentacją i odchodzenie od papieru.

Partnerem publikacji jest NASK

Nową erę cyfrowej zmiany w polskiej administracji otwiera system EZD RP - opracowany, rozwijany i utrzymywany przez NASK. To nowoczesne, bezpłatne oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Sukcesywnie wkracza do urzędów w całym kraju, a co za tym idzie – ujednolica standardy pracy na dokumentach w chmurze. Wdrażanie systemu w tysiącach jednostek administracji publicznej NASK realizuje we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji i Centralnym Ośrodkiem Informatyki (COI).

Uczestnicy debaty byli zgodni co do tego, że system EZD RP otwiera nową erę cyfrowej zmiany w polskiej administracji, ujednolicając w urzędach standardy pracy na dokumentach w chmurze. [FOT. ARC]

– Narzędzie umożliwia przenoszenie tradycyjnej dokumentacji papierowej do świata cyfrowego i tym samym usprawnianie procedowania spraw w administracji publicznej. Wspieramy ponad 1,7 tys. jednostek administracji we wdrażaniu EZD, a ponad 3,6 tys. kolejnych jednostek zgłasza chęć przystąpienia do systemu. Pragnę podkreślić, że NASK jest przygotowany pod względem organizacyjnym i kompetencyjnym do realizowania kolejnych programów zasilanych środkami z publicznych źródeł krajowych i unijnych, w tym z FERC – mówił Norbert Staszak, kierownik Działu Wsparcia EZD w NASK na otwarciu debaty Pulsu Biznesu podczas konferencji „Upowszechnianie EZD – nowe oblicze e-administracji” w Łodzi.

Architektura kaskadowa

Wdrożenie systemu EZD RP jest kluczowe dla cyfryzacji administracji publicznej w Polsce.
– Zainteresowanie realizacją projektu EZD RP znacznie przerosło nasze oczekiwania. Dziś, choć jesteśmy na „ostatniej prostej” realizacji tego projektu, już 2,5 tys. podmiotów potwierdziło uruchomienie produkcyjne systemu EZD RP. 26 maja 2026 r. osiągnęliśmy ważny wskaźnik w realizacji projektu EZD-KPO – 2 tys. podmiotów potwierdziło produkcyjne korzystanie z systemu – mówił Norbert Staszak.

Wdrożenia EZD RP nadzorowane są przez resort cyfryzacji w ramach środków z KPO. W ramach projektu, dzięki Centralnemu Ośrodkowi Informatyki, uruchomiona została usługa chmurowa SaaS EZD RP dla 300 tys. użytkowników. Model SaaS (software as service) pozwala na dostęp do EZD RP. Jak mówił Staszak, dofinansowanie z KPO sprawia, że małe instytucje o ograniczonych środkach i kompetencjach nie muszą inwestować w zakup własnych serwerów i zatrudniać informatyków do jego obsługi.

– Z systemu EZD RP mogą korzystać zarówno duże, jak i małe podmioty publiczne. Jest to możliwe z uwagi na kaskadowy model współpracy, który świetnie sprawdza się w samorządach – przekonywała Agnieszka Reizer, zastępca kierownika Zespołu Wsparcia Merytorycznego EZD w NASK.
Kaskadowość we współpracy wdrożeniowej polega na tym, że najpierw duża jednostka „uczy się” EZD RP, a następnie „szkoli” kolejne, podległe jednostki i instytucje.

Obawy i zalety

Jak lokalne jednostki i instytucje publiczne mogą przystąpić do EZD RP?

– Przede wszystkim muszą mieć wolę przystąpienia i podjąć decyzję w tej sprawie. Organizujemy spotkania informacyjne, w których objaśniamy działanie systemu i udzielamy rad, jak do niego przystąpić. Decyzja o przystąpieniu do EZD RP powinna być podjęta przez kierownictwo poszczególnych jednostek. Gdy zapadnie, rozpoczyna się proces formalny. Na bieżąco wspieramy jednostki, które do systemu przystępują. Następnie w miarę osiągnięcia przez nie gotowości do uczestnictwa w systemie przekazujemy im kompetencje, dzięki którym na etapie utrzymania mogą z nami współpracować – tłumaczyła Agnieszka Reizer.
Eksperci NASK jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia organizują dla pracowników danej jednostki szkolenia stacjonarne. Trwają one zwykle 2-3 dni.

