Krajowy System e-Faktur od początku daje się przedsiębiorcom mocno we znaki. Mają z nim mnóstwo problemów, zarówno technicznych, jak i dotyczących przepisów. Na które kwestie trzeba szczególnie uważać? O czym pamiętać, aby uniknąć pomyłek?
Przedsiębiorcy mają ból głowy od kolejnych problemów związanych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Trudności czekają ich na każdym kroku – od logowania i uwierzytelniania, przez spełnienie kryteriów technicznych po wątpliwości dotyczące przepisów – które działanie jest zgodne z prawem, a które grozi sankcjami. Na jakie szczegóły warto zwrócić uwagę? Jakie działania należy podjąć, aby ustrzec się potencjalnych błędów? O tym poniżej.
– Już pierwsze tygodnie funkcjonowania systemu pokazały, że nawet dla największych firm zderzenie z praktyką jest trudniejsze, niż zakładano; zarówno na poziomie organizacji pracy, jak i codziennego obiegu dokumentów. W wielu przypadkach problemem nie jest sam obowiązek, ale brak przygotowania procesów wokół niego. Krajowy System e-Faktur tylko uwidacznia mechanizmy, które wcześniej działały „na skróty” – mówi Agnieszka Ligocka, ekspertka z SaldeoSmart.
Uporządkuj uprawnienia
Przygotowując się do pracy w Krajowym Systemie e-Faktur wiele przedsiębiorstw generuje certyfikaty, ale nie nadaje użytkownikom odpowiednich uprawnień do ich wykorzystania. Efekt? W wielu przypadkach dostęp jest poprawnie skonfigurowany technicznie, jednak użytkownik nie może wykonywać podstawowych operacji, bo system na to nie pozwala. Warto pamiętać, że posiadanie tylko certyfikatu nie daje możliwości działania – wystawiać i pobierać faktury możemy dopiero po przypisaniu odpowiednich ról.
ReklamaZobacz także
Ważny jest również wybór rodzaju certyfikatu. Jeśli w firmie pracujemy zespołowo, eksperci jako bezpieczniejsze rozwiązanie polecają model bazujący na NIP. Umożliwia on zarządzanie dostępem na poziomie firmy. Trzeba pamiętać o tym, że certyfikaty powiązane z PESEL mają charakter indywidualny i nie należy ich współdzielić.
Jeśli przedsiębiorca pomyli się przy wyborze przeznaczenia certyfikatu, może go to pozbawić możliwości wystawiania dokumentów sprzedaży podczas awarii systemu lub w przypadku braku dostępu do internetu. Warto zachować uważność, bo ten błąd może zablokować wystawianie faktur.
Z generowaniem tokenów i certyfikatów nie należy zwlekać do ostatniej chwili. Każdy etap procesu trzeba przetestować najpierw w środowisku preprodukcyjnym. Dzięki temu unikniemy późniejszego stresu. Bardzo ważna jest również kwestia bezpieczeństwa – pamiętajmy, że certyfikaty i tokeny działają „na okaziciela”. To oznacza, że w razie ich wycieku osoby niepowołane uzyskałyby pełny wgląd w dane firmy.
– Najczęstsze problemy pojawiają się nie przy samym wystawianiu faktur, lecz przy konfiguracji dostępu i integracji systemu księgowego z KSeF. Należy też pamiętać, że KSeF nie udostępnia, kto i kiedy pobierał nasze dane, co przy braku procedur bezpieczeństwa i rygorystycznego zarządzania dostępami otwiera furtkę do niekontrolowanych wycieków informacji o kondycji finansowej firmy oraz jej kontrahentach – mówi Michał Sosnowski, business development director w Exorigo-Upos.
Sprawdź poprawność dokumentu
Wyzwaniem może okazać się również poprawność faktury. Nie można z góry zakładać, że skoro dokument przeszedł przez system KSeF, to jest poprawny merytorycznie. W rzeczywistości bramka systemu dokonuje tylko walidacji semantycznej, a więc weryfikuje, czy plik jest zgodny ze strukturą logiczną FA(3).
KSeF nie sprawdza np. czy kwota netto powiększona o podatek VAT daje właściwą sumę brutto lub czy stopka VAT pokrywa się z poszczególnymi pozycjami na fakturze. System przepuszcza dokument, nie weryfikując, czy jest on zgodny z ustawą o VAT, a więc np. czy pozycja faktury ma określoną cenę jednostkową. Niestety, odpowiedzialność za merytoryczną poprawność danych wciąż spoczywa na barkach przedsiębiorcy. Muszą oni wykazać się szczególną uważnością, zwłaszcza w przypadku weryfikacji otrzymywanych dokumentów. Tym bardziej, że coraz częściej przysyłane są faktury fałszywe. Niestety, KSeF jest pod tym względem dużym polem do nadużyć.
