Problemem dotyczącym Krajowego Systemu e-Faktur może być dla firmy nie tylko treść faktury, ale również spełnienie wymogów technicznych. Chodzi o limity, których na pierwszy rzut oka nie widać – tym łatwiej wpaść w pułapkę i popełnić błąd. Na co szczególnie muszą uważać właściciele firm?
Przedsiębiorcy mogą mieć ból głowy od kolejnych problemów związanych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Przypomnijmy, na początku lutego, czyli tuż po jego starcie, właściciele firm mieli olbrzymie kłopoty z tym, aby się do niego zalogować. Przyczyna były wielogodzinne awarie Profilu Zaufanego, który służył jako wejście do KSeF.
KSeF, czyli problem na problemie
W związku z tym przedsiębiorcy zwracali uwagę na potrzebę wprowadzenia innej bezpłatnej możliwości logowania. To spowodowało, że Ministerstwo Finansów przyspieszyło prace nad dostępem do KSeF przez aplikację mObywatel. W ich efekcie - po zintegrowaniu nowego systemu z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej – od 14 lutego przedsiębiorcy mogą wejść do KSeF m.in. przez aplikację mObywatel, mojeID (bankowość elektroniczna), e-dowód i profil zaufany.
Zobacz także
Kolejny problem to oszustwa dotyczące KSeF. Już kilka dni po jego starcie systemu pojawiły się pierwsze nieuczciwe działania ze strony przestępców. Wiele firm dostało e-maila od nadawcy podszywającego się pod urząd skarbowy. Pytał on o stan przygotowania podatnika do korzystania z KSeF i wysyłał prośbą o odesłanie odpowiedzi. To oczywiście fałszywe e-maile i próby oszustwa – przestrzega Ministerstwo Finansów.
Ale są również wyzwania i zagrożenia, których nie widać, a warto mieć dotyczącą ich wiedzę. Dotyczą one spraw technicznych. KSeF docelowo ma usprawnić obieg dokumentów, ale jednocześnie narzuca podatnikom konkretne ramy techniczne. To powoduje, że dla przedsiębiorcy wyzwaniem może okazać się nie tylko treść faktury, ale również jej rozmiar i częstotliwość komunikacji firmy z KSeF. Jakie pułapki techniczne trzeba mieć na uwadze?
Zbiorcze faktury – i znów kłopot
Wytyczne Ministerstwa Finansów wskazują, że pojedynczy dokument XML przesyłany do systemu nie może być większy niż 1 MB. W przypadku standardowej faktury jest to limit trudny do przekroczenia, jednak sytuacja się zmienia, gdy mamy do czynienia z fakturami zbiorczymi, obejmującymi tysiące pozycji towarowych.
– Większość przedsiębiorców nie musi obawiać się limitu wielkości pliku, jednak firmy z sektora retail, logistyki czy energetyki, wystawiające faktury za tysiące usług czy produktów na jednym dokumencie, muszą zweryfikować w swoich procesach, czy nie przekroczą ograniczeń narzuconych przez KSeF – podkreśla Michał Sosnowski, business development director z Exorigo-Upos.
Kolejne ograniczenie: limit wierszy
Krajowy System e-Faktur oznacza dużą zmianę w kontekście załączników do faktur w formatach PDF czy JPG. KSeF przyjmuje tylko ustrukturyzowane dane tekstowe, a to oznacza, że specyfikacje, protokoły odbioru czy kosztorysy nie mogą być dołączone do e-faktury. Te dodatkowe informacje powinny być zawarte w przeznaczonych na to polach tekstowych (np. DodatkowyOpis) lub przekazane kontrahentowi odrębnym kanałem.
Alternatywną opcją jest umieszczanie w treści faktury linków do zewnętrznych repozytoriów danych. W szczególnych przypadkach, po wcześniejszym uzyskaniu zgody urzędu skarbowego na stosowanie ustrukturyzowanego załącznika (poprzez wysłanie formularza ZGL_ZAL w e-US), można przekazać kontrahentowi dodatkowe informacje w opcjonalnym węźle Zalacznik. E-faktura zawierająca ustrukturyzowany załącznik pozwala na wysłanie większego pliku XML – maksymalnie 3 MB.
– Należy pamiętać, że nawet przy stosowaniu węzła „Zalacznik” nadal obowiązuje limit 10 tys. pozycji na jednej fakturze – tyle wierszy (FaWiersz) dopuszcza schema FA(3). Choć zwiększony limit wielkości pliku XML teoretycznie pozwalałby na ujęcie większej liczby pozycji, w praktyce to właśnie limit wierszy jest osiągalny szybciej niż limit 3 MB. To problem, który był wielokrotnie sygnalizowany Ministerstwu Finansów. Oba ograniczenia są niepraktyczne i często wymuszają kosztowne zmiany procesów biznesowych, w których faktura stanowi jedynie końcowy etap złożonego łańcucha zdarzeń. W efekcie są to obszary, w których KSeF zamiast pomagać, realnie utrudnia działanie firm – zauważa Michał Sosnowski.
Przypomnijmy, że podatnik, który zamierza wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem, jest zobowiązany złożyć do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgłoszenie o takim zamiarze. Składa się je wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.
Górny pułap: maksymalnie 100 MB
Niektóre podmioty, zwłaszcza duże, generują olbrzymią liczbę dokumentów. W ich przypadku KSeF przewiduje tzw. sesje wsadowe. I tu mamy kolejny limit. Łączna wielkość skompresowanej paczki dokumentów (ZIP) nie może być większa niż 100 MB.
– Przekroczenie tych parametrów skutkuje odrzuceniem całej sesji przez bramkę ministerstwa, co w praktyce może oznaczać niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury w terminie – podkreśla Paweł Pustelnik, odpowiedzialny w Exorigo-Upos za system SmartKSeF.
Jak widać, wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana formalna, ale realne wyzwanie operacyjne i technologiczne. Oprócz poprawnego wypełniania faktur przedsiębiorcy muszą uwzględniać limity techniczne – zarówno pod względem liczby pozycji, jak i wielkości plików – oraz wybrać optymalny tryb komunikacji z systemem. Właściciel firmy musi mieć świadomość tych ograniczeń.
KSeF: kogo obejmują obowiązki
Przypomnijmy, Krajowy System e-Faktur wystartował 1 lutego. Od tego dnia obowiązek wystawiania na tej nowej platformie faktur ustrukturyzowanych mają największe firmy, czyli takie, które w 2024 r. miały sprzedaż przekraczającą 200 mln zł. Takich firm – według szacunków Ministerstwa Finansów – jest ok. 4,2 tys.
W drugim etapie, który rozpocznie się 1 kwietnia, faktury ustrukturyzowane będą musiały wystawiać pozostałe firmy – z wyjątkiem najmniejszych, które mają być objęte tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r. Chodzi o przedsiębiorstwa, których miesięczne obroty podlegające dokumentowaniu poprzez KSeF nie przekraczają 10 tys. zł.
Tyle w kwestii wystawiania faktur. Natomiast jeśli chodzi o ich odbieranie – ten obowiązek obejmuje wszystkie firmy od 1 lutego.