– Nie szkolimy wszystkich użytkowników, tylko osoby kluczowe – kierownictwo jednostek i lokalnych koordynatorów projektu EZD RP. Ale prowadzimy także szkolenia online – one są otwarte dla wszystkich. Realizujemy też szereg kursów doszkalających, np. w zakresie funkcjonowania podpisu elektronicznego, z e-doręczeń, instrukcji kancelaryjnej, zasad archiwizowania dokumentacji elektronicznej itp. Warto dodać, że wszystkie wymienione funkcje, będące przedmiotem szkoleń dodatkowych, można obsługiwać bezpośrednio w EZD RP – objaśniała Agnieszka Kołakowska, kierownik Zespołu Wsparcia Merytorycznego EZD w NASK.
System EZD RP jest dobrze przyjmowany, ale zdarza się, że budzi opór. Pracownicy obawiają się, że po jego wdrożeniu przestaną być potrzebni i zostaną zwolnieni. Obawy budzi też transparentność systemu, czyli fakt, że „wszystko w nim widać”, bo każda czynność jest ewidencjonowana.
– To nie jest powód do obaw, ale zaleta tego rozwiązania, która sprawia, że każdy proces można poddać analizie i odkryć popełnione błędy. Przede wszystkim po to, by szybko je naprawić i uzyskać efekt optymalizacji.
Bez niego wprowadzanie optymalizacyjnych korekt do wielu procesów jest o wiele bardziej pracochłonne i czasochłonne – tłumaczyła Agnieszka Kołakowska.

Determinacja kierownictwa

NASK obala mit, że np. system jest przeszkodą utrudniającą pracę urzędu. W istocie jest przecież wprost odwrotnie – wdrożony i poprawnie użytkowany ułatwia realizowanie spraw, co wynika nie tylko z założeń, ale i z doświadczeń korzystania z tego systemu przez ponad ćwierć miliona użytkowników.

– Ważne jest, by zainteresowana jednostka zrozumiała, że system EZD RP nie jest przedsięwzięciem czysto technicznym. Mocno to podkreślamy, że jego wdrożenie w 85 proc. prowadzi do zmian organizacyjnych, które wymagają zaangażowania merytorycznego i znajomości procedur realizowanych przez dany podmiot. Tylko za 15 proc. działań związanych z wdrożeniem odpowiadają specjaliści IT. Wynikiem wdrożenia systemu jest optymalizacja działań jednostki – zaznaczyła Agnieszka Reizer.
System EZD RP nie odzwierciedla obiegu papierowego. Dlaczego? Bo, mimo że może być systemem wspomagającym, nie zakłada dualizmu czynności. Umożliwia za to powtórne używanie danych. To znaczy, że dane raz wprowadzone na poziomie kancelarii, a dotyczące przykładowo nadawcy dokumentu, mogą dzięki systemowi być używane na każdym etapie toczącego się procesu.
– Celem nie jest więc utrudnianie pracy, ale jej skracanie, przyspieszanie i optymalizowanie obiegu dokumentów – skonkludowała Agnieszka Reizer.

– Użytkowanie systemu sprzyja skupieniu się w pracy urzędników na kwestiach merytorycznych i na analizie danych z konkretnych postępowań przy jednoczesnym uwolnieniu się od czynności organizacyjno-technicznych - podkreśliła.

Niezależnie od tego czy decyzja o wdrożeniu EZD RP pochodzi od kierownictwa jednostki, czy jest inicjatywą oddolną, potrzebne jest powołanie tam zespołów, które zarządzą zmianą.
– Największe znaczenie ma zwarte, zdecydowane i zdeterminowane nastawienie kierownictwa, które ma przeprowadzić daną jednostkę przez zmianę organizacji – zaznaczył Norbert Staszak i dodał, że każda jednostka administracji po rozpoczęciu produkcyjnego korzystania z systemu płynnie przechodzi do współpracy z NASK na etapie utrzymania systemu.

Konieczność dostosowania

W pierwszym etapie wdrożenia EZD RP trzeba zbudować silną podbudowę dla wdrożenia systemu. Potrzebne jest tu zaangażowanie osób ze zmysłem organizacyjnym i umiejętnościami technicznymi, by móc skonfigurować system do zakresu poszczególnych funkcji realizowanych przez jednostkę. To nie jest wyłączna domena specjalistów IT. NASK służy pomocą w opracowaniu modelu konfiguracji, który będzie najlepiej odpowiadał urzędowi.

