Jedną z najważniejszych decyzji przedsiębiorcy dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur jest wybór przeznaczenia certyfikatu. Jeśli się pomyli, może go to pozbawić możliwości wystawiania dokumentów sprzedaży podczas awarii systemu lub w przypadku braku dostępu do internetu. Na co przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę?
Może się wydawać, że wybór certyfikatu w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) to jeden z wielu technicznych niuansów. Jednak eksperci podkreślają, że jest to jedna z kluczowych decyzji operacyjnych.
– Wielu przedsiębiorców traktuje certyfikat w KSeF jak zwykły plik do pobrania. Tymczasem to cyfrowy klucz do komunikacji z administracją skarbową, który decyduje o bezpieczeństwie procesów w firmie – podkreśla Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych w fillup k24.
Dodaje, że szczególną uwagę właściciele firm powinni zachować podczas generowania certyfikatu w Aplikacji Podatnika. System wymaga wtedy od nich wskazania przeznaczenia certyfikatu, podając dwie nazwy: „Podpis linku do weryfikacji wystawcy” oraz „Uwierzytelnienie w systemie KSeF”. Przedsiębiorcy mogą nie zdawać sobie sprawy z tego, że różnica między nimi determinuje dwa odrębne mechanizmy działania firmy.
ReklamaZobacz także
Podczas awarii nie wystawisz faktury
Pierwszym rodzajem jest certyfikat do trybu offline. Działa on wyłącznie w sytuacjach nadzwyczajnych, a więc głównie w przypadku awarii lub czasowej niedostępności systemu. Warto wiedzieć również o tym, że stosuje się go w dobrowolnym trybie „offline24”, dającym możliwość fakturowania w razie braku dostępu do KSeF z przyczyn zależnych od podatnika. Jeśli przedsiębiorca ma taki certyfikat, może kontynuować fakturowanie, nawet jeśli nie ma połączenia - ale pod warunkiem spełnienia ściśle określonych wymogów technicznych.
– Faktura wystawiona offline musi zawierać dwa kody QR: z oznaczeniem „OFFLINE” oraz z oznaczeniem „CERTYFIKAT”, potwierdzającym tożsamość wystawcy. Co istotne – tryb offline nie jest dostępny w bezpłatnym narzędziu ministerialnym. Oznacza to, że przedsiębiorcy korzystający wyłącznie z rządowej aplikacji nie będą mogli wystawić faktury w trybie offline w razie awarii. Taką możliwość oferują jedynie komercyjne systemy zintegrowane z KSeF – zwraca uwagę Zuzanna Kwiatkowska z fillup k24.
Dodaje, że brak certyfikatu trybu offline może skutkować pozbawieniem możliwości prawidłowego wystawienia faktury w sytuacji kryzysowej.
Uwierzytelnia, ale nie pomaga w razie awarii
Natomiast drugim rodzajem jest certyfikat uwierzytelniający. Ten, wbrew temu, co myśli wiele osób, nie służy do podpisywania faktur ani nie stanowi rozwiązania w sytuacji awaryjnej. Ma on przede wszystkim uwierzytelniać użytkownika w KSeF w systemach komercyjnych – jest jedną z dopuszczalnych metod logowania. Gdy użytkownik się zaloguje, system zweryfikuje uprawnienia przypisane do identyfikatora podatkowego (NIP lub PESEL) i przeanalizuje powiązania w bazach administracji skarbowej.
– W praktyce oznacza to, że jeśli certyfikat został wygenerowany na NIP, system bierze pod uwagę uprawnienia przypisane do tego NIP, a jeśli na PESEL – analizowane są uprawnienia powiązane z tym numerem. Jeżeli między NIP i PESEL istnieje formalne powiązanie, użytkownik może działać w systemie w zakresie uprawnień nadanych na oba identyfikatory – niezależnie od tego, na który z nich wystawiono certyfikat – wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska.
Ten typ certyfikatu pełni zatem rolę cyfrowego klucza dostępu – tożsamość użytkownika jest potwierdzona technicznie, natomiast zakres możliwych działań zależy od przypisanych mu wcześniej formalnie uprawnień
Wybór, którego skutki odczuje cały biznes
Jeśli przedsiębiorca błędnie wybierze przeznaczenie certyfikatu w panelu administracyjnym KSeF, efektem może być ograniczenie funkcjonalności systemu i utrudnienie prawidłowego oznaczania faktur. Czasem konsekwencją takiej decyzji może być całkowite zakłócenie procesu sprzedaży.
– W erze pełnej cyfryzacji obiegu faktur nawet pozornie techniczny wybór może mieć bardzo realne konsekwencje biznesowe. Certyfikat w KSeF to nie formalność – to narzędzie, które decyduje o tym, czy firma w kluczowym momencie będzie mogła działać bez przerw. Wykorzystanie odpowiednich rozwiązań technologicznych pozwala zautomatyzować te procesy, dając przedsiębiorcy pewność, że jego system jest przygotowany na każdy scenariusz – podkreśla ekspertka ds. księgowo-podatkowych z fillup k24.
