Krajowy System e-Faktur od dawna przyprawia przedsiębiorców o ból głowy, jednak takie niespodzianki są dla nich dużym zaskoczeniem. Okazuje się, że niektóre przesłane do systemu faktury ostatecznie do niego nie trafiają. Zdarzają się też dokumenty-widmo, które nie są w KSeF widoczne.
Pierwsze tygodnie działania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stoją pod znakiem problemów, zarówno dla podmiotów wystawiających dokumenty, jak i ich odbiorców. Okazuje się, że niektóre faktury mimo ich wysłania do KSeF nie trafiają do nowego systemu, z kolei innych nie można tam zobaczyć – opisuje Dziennik Gazeta Prawna. Jakie są przyczyny takich problemów?
To dezorganizuje pracę działów IT i księgowości
Zdarza się, że sprzedawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, księguje ją w swoim systemie, sądząc, że jest prawidłowa, jednak otrzymuje informację, że została odrzucona. W takim przypadku Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 sugeruje ponowną wysyłkę dokumentu do elektronicznej platformy.
ReklamaZobacz także
– Problem polega jednak na tym, że zanim informatycy zdiagnozują przyczynę odrzucenia faktury w KSeF, zostanie ona już zaksięgowana i powiązana z kolejnymi etapami rozliczeń i raportowania w firmie – mówi Tomasz Groszyk, starszy menedżer z zespołu Business & Digital Services w Crido w rozmowie z DGP.
To powoduje dezorganizację pracy firmowych informatyków i księgowych. Takie sytuacje potrafią skutecznie zakłócić obieg dokumentów. Z jakiego powodu KSeF odrzuca te faktury?
– Przyczyną może być nieprawidłowe kodowanie plików XML, w których wystawiane są faktury ustrukturyzowane. Trzy niewidoczne w edytorze bajty potrafią zatrzymać proces, w którym krążą dokumenty warte setki tysięcy złotych miesięcznie – podkreśla Tomasz Groszyk.
Resort finansów wskazuje też na inne możliwe powody, takie jak np. błędne wpisanie przyszłej daty wystawienia faktury lub niewypełnienie wszystkich wymaganych pól. Efekt jest taki, że do dokumentu nie zostaje przypisany numer KSeF, w związku z tym jest on uznawany za nieistniejący – czytamy w DGP.
Resort finansów zaleca wdrożenie w systemach fakturowania mechanizmów weryfikujących zgodność plików XML ze strukturą logiczną jeszcze przed ich wysłaniem. Rezultatem tego kroku ma być zmniejszenie liczby odrzuceń.
To zapowiedź większych problemów
Zdaniem Tomasza Groszyka tego typu problemy w większej skali mogą dać o sobie znać w marcu, gdy firmy będą przesyłać JPK_VAT za luty, czyli pierwszy miesiąc obowiązywania nowego systemu.
– JPK_VAT wymaga wskazania konkretnych dokumentów jako podstawy odliczenia VAT - z rozróżnieniem na faktury wystawiane w KSeF i poza nim. Jeśli faktura istnieje w ERP, czyli systemie firmowym, ale nie ma jej w KSeF, to powstaje rozbieżność, którą systemy analityczne administracji skarbowej mogą uznać za sygnał ryzyka – podkreśla ekspert Crido.
Jeszcze większy chaos z fakturami może nastąpić w kwietniu, gdy obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie kolejną grupę przedsiębiorstw. Tomasz Groszuk podkreśla, że firmy, wchodząc w okres największej skali obciążenia systemu, muszą myśleć znacznie szerzej niż tylko o tym, czy faktury są przekazywane technicznie poprawnie.
Faktury-widmo. Są w systemie, ale ich nie widać
W KSeF-ie są też inne problemy związane z widocznością faktur. Otóż zdarza się, że system przyjmuje prawidłowo wystawioną fakturę, jednak nabywca nie jest w stanie jej zobaczyć – mimo że wystawca dostał wygenerowane przez system urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO). Powodem może być np. zapisywanie faktur w nieodpowiednim module.
Prawidłowo wystawionej faktury można nie zobaczyć również z innych przyczyn. Tak zdarza się np. w przypadku faktur wystawionych dla polskiego przedsiębiorcy na numer VAT-UE. Ten przedsiębiorca po zalogowaniu się do KSeF przy pomocy krajowego NIP nie będzie w stanie zobaczyć w nim tych faktur – mimo że formalnie chodzi o ten sam numer.
Inny możliwy powód problemów z brakiem widoczności faktury w KSeF wskazuje w rozmowie z DGP Michał Bartosiński, starszy menedżer IT w Aider Polska. Zwraca on uwagę na kwestię sekcji CDATA. Używa się jej, aby bezpiecznie przesyłać znaki specjalne, takie jak @ czy #, wewnątrz pól tekstowych.
– Zgodnie ze specyfikacją XML i schemą faktury ustrukturyzowanej użycie tej sekcji jest w pełni poprawne i zgodne z gramatyką języka – mówi ekspert.
Systemy informatyczne MF mają jednak trudności z wizualizacją takiej faktury, co w praktyce wyklucza możliwość jej podglądu przez nabywcę w oficjalnych narzędziach udostępnionych przez resort finansów. W efekcie takich dokumentów w KSeF zobaczyć się nie da.
KSeF czyli problemy i kontrowersje
KSeF od początku działania sprawia przedsiębiorcom wiele problemów. Już od jego startu, który nastąpił 1 lutego, właściciele firm mieli olbrzymie kłopoty z tym, aby się do niego zalogować. Przyczyna były wielogodzinne awarie Profilu Zaufanego, który służył jako wejście do KSeF.
Przedsiębiorcy zwracali uwagę na potrzebę wprowadzenia innej bezpłatnej możliwości logowania. To spowodowało, że Ministerstwo Finansów przyspieszyło prace nad nowymi opcjami. W ich efekcie - po zintegrowaniu nowego systemu z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej – od 14 lutego przedsiębiorcy mogą wejść do KSeF m.in. przez aplikację mObywatel, mojeID (bankowość elektroniczna), e-dowód i profil zaufany.
Oszustwa i pułapki, których nie widać
Trzeba uważać również na oszustwa dotyczące KSeF. Już kilka dni po jego starcie systemu pojawiły się pierwsze nieuczciwe działania ze strony przestępców. Przedsiębiorcy dostawali e-maile od nadawcy podszywającego się pod urząd skarbowy. Pytał on o stan przygotowania podatnika do korzystania z KSeF i wysyłał prośbą o odesłanie odpowiedzi. To oczywiście fałszywe e-maile i próby oszustwa – przestrzega Ministerstwo Finansów.
Ale są również pułapki, których nie widać, a warto mieć dotyczącą ich wiedzę. Dotyczą one spraw technicznych i limitów. Okazuje się, że dla przedsiębiorcy wyzwaniem może okazać się nie tylko treść faktury, ale również jej rozmiar i częstotliwość komunikacji firmy z nowym systemem.
Od startu KSeF w sieci krąży wiele nieprawdziwych informacji o tej platformie. Można spotkać fałszywe narracje i tezy, jakoby system miał służyć m.in. inwigilacji podatników lub umożliwiać dostęp do danych obcym służbom. Jaka jest prawda? Posłuchajmy opinii ekspertów.