Dokument przesłany do systemu jest uznawany za dostarczony do nabywcy w momencie nadania mu numeru identyfikacyjnego. Przy błędach w systemach IT wystawców prowadzi to często do powstawania faktur-widmo. Sprzedawca uznaje te dokumenty za wysłane, jednak nabywca nie widzi ich w swoim systemie z powodu opóźnień w udostępnianiu danych przez KSeF. Są też faktury, które mimo przesłania do systemu ostatecznie do niego nie trafiają. Więcej o tym problemie pisaliśmy w tekście "KSeF: chaos z fakturami. Jedne są odrzucane, innych w systemie nie widać".
Korygowanie faktur po nowemu
Dużą różnicą w porównaniu z czasem przed wejściem w życie KSeF jest brak możliwości usuwania lub modyfikacji dokumentów po ich zarejestrowaniu. A to oznacza, że każda pomyłka - choćby wysłanie faktury do niewłaściwego kontrahenta - oznacza konieczność wystawienia korekty. Przesłany pierwotnie dokument zostaje w KSeF. Właściciele firm muszą też przyzwyczaić się do wystawiania faktur z datą ich faktycznego wygenerowania.
Wprawdzie w nowym systemie mamy tryb offline, dzięki któremu można przesłać dane z 24-godzinnym opóźnieniem, jednak nadużywanie tego rozwiązania wiąże się z ryzykiem ze względu na potencjalne kary za niedotrzymanie ustawowych terminów.
Uwaga na limity, których nie widać
Problemem może być dla firmy nie tylko treść faktury, ale również spełnienie wymogów technicznych. Chodzi o limity, których na pierwszy rzut oka nie widać – a przez co jeszcze łatwiej wpaść w pułapkę i popełnić błąd. Limity, na które trzeba uważać, opisujemy tutaj.
– Brak administracyjnych kar za błędy w KSeF w 2026 roku to jedynie pozorna taryfa ulgowa, ponieważ wszelkie rozbieżności między danymi w e-fakturze a plikiem JPK nadal mogą skutkować sankcjami karnoskarbowymi, czyniąc rzetelną weryfikację i cross-check dokumentów z kontrahentami absolutnym priorytetem w okresie przejściowym – zwraca uwagę Michał Sosnowski.
Oszuści nie próżnują
Warto pamiętać również o oszustach, którzy przy okazji wejścia KSeF chcą wyłudzić od przedsiębiorców dane i pieniądze. Pierwsze próby takich działań pojawiły się już w pierwszych dniach po starcie nowego systemu. Wiele firm dostało e-maila od nadawcy podszywającego się pod urząd skarbowy. Pytał on o stan przygotowania podatnika do korzystania z KSeF i wysyłał prośbą o odesłanie odpowiedzi. Ministerstwo Finansów ostrzega: to fałszywe e-maile od oszustów, a ich celem jest wyłudzenie danych i pieniędzy. Na jakie wiadomości trzeba szczególnie uważać?
Kiedy powstaje prawo do odliczenia VAT?
Często zdarza się sytuacja, w której faktura wcześniej trafia do odbiorcy, a dopiero później do Krajowego Systemu e-Faktur. Wątpliwości może budzić kwestia: w którym momencie powstaje prawo do odliczenia VAT?
Jak podkreślają eksperci, kluczowe znaczenie ma tu nie tylko to, czy faktura ostatecznie została wprowadzona do systemu, ale głównie to, w jakich okolicznościach została wystawiona i kiedy trafiła do nabywcy. W kontekście prawa do odliczenia VAT decydujące znaczenie ma chwila faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę, a nie późniejsze wprowadzenie dokumentu do systemu.
Podział ról: co do kogo należy
Częstym błędem jest niedoprecyzowanie ze swoim biurem rachunkowym, jak w praktyce ma wyglądać współpraca i ewentualny podział ról dotyczący KSeF. Wielu przedsiębiorców od razu zakłada, że ze względu na tematykę sprawy wszystkimi działaniami związanymi z KSeF zajmie się księgowy. Trzeba jednak podkreślić, że za błędy firmy dotyczące nowego systemu odpowiada przedsiębiorca. Warto ustalić, które zadania do kogo należą. Bez tego może dochodzić do sytuacji, w których nie będzie wiadomo, kto jest odpowiedzialny za obsługę platformy, pobieranie faktur czy nadawanie uprawnień.
Efektem zaniechań mogą być opóźnienia i błędy, dezorganizacja pracy i brak kontroli nad procesem księgowania. Kryzysowe sytuacje mogą mogą prowadzić nawet do rozstania z dotychczasowym biurem rachunkowym, jeśli okaże się, że nie jest ono właściwie przygotowane do zadań związanych z KSeF.