– Dzięki systemowi EZD RP nie trzeba pracować więcej i ciężej, ale można pracować efektywniej i mądrzej – stwierdziła Joanna Szczepanik, zastępca kierownika Zespołu Wsparcia Technicznego EZD w NASK.
– Oczywiście, dostęp do systemu i korzystanie z niego zakłada wyposażenie danej jednostki w sprzęt oraz dostęp do internetu. Zasadniczo nie spotykamy w tym zakresie jakichś poważnych trudności - dodała.

Niekiedy NASK bierze na siebie zorganizowanie dostępu jednostce do usługi SaaS EZD RP w NASK czy w COI. Wtedy kwestia zapewnienia ciągłości pracy systemu leży po stronie dostawcy i administratora chmury, a jednostka musi jedynie skonfigurować system dla potrzeb instytucji.
– Nie może jednak zabraknąć kompetencji technicznej i organizacyjnej po stronie użytkowników. Celem jest przecież doprowadzenie jednostki do samodzielnego administrowania udostępnionymi jej zasobami – wskazała Joanna Szczepanik.
Nawiązując współpracę z urzędem, NASK szuka w nim potrzebnych kompetencji, np. koordynatora czynności kancelaryjnych.
– Staramy się przekuwać obawy w determinację w dążeniu do zdobycia nowych kompetencji, przydatnych na etapie po wdrożeniowym. Ważne jest, by urzędnicy zrozumieli, że wdrożenie systemu EZD RP nie pozbawi ich pracy, ale uczyni ją bardziej ergonomiczną i skuteczną, choćby przez natychmiastowy dostęp do potrzebnych informacji – przekonywała Marta Piłaszewicz–Łopatecka, zastępca kierownika Zespołu Wsparcia Merytorycznego EZD w NASK.

NASK stara się traktować urzędy indywidualnie.

– Zawsze podkreślamy, że system EZD RP to uniwersalne narzędzie, które jest przydatne dla wszystkich jednostek administracji publicznej – mówiła ekspertka NASK.
E-dokumentacja standardem

Od momentu produkcyjnego wykorzystywania systemu wskaźniki jego użytkowania zaczynają dynamicznie rosnąć. Pojawiają się wówczas pytania, które w większości dotyczą tego, jak prawidłowo skonfigurować system i czy użytkownicy posiadają wystarczające uprawnienia.
– Wszelkie zapytania od użytkowników wzbogacają sekcję pytań i odpowiedzi w naszym Podręczniku użytkownika EZD RP. W 2026 r. pojawiło się wiele zapytań o możliwość integracji EZD RP z KSeF-em. Odpowiadamy w taki sposób, by zachęcić użytkowników do przeglądania podręcznika, w którym znajdą zdecydowaną większość potrzebnych im informacji – mówił Daniel Ciesnowski, kierownik Zespołu Service Desk EZD w NASK.
System EZD będzie rozwijany. NASK liczy na to, że będzie się to dokonywać w ścisłej współpracy z jego użytkownikami i pod wpływem przekazywanych przez nich informacji zwrotnych.
– Przydatne są też sesje demo, które służą z jednej strony prezentacji nowych bądź poszerzonych funkcji, a z drugiej sondowaniu zapotrzebowania na dalsze rozwijanie systemu i zbieranie zapytań oraz postulatów, które są potrzebne działowi planowania i rozwoju EZD – wskazał Piotr Kamiński, zastępca kierownika Zespołu Wsparcia Merytorycznego w NASK.

– EZD RP to system jednolity i uniwersalny, czyli przeznaczony dla wszystkich jednostek administracji. Nowe moduły również muszą być przeznaczone dla wszystkich, a nie jedynie dla niektórych jednostek, np. dla szkół – podkreślił.
Eksperci NASK zgodzili się, że w nadchodzących latach elektroniczne zarządzanie dokumentacją stanie się standardem w pracy administracji publicznej.

Partnerem publikacji jest NASK

Więcej informacji o projekcie: https://www.gov.pl/web/ezd-rp/kpo