– Zmiana partnera księgowego w trakcie roku zawsze jest wyzwaniem, ale w obecnych realiach może oznaczać poważne zaburzenie ciągłości pracy. KSeF zbiegł się z dodatkowymi obowiązkami sprawozdawczymi i sztywnymi terminami, których nie da się przesunąć. Biura rachunkowe pracują według określonej kolejności obsługi klientów i dokumentów, a wprowadzenie zmian w tym czasie często powoduje dezorganizację i presję czasu. W takich warunkach ryzyko błędów znacząco rośnie – podkreśla Agnieszka Ligocka.
Uwaga na limit 10 tys. zł
Najmniejsi podatnicy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, mają wejść do systemu później, na początku 2027 r. Trzeba jednak stale pilnować, aby zmieścić się w wyznaczonym limicie. Właściciele firm będący blisko tego pułapu muszą dokładnie sprawdzać wartość wystawianych faktur, aby nie przeoczyć momentu wejścia w obowiązek KSeF. Tym bardziej, że nie wszyscy mają świadomość, które faktury wliczają się do limitu 10 tys. zł.
Pułapka: faktura przy zwrocie towaru
Warto zwrócić uwagę na możliwe komplikacje dotyczące handlu detalicznego. Przypomnijmy, że jeszcze do końca 2026 roku paragony z NIP do kwoty 450 zł są traktowane jako faktury uproszczone i pozostają poza systemem KSeF. Można jednak wpaść w pułapkę, która dotyczy momentu zwrotu towaru. Wiele osób nie wie, że faktura korygująca do takiego paragonu nie jest już dokumentem fiskalnym, dlatego musi zostać wystawiona w systemie.
Czy podstawowe narzędzia wystarczą?
Ministerstwo Finansów udostępniło darmowe narzędzia do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur. Wiele przedsiębiorstw założyło, że będą one wystarczające do pracy z nowym systemem i znaczna ich część z nich korzysta lub zamierza to robić. Coraz więcej jest jednak przypadków, w których dochodzi do zderzenia tych planów z rzeczywistością.
Podstawowe rozwiązania zdają egzamin przy prostej działalności, jednak przy większej liczbie dokumentów mogą się nie sprawdzić, przegrywając z ograniczeniami – zwłaszcza wtedy, gdy rozwiązanie nie jest dopasowane do skali działalności i procesów w firmie.
– Narzędzia oferowane przez resort finansów mają sens w przypadku naprawdę małych firm, które wystawiają kilka faktur w miesiącu i nie mają rozbudowanych procesów. W momencie, gdy firma ma większą liczbę dokumentów, kilku pracowników zaangażowanych w ich obsługę albo bardziej złożony obieg faktur zaczynają się ograniczenia – zauważa Agnieszka Ligocka.
Proste narzędzia mogą się sprawdzić przy niewielkiej działalności, natomiast wraz ze wzrostem skali firmy rośnie potrzeba bardziej zaawansowanych i zintegrowanych rozwiązań. Dlaczego właściciele firm muszą upewnić się, że ich zaplecze technologiczne, w tym wykorzystywane systemy i rozwiązania IT, są dostosowane do wymagań i zapewnią odpowiednią integrację z nowym systemem.
Do końca roku bez kar
Ministerstwo Finansów zapewniło, że w tym roku nie będzie kar za działania dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur. Dlatego najbliższe miesiące przedsiębiorcy powinni wykorzystać na intensywną naukę i stabilizację systemów. Wprawdzie do końca 2026 r. urzędy skarbowe nie będą nakładały bezpośrednich sankcji za błędy dotyczące KSeF, ale nieporządek w dokumentacji może rzutować na poprawność plików JPK_VAT, które podlegają standardowym kontrolom i sankcjom.
Na najbliższe miesiące eksperci rekomendują utrzymywanie równoległych kanałów komunikacji z kluczowymi kontrahentami i wzajemną weryfikację poprawności przesyłanych dokumentów. Takie podejście pozwoli na bezproblemowe przejście przez ciężki etap wejścia w KSeF i uniknięcie pomyłek.
Gdzie po wsparcie i więcej informacji?
Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa prowadzą różne działania wspierające wdrażanie i obsługę KSeF. Jednym z kluczowych jest infolinia KAS, która działa nieprzerwanie i jest dostępna dla przedsiębiorców przez całą dobę. Konsultanci udzielają zarówno pomocy merytorycznej, jak i technicznej związanej z funkcjonowaniem systemu. Dzwonić można na numery:
- 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych)
- 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych)
- +48 22 330 03 30 (z zagranicy)
Dodatkowo przedsiębiorcy mogą skorzystać z formularza kontaktowego dostępnego pod adresem ksef.podatki.gov.pl/formularz oraz umówić wizytę w urzędzie skarbowym. Pracownicy urzędów udzielają niezbędnych informacji i pomagają w nauce obsługi systemu.
Przedsiębiorcy mają dostęp także do szerokiego pakietu materiałów informacyjnych i instruktażowych dotyczących korzystania z KSeF. Można je znaleźć na stronie: ksef.podatki.gov.pl